Checklist para organizar una feria de moda sin olvidos
Una feria de moda necesita coordinar expositores, puestos, probadores, cobros y atención al público en un orden concreto. Empieza cerrando la fecha, el lugar y las condiciones de participación antes de abrir las inscripciones. Durante las semanas siguientes tendrás que confirmar participantes, dibujar el plano, encargar el material y preparar los pagos. Esta checklist reúne 68 tareas y 57 artículos para que llegues al montaje con la información, el mobiliario y el equipo revisados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Redactar las condiciones de participación
2 personas
Contactar con los expositores
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Gestionar inscripciones
Fijar los soportes de los puestos
Recoger preferencias dietéticas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Actualizar la lista de participantes
Enviar la información de aparcamiento
Revisar la lista de compras
2 personas
Encargar material impreso
Pedir la compra
Enviar carta a los expositores
Asignar voluntarios
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Imprimir el plano
Probar la caja y el datáfono
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Recoger la compra
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Revisar el suelo y la entrada
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar los percheros
4 personas
Colocar las sillas
2 personas
Montar los probadores
3 personas
Colocar espejos
2 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Colocar el cartel de entrada
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Montar el punto de café
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Comprobar el cajero automático
Comprobar los baños
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
Dar briefing a los expositores
4 personas
Evento
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Repartir planos
Apoyar a los expositores
2 personas
Comprobar los probadores
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
Comprobar los baños periódicamente
Comprobar el inventario
Hacer la ronda nocturna por los stands
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
Cerrar la caja
2 personas
Hacer descargar a los expositores
3 personas
Desmontar los percheros
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar los probadores
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desconectar la iluminación
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Percheroscant. 24
- Mesas plegablescant. 18
- Sillascant. 40
- Taburetes de barcant. 8
- Biombos para probadorescant. 8
- Mesas altascant. 6
- Mesa de registro
- Papeleracant. 8
- Espejoscant. 8
- Percheroscant. 4
- Mantelescant. 20
- Perchascant. 500
- Bastidores para zapatoscant. 8
- Bloques de presentacióncant. 12
- Mesa de caja
Equipo
- Datáfonoscant. 4
- Bandejas de cajacant. 4
- Tabletscant. 4
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 12
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Impresoras de etiquetascant. 2
- Escáneres portátilescant. 2
Vajilla
- Vasoscant. 150
- Tazas de cafécant. 100
- Bandejascant. 100
- Platoscant. 120
- Tenedores de postrecant. 120
- Cucharillascant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 12
Decoración
- Carteles de standcant. 24
- Cartel de entrada
- Planoscant. 150
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Carteles direccionalescant. 12
- Guirnaldascant. 8
- Plantas artificialescant. 16
- Ganchos adhesivoscant. 100
- Fundas para ropacant. 100
Iluminación
- Focos LEDcant. 16
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas de bateríacant. 12
- Baterías de repuestocant. 24
Cocina
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 6
- Cucharillas para heladocant. 4
- Abrebotellascant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
Limpieza
- Aspiradorascant. 2
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Paños de microfibracant. 20
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las condiciones de participación antes de publicar el formulario: incluye horarios de llegada, medidas de los puestos, material disponible y fecha límite de inscripción. Así evitarás corregir respuestas una por una después.
- Haz el plano de puestos cuando las inscripciones estén suficientemente avanzadas y actualízalo con cada cambio. Reserva espacio para percheros, espejos, probadores con biombos y una mesa de caja sin bloquear la entrada.
- Envía a los expositores una carta final al menos 5 días antes. Incluye el plano, la información de aparcamiento, el horario de montaje y cualquier preferencia dietética que hayas recogido.
- Prueba la caja, los datáfonos, las tablets, los escáneres y las impresoras de etiquetas antes del día del evento. Lleva cables alargadores y regletas comprobados, además de una alternativa si falla la conexión.
- El día anterior, inventaría mesas, sillas, perchas, manteles, vasos y material de servicio. El día del evento abre el lugar con tiempo para revisar el suelo y la entrada, recibir entregas y colocar la señalización antes de que lleguen los participantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que empezar a organizar una feria de moda?
- Empieza al menos 8 semanas antes para fijar fecha y lugar, redactar las condiciones y contactar con expositores. Reserva los últimos 7 días para confirmar participantes, compras, impresos y logística.
- ¿Cuándo enviar la información final a los expositores?
- Envía la carta y el plano entre 5 y 7 días antes de la feria. Manda la información de aparcamiento junto con el horario de llegada y comprueba después cualquier cambio en la lista de participantes.
- ¿Qué hay que comprobar el día antes de una feria de moda?
- Revisa el inventario completo, recoge la compra y confirma las entregas previstas. Prueba caja y datáfonos, carga tablets y escáneres y verifica que haya suficientes perchas, vasos y material para los puestos.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que abrir el recinto?
- Abre el recinto entre 2 y 3 horas antes de la llegada del público o de los primeros expositores. Ese margen permite revisar el suelo y la entrada, montar los puestos, colocar probadores y resolver entregas retrasadas.
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