Modebeurs organiseren: checklist van voorbereiding tot opbouw

Een modebeurs staat of valt met een duidelijke planning voor standhouders, bezoekers en de locatie. Leg eerst datum, locatie en voorwaarden vast en werk daarna toe naar inschrijvingen, standindeling en communicatie. In de laatste week verschuift de aandacht naar drukwerk, boodschappen, naamkaartjes en betaalapparatuur. Op de dag zelf controleer je de vloer, entree, leveringen en alle verkoop- en presentatiematerialen voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
Standhouders benaderen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Socialmediaberichten plaatsen
Aanmeldingen verwerken
Standhouders bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Standindeling maken
2 personen
Deelnemerslijst bijwerken
Parkeerinformatie versturen
Inkooplijst controleren
2 personen
Drukwerk bestellen
Boodschappen bestellen
Standhoudersbrief versturen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Plattegrond afdrukken
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Vloer en entree controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Kledingrekken plaatsen
4 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Paskamers opbouwen
3 personen
Spiegels plaatsen
2 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Entreebord plaatsen
Registratietafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Pinautomaat controleren
Toiletten controleren
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
Briefing standhouders geven
4 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
3 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Plattegronden uitdelen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Paskamers controleren
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
Toiletten tussentijds controleren
Voorraad controleren
Avondronde langs stands maken
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Standhouders laten uitladen
3 personen
Kledingrekken afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Paskamers afbreken
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Verlichting loskoppelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Kledingrekkenaantal 24
Klaptafelsaantal 18
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 8
Paskamerschermenaantal 8
Statafelsaantal 6
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 8
Spiegelsaantal 8
Kapstokkenaantal 4
Tafelkledenaantal 20
Kledinghangersaantal 500
Schoenrekkenaantal 8
Presentatieblokkenaantal 12
Kassatafel

Apparatuur

Pinapparatenaantal 4
Kassaladesaantal 4
Tabletsaantal 4
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Labelprintersaantal 2
Handscannersaantal 2

Servies

Glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Schotelsaantal 100
Bordenaantal 120
Gebaksvorkjesaantal 120
Theelepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 12

Decoratie

Standbordenaantal 24
Entreebord
Plattegrondenaantal 150
Naamkaartjesaantal 80
Pijlbordenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Kunstplantenaantal 16
Kleefhaakjesaantal 100
Kledinghoezenaantal 100

Verlichting

Ledspotsaantal 16
Lichtsnoerenaantal 8
Batterijlampenaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6
IJslepelsaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Snijplankenaantal 3

Schoonmaak

Stofzuigersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de standindeling pas nadat de aanmeldingen grotendeels verwerkt zijn. Houd rekening met kledingrekken, klaptafels, spiegels, paskamerschermen en voldoende loopruimte tussen de stands.
Stuur standhoudersbrief en parkeerinformatie uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf. Vermeld daarin aankomsttijd, laad- en losplek, standmaat, betaalafspraken en wat zij zelf moeten meenemen.
Test kassalades, pinapparaten, tablets en handscanners minimaal 48 uur voor de beurs. Controleer ook verlengsnoeren en stekkerdozen, zodat een ontbrekende aansluiting niet pas tijdens de opbouw opvalt.
Maak naamkaartjes, deelnemerslijst en plattegrond uiterlijk 2 dagen vooraf definitief. Print extra exemplaren van de plattegrond en leg ze bij de registratietafel en entree klaar.
Begin de opbouw met de vloer en entree voordat je stands vult. Zet daarna registratietafel, kassatafel, kledingrekken, spiegels en paskamerschermen op hun plek en controleer minstens 60 minuten voor opening de leveringen en betaalpunten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een modebeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en deelnemersvoorwaarden. Benader standhouders daarna direct, zodat je uiterlijk 3 weken voor de beurs de meeste aanmeldingen kunt verwerken en de standindeling kunt maken.
Wanneer moet ik standhouders bevestigen voor een modebeurs?: Bevestig standhouders zodra hun aanmelding en voorwaarden gecontroleerd zijn, bij voorkeur binnen 3 werkdagen. Stuur de definitieve standindeling en praktische brief vervolgens 5 tot 7 dagen voor de beurs.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een modebeurs?: Reserveer minimaal 2 tot 3 uur voor de opbouw van kledingrekken, tafels, spiegels, paskamerschermen, registratie en kassa. Plan daarnaast minstens 60 minuten voor de opening een volledige controle van vloer, entree, leveringen en pinapparaten.
Wanneer moet ik het pinapparaat voor een modebeurs testen?: Test elk pinapparaat en de kassalades minimaal 48 uur vooraf met de gebruikte tablet- of kassasoftware. Test op de beursdag opnieuw zodra de kassatafel staat, zodat je nog tijd hebt om een verlengsnoer of stekkerdoos te vervangen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.