Checklist pour organiser un salon de la mode

Un salon de la mode demande une préparation précise, surtout pour coordonner les exposants, les stands et l’accueil du public. Commencez par fixer la date et le lieu, puis enchaînez avec les conditions de participation, les inscriptions et les invitations. Dans les dernières semaines, confirmez les participants, préparez le plan des stands et répartissez les bénévoles. La veille et le jour J, vérifiez les livraisons, le sol, l’entrée, la caisse et chaque équipement avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
Confirmer les exposants
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer le plan du stand
2 personnes
Mettre à jour la liste des participants
Envoyer les infos de parking
Vérifier la liste d’achats
2 personnes
Commander les imprimés
Commander les courses
Envoyer la lettre aux exposants
Répartir les bénévoles
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le plan
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Récupérer les courses
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Vérifier le sol et l’entrée
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les portants à vêtements
4 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Installer les cabines d’essayage
3 personnes
Installer les miroirs
2 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Installer le panneau d’entrée
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Vérifier le terminal de paiement
Vérifier les toilettes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
Briefer les exposants
4 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer les plans
Soutenir les exposants
2 personnes
Vérifier les cabines d’essayage
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Vérifier les stocks
Faire la tournée du soir des stands
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Faire décharger les exposants
3 personnes
Démonter les portants à vêtements
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les cabines d’essayage
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Débrancher l'éclairage
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Portants à vêtementsqté 24
Tables pliantesqté 18
Chaisesqté 40
Tabourets de barqté 8
Paravents de cabine d'essayageqté 8
Tables hautesqté 6
Table d'inscription
Poubellesqté 8
Miroirsqté 8
Porte-manteauxqté 4
Nappesqté 20
Cintresqté 500
Range-chaussuresqté 8
Blocs de présentationqté 12
Table de caisse

Équipement

Terminaux de paiementqté 4
Tiroirs-caissesqté 4
Tablettesqté 4
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Imprimantes d’étiquettesqté 2
Scanners portatifsqté 2

Vaisselle

Verresqté 150
Tasses à caféqté 100
Plateauxqté 100
Assiettesqté 120
Fourchettes à gâteauqté 120
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 12

Décoration

Panneaux de standqté 24
Panneau d’entrée
Plansqté 150
Badges nominatifsqté 80
Panneaux indicateursqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Plantes artificiellesqté 16
Crochets adhésifsqté 100
Housses à vêtementsqté 100

Éclairage

Projecteurs LEDqté 16
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à batterieqté 12
Piles de rechangeqté 24

Cuisine

Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6
Cuillères à glaceqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Planches à découperqté 3

Nettoyage

Aspirateursqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines à l’avance. Les exposants ont besoin de connaître rapidement les conditions de participation, les horaires d’installation et les contraintes de leur stand.
Publiez le formulaire d’inscription dès que les conditions sont finalisées, puis prévoyez une relance après 7 jours. Demandez aussi les besoins alimentaires afin d’éviter les réponses manquantes au dernier moment.
Préparez le plan des stands au moins 10 jours avant le salon. Comptez les portants, tables, chaises, miroirs et paravents cabine par exposant, puis gardez une zone libre pour la circulation et les livraisons.
Testez la caisse, les terminaux de paiement, les tablettes et les rallonges 48 heures avant l’ouverture. Une multiprise ou un appareil non compatible peut ralentir les ventes dès la première heure.
Envoyez les informations de parking et la lettre aux exposants 3 à 5 jours avant l’événement. Le jour J, ouvrez le lieu assez tôt pour réceptionner les livraisons, contrôler l’entrée et installer les badges avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la mode ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, contacter les exposants, traiter les inscriptions et commander les imprimés et les courses sans urgence.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un salon de la mode ?: Confirmez-les environ 10 jours avant l’événement, après vérification des inscriptions et des besoins alimentaires. Envoyez ensuite le plan du stand, les horaires, l’accès et les informations de parking au plus tard 3 à 5 jours avant.
Quel matériel prévoir pour les stands d’un salon de la mode ?: Prévoyez au minimum des portants, cintres, tables, chaises, miroirs et porte-manteaux. Ajoutez des paravents pour les cabines d’essayage, des range-chaussures et des blocs de présentation selon les collections présentées.
Quand tester le terminal de paiement et la caisse ?: Faites un test complet 48 heures avant l’ouverture, puis vérifiez à nouveau le branchement le matin même. Contrôlez les terminaux, tiroirs-caisses, tablettes, imprimantes d’étiquettes, scanners, rallonges et multiprises.

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