Mobilitätskongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Mobilitätskongress braucht früh klare Entscheidungen: Termin, Ort, Programm und Referierende bilden die Grundlage für alle weiteren Buchungen. Danach folgen Anmeldung, Einladungen, Technik, Catering und die Unterlagen für den Veranstaltungstag. Plane besonders Präsentationen, Ernährungswünsche und die technische Ausstattung nicht erst in der letzten Woche. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung und den Aufbau vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Programm und Zeiten festlegen
2 Personen
Referenten und Moderatoren festlegen
2 Personen
Reservierungen für die Location vornehmen
Catering reservieren
Audiovisuelle Ausrüstung reservieren
Anmeldeformular öffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung für den Kongress veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Sprecherinformationen sammeln
2 Personen
Präsentationen sammeln
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
Namensschilder drucken
2 Personen
Programmhefte drucken
2 Personen
Wegbeschreibung versenden
Cateringbestellung bestätigen
Technisches Briefing erstellen
2 Personen
Referentenprogramm durchgehen
3 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Registrierungstisch vorbereiten
2 Personen
Präsentationen auf den Laptop laden
Location inspizieren
2 Personen
Raumaufteilung aufbauen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Bühne und Rednerpult aufstellen
3 Personen
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Präsentationen technisch testen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Buffet und Cateringtisch aufbauen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Namenskarten sortieren
2 Personen

Event

Referenten empfangen
2 Personen
Referenten einweisen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
4 Personen
Willkommenskaffee servieren
3 Personen
Teilnehmende zum Saal begleiten
2 Personen
Kongress eröffnen
Präsentationen betreuen
2 Personen
Mikrofone weitergeben
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffeepause servieren
3 Personen
Pausebuffet auffüllen
2 Personen
Podiumsdiskussion moderieren
2 Personen
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
Netzwerkempfang vorbereiten
3 Personen
Netzwerk-Getränke servieren
4 Personen
Dinnerbuffet aufbauen
4 Personen
Abendbuffet servieren
5 Personen
Diätmahlzeiten separat servieren
2 Personen
Letzte Präsentationen begleiten
2 Personen
Kongress abschließen
Teilnehmer verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Catering abräumen
4 Personen
Audiovisuelle Geräte ausschalten
2 Personen
Präsentationen sichern
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Verbleibende Materialien prüfen
Dankesnachricht an Sprecher senden
Teilnehmerinformationen nachsenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 170
AnmeldetischeAnz. 3
BuffetischeAnz. 8
Catering-TischeAnz. 4
Rednertisch
StehtischeAnz. 15
BühnenelementeAnz. 4

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Präsentationslaptop
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
Tonmischpult
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
HDMI-KabelAnz. 3
LaserpointerAnz. 2
FlipchartsAnz. 3
Flipchart-MarkerAnz. 12

Geschirr

KaffeetassenAnz. 180
WassergläserAnz. 180
WeingläserAnz. 180
Dinner-TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 180
MesserAnz. 180
GabelnAnz. 180
KaffeelöffelAnz. 180
ServierbesteckAnz. 20

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ServiertablettsAnz. 10
WarmhaltebehälterAnz. 8
ServierlöffelAnz. 16
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 18
NamensschildhalterAnz. 170
ProgrammschilderAnz. 6
Namensschilder für SprecherAnz. 12
Wegweiser-SchilderAnz. 10
TischnummernAnz. 15

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
AllzweckreinigerAnz. 3
SpülmittelAnz. 3
SchwämmeAnz. 12

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin, Ort und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. Reserviere Location, Catering und audiovisuelle Ausstattung erst auf Basis der erwarteten Teilnehmerzahl und des geplanten Zeitablaufs.
Öffne die Anmeldung früh und frage dabei direkt Ernährungswünsche sowie notwendige Teilnehmerdaten ab. Prüfe die Anmeldungen regelmäßig und bestelle das Catering erst nach einer belastbaren Zwischenzahl.
Fordere Sprecherinformationen und Präsentationen mit einer festen Frist an, idealerweise 7 Tage vor dem Kongress. Lade alle Dateien anschließend gesammelt auf den Präsentationslaptop und teste sie vor Ort.
Plane den Technikcheck nicht nur für den Beamer: Funkmikrofone, Lautsprecher, Tonmischpult, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel müssen zusammen funktionieren. Lege außerdem ein kurzes technisches Briefing für Moderation und Referierende an.
Erstelle Namensschilder, Programmhefte und die endgültige Teilnehmerliste erst nach dem Anmeldeschluss. Schicke die Wegbeschreibung spätestens 2 bis 3 Tage vorher und bereite Registrierungstisch, Beschilderung und Unterlagen am Veranstaltungstag vor Einlass vor.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Mobilitätskongress organisieren?: Beginne mindestens 4 bis 6 Monate vorher mit Termin, Location und Programm. Referierende, Catering und Technik lassen sich dann mit ausreichend Vorlauf reservieren.
Wann sollte die Anmeldung für einen Mobilitätskongress öffnen?: Öffne die Anmeldung idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Kongress. So bleiben mindestens 2 Wochen für die Prüfung der Teilnehmerliste, Ernährungswünsche und die finale Cateringbestellung.
Wann müssen Präsentationen für einen Mobilitätskongress vorliegen?: Fordere die Präsentationen spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung an. Lade sie am Vortag auf den Präsentationslaptop und teste Format, Videos, Ton und Anschlüsse vor Beginn.
Wie viele Mikrofone braucht ein Mobilitätskongress?: Plane mindestens ein Mikrofon für die Moderation und je nach Ablauf ein weiteres für Referierende oder Fragen aus dem Publikum ein. Prüfe die endgültige Anzahl beim technischen Briefing und teste jedes Mikrofon vor dem Einlass.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.