Checklist voor een mobiliteitscongres organiseren

Een mobiliteitscongres vraagt om meer dan een programma en een zaal. Je regelt tegelijk sprekers, registratie, catering, presentaties en audiovisuele techniek. Begin met datum, locatie en tijden en werk daarna toe naar een definitieve deelnemerslijst en een technische briefing. Deze checklist helpt je om reserveringen, communicatie en de voorbereiding op de congresdag in de juiste volgorde af te handelen. Zo voorkom je dat presentaties, dieetwensen of kabels pas op het laatste moment aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Programma en tijden vastleggen
2 personen
Sprekers en moderators vastleggen
2 personen
Reserveringen voor locatie maken
Catering reserveren
Audiovisuele apparatuur reserveren
Registratieformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie voor congres publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Sprekersinformatie verzamelen
2 personen
Presentaties verzamelen
Definitieve deelnemerslijst maken
Naamkaartjes afdrukken
2 personen
Programmafolders afdrukken
2 personen
Routebeschrijving versturen
Cateringbestelling bevestigen
Technische briefing maken
2 personen
Sprekersprogramma doornemen
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Registratietafel voorbereiden
2 personen
Presentaties op laptop zetten
Locatie inspecteren
2 personen
Zaalindeling uitzetten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
Projector en scherm opstellen
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Presentaties technisch testen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffet en cateringtafel opbouwen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes sorteren
2 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Sprekers instrueren
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Welkomstkoffie serveren
3 personen
Deelnemers naar zaal begeleiden
2 personen
Congres openen
Presentaties begeleiden
2 personen
Microfoons doorgeven
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffiepauze serveren
3 personen
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
Netwerkborrel serveren
4 personen
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
Dinerbuffet serveren
5 personen
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
Laatste presentaties begeleiden
2 personen
Congres afsluiten
Deelnemers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Catering afruimen
4 personen
Audiovisuele apparatuur uitschakelen
2 personen
Presentaties veiligstellen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Locatie opleveren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Openstaande materialen controleren
Bedankbericht aan sprekers sturen
Deelnemersinformatie nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 170
Inschrijvingstafelsaantal 3
Buffettafelsaantal 8
Cateringtafelsaantal 4
Spreektafel
Statafelsaantal 15
Podiumdelenaantal 4

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Presentatielaptop
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 3
Laserpointeraantal 2
Flip-overbordenaantal 3
Flip-overstiftenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 180
Dinerbordenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Messenaantal 180
Vorkenaantal 180
Koffielepelsaantal 180
Serveerbestekaantal 20

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 10
Chafing dishesaantal 8
Opscheplepelsaantal 16
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 18
Naamkaartjeshoudersaantal 170
Programmabordenaantal 6
Naambordjes voor sprekersaantal 12
Wegwijzerbordenaantal 10
Tafelnummersaantal 15

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Allesreinigeraantal 3
Afwasmiddelaantal 3
Sponzenaantal 12

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, locatie, programma en tijden eerst vast. Reserveer daarna catering en audiovisuele apparatuur, zodat de zaalindeling, pauzes en technische opstelling op elkaar aansluiten.
Open de registratie vroeg en verwerk aanmeldingen doorlopend. Verzamel dieetwensen en sprekersinformatie niet pas bij de definitieve deelnemerslijst, maar houd een actuele lijst bij voor catering en naamkaartjes.
Vraag presentaties vooraf op en zet alle bestanden op één presentatielaptop. Controleer vóór de congresdag of de beamer, het projectiescherm, de HDMI-kabels, microfoons en luidsprekers samen werken.
Maak naast het inhoudelijke programma een technische briefing. Noteer per sessie wie spreekt, welke microfoon nodig is, wanneer de presentatie start en wie de overgang naar de volgende spreker begeleidt.
Plan op de congresdag tijd voor een locatie-inspectie en de opbouw van de registratietafel. Controleer stoelen, tafels, flip-overborden, koffiezetapparaten, glazen en verlengkabels voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een mobiliteitscongres organiseren?: Leg de datum, locatie en het programma bij voorkeur enkele maanden vooraf vast. Reserveer catering en audiovisuele apparatuur zodra de congresdatum bekend is, omdat die onderdelen direct invloed hebben op de uitvoering.
Wanneer moet ik sprekers en moderators vastleggen?: Leg sprekers en moderators vast voordat je het programma publiceert. Vraag hun informatie en presentaties daarna op met een duidelijke deadline, zodat je de technische briefing en het definitieve programma op tijd kunt maken.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een mobiliteitscongres?: Stuur uitnodigingen zodra datum, locatie, programma en registratieformulier klaar zijn. Verwerk aanmeldingen doorlopend en leg dieetwensen vast voordat je de cateringbestelling definitief bevestigt.
Wat moet ik op de congresdag technisch controleren?: Test vóór de start de presentatielaptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, draadloze microfoons, geluidsmixer en luidsprekers. Controleer ook verlengkabels en stekkerdozen en loop het sprekersprogramma nog één keer door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.