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Modemesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Modemesse steht und fällt mit einer klaren Standaufteilung, rechtzeitigen Anmeldungen und funktionierender Ausstattung. Plane zuerst Datum und Ort, danach Teilnahmebedingungen, Ausstellerkommunikation und Besucherinformationen. In den letzten Tagen geht es vor allem um Namensschilder, Lageplan, Einkäufe, Technik und Helfereinteilung. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zur Öffnung der Location und hilft dir, typische Engpässe bei Registrierung, Bezahlung und Aufbau zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Teilnahmebedingungen erstellen

    2 Personen

  • Standbetreiber ansprechen

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Social-Media-Beiträge posten

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Standbetreiber bestätigen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Parkinformationen versenden

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Drucksachen bestellen

  • Einkäufe bestellen

  • Brief an Aussteller senden

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Lageplan drucken

  • Kasse und Kartenlesegerät testen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Einkäufe abholen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lieferungen annehmen

    2 Personen

  • Boden und Eingang kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Kleiderständer aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Umkleidekabinen aufbauen

    3 Personen

  • Spiegel aufstellen

    2 Personen

  • Standnummern aufhängen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Eingangsschild aufstellen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Geldautomat prüfen

  • Toiletten kontrollieren

  • Briefing für das Empfangsteam geben

    3 Personen

  • Standaussteller briefen

    4 Personen

Event

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    2 Personen

  • Pläne verteilen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Ankleidekabinen kontrollieren

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Bestand prüfen

  • Abendrunde an den Ständen machen

    2 Personen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Aussteller ausladen lassen

    3 Personen

  • Kleiderständer abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Umkleidekabinen abbauen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Beleuchtung abkoppeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KleiderständerAnz. 24
  • KlappischeAnz. 18
  • StühleAnz. 40
  • BarhockerAnz. 8
  • UmkleidewändeAnz. 8
  • StehtischeAnz. 6
  • Registrierungstisch
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • SpiegelAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 20
  • KleiderbügelAnz. 500
  • SchuhregaleAnz. 8
  • PräsentationsblöckeAnz. 12
  • Kassatisch

Ausstattung

  • KartenlesegeräteAnz. 4
  • KassenladeAnz. 4
  • TabletsAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • EtikettendruckerAnz. 2
  • HandscannerAnz. 2

Geschirr

  • GläserAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 100
  • ServierplattenAnz. 100
  • TellerAnz. 120
  • GebäckgabelnAnz. 120
  • TeelöffelAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 12

Dekoration

  • StandschilderAnz. 24
  • Eingangsschild
  • PläneAnz. 150
  • NamensschilderAnz. 80
  • WegweiserAnz. 12
  • WimpelkettenAnz. 8
  • KunstpflanzenAnz. 16
  • KlebehakenAnz. 100
  • KleiderhüllenAnz. 100

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 16
  • LichterkettenAnz. 8
  • BatterielampenAnz. 12
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Küche

  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 6
  • EislöffelAnz. 4
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3

Reinigung

  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • MikrofasertücherAnz. 20

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Standaufteilung nicht erst am Veranstaltungstag fest. Aktualisiere die Teilnehmerliste nach jeder Zu- oder Absage und drucke den Lageplan erst, wenn die Aussteller bestätigt sind.
  • Teste Kassenlade, Kartenlesegeräte, Tablets und Handscanner spätestens am Vortag gemeinsam. Lade die Geräte vollständig und halte Verlängerungskabel für den Registrierungstisch und die Stände bereit.
  • Plane die Registrierung mit einem eigenen Tisch, Namensschildern und einer aktuellen Teilnehmerliste. Schicke Parkinformationen zusammen mit dem Brief an die Aussteller, damit Rückfragen am Eingang reduziert werden.
  • Prüfe bei der Ausstattung nicht nur Kleiderständer und Kleiderbügel, sondern auch Spiegel, Umkleidewände, Schuhregale und Präsentationsblöcke. Fehlende Ausstattung fällt bei einer Modemesse besonders schnell auf und lässt sich am Veranstaltungstag kaum ersetzen.
  • Öffne die Location früh genug für Lieferungen und Helfer. Kontrolliere vor dem Einlass Boden und Eingang, stelle Abfallbehälter auf und richte Kaffee, Wasser und Geschirr ein, bevor die ersten Aussteller eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Modemesse organisieren?
Beginne idealerweise mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Teilnahmebedingungen. Standbetreiber sollten früh angesprochen werden, damit du die Standaufteilung und die Teilnehmerliste rechtzeitig erstellen kannst.
Wann sollte man die Aussteller einer Modemesse bestätigen?
Bestätige Aussteller, sobald ihre Anmeldung geprüft ist, spätestens jedoch 2 bis 3 Wochen vor der Messe. Versende danach Standinformationen, Parkhinweise und organisatorische Details in einem gemeinsamen Schreiben.
Was muss man am Tag vor einer Modemesse prüfen?
Kontrolliere am Vortag Kassen- und Kartentechnik, Namensschilder, Drucksachen, Lageplan und die vollständige Ausstattung. Auch Einkäufe, Kühlboxen, Kaffeemaschinen und Verlängerungskabel sollten dann bereitliegen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Modemesse?
Plane für den Aufbau mindestens 2 bis 3 Stunden ein, bei vielen Ständen eher einen halben Tag. In dieser Zeit müssen Mobiliar, Kleiderständer, Umkleidewände, Registrierung und Kassentisch aufgestellt sowie Lieferungen angenommen werden.

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