Checklist para organizar un congreso de movilidad

Organizar un congreso de movilidad exige coordinar programa, ponentes, asistentes, catering y tecnología sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist reúne el trabajo en el orden en que suele hacerse, desde confirmar la sede y abrir las inscripciones hasta preparar la mesa de registro. Reserva el equipo audiovisual con antelación y cierra las presentaciones antes de la reunión técnica. La última inspección del lugar sirve para detectar problemas de conexión, distribución o señalización cuando todavía se pueden corregir.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Definir el programa y los horarios
2 personas
Fijar ponentes y moderadores
2 personas
Hacer reservas para la ubicación
Reservar el catering
Reservar equipo audiovisual
Abrir el formulario de registro
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción del congreso
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar información de los ponentes
2 personas
Recopilar las presentaciones
Crear la lista final de participantes
Imprimir las tarjetas con nombres
2 personas
Imprimir folletos del programa
2 personas
Enviar indicaciones
Confirmar el pedido de catering
Preparar la reunión técnica
2 personas
Revisar el programa de ponentes
3 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Pasar las presentaciones al portátil
Inspeccionar el lugar
2 personas
Marcar la distribución de la sala
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar el escenario y la mesa de oradores
3 personas
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Probar técnicamente las presentaciones
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Preparar el material de registro
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar el bufé y la mesa de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Clasificar las tarjetas con nombres
2 personas

Evento

Recibir a los ponentes
2 personas
Instruir a los ponentes
2 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Servir café de bienvenida
3 personas
Acompañar a los participantes a la sala
2 personas
Abrir el congreso
Coordinar presentaciones
2 personas
Pasar los micrófonos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir la pausa para el café
3 personas
Reponer el bufé del descanso
2 personas
Moderar el panel de discusión
2 personas
Recoger preguntas del público
2 personas
Montar el aperitivo de networking
3 personas
Servir el cóctel de networking
4 personas
Montar el bufé de cena
4 personas
Servir el bufé de cena
5 personas
Servir por separado las comidas de dieta
2 personas
Coordinar las presentaciones finales
2 personas
Cerrar el congreso
Acompañar a los participantes a la salida
2 personas

Seguimiento

Retirar el catering
4 personas
Apagar el equipo audiovisual
2 personas
Asegurar las presentaciones
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar la sala
3 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Comprobar los materiales pendientes
Enviar un mensaje de agradecimiento a los ponentes
Enviar la información de los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas de congresocant. 170
Mesas de inscripcióncant. 3
Mesas de buffetcant. 8
Mesas de cateringcant. 4
Mesa de oradores
Mesas altascant. 15
Piezas de escenariocant. 4

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil de presentación
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cables HDMIcant. 3
Puntero lásercant. 2
Pizarras de rotafoliocant. 3
Rotuladores para pizarracant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 180
Vasos para aguacant. 180
Copas de vinocant. 180
Platos de cenacant. 180
Platos de postrecant. 180
Cuchilloscant. 180
Tenedorescant. 180
Cucharillas de cafécant. 180
Cubiertos de serviciocant. 20

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de serviciocant. 10
Chafing dishescant. 8
Cucharonescant. 16
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4

Decoración

Mantelescant. 18
Portanombrescant. 170
Carteles del programacant. 6
Carteles con nombres para los ponentescant. 12
Señales de orientacióncant. 10
Números de mesacant. 15

Limpieza

Papeleracant. 10
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Limpiador multiusoscant. 3
Lavavajillascant. 3
Esponjascant. 12

Iluminación

Lámparas de piecant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la ubicación y los horarios antes de publicar la convocatoria. Si el programa cambia después de abrir el registro, tendrás que corregir invitaciones, indicaciones y materiales impresos.
Pide a cada ponente su información y presentación con una fecha límite concreta, por ejemplo, 7 días antes del congreso. Así podrás revisar el programa y pasar todos los archivos al portátil de presentación durante la preparación técnica.
No esperes al día del evento para comprobar el audiovisual: prueba proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, cables HDMI, alargadores y regletas en la inspección del lugar.
Cierra la lista de participantes y las preferencias dietéticas antes de confirmar el catering. Imprime las tarjetas con nombres y los folletos del programa cuando ya no esperes cambios importantes.
Prepara la mesa de registro con antelación y envía las indicaciones a los asistentes antes de la jornada. Incluye cómo llegar, la hora de apertura y cualquier información necesaria para acceder a la sede.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso de movilidad?: Empieza a reservar la sede, el catering y el equipo audiovisual al menos 8 semanas antes. Deja cerrados los ponentes, el programa y el formulario de registro antes de enviar las invitaciones.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de un congreso?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes del evento para preparar la lista final, las tarjetas con nombres y el pedido de catering. Si aceptas cambios posteriores, fija una hora límite clara.
¿Cuándo deben entregar los ponentes sus presentaciones?: Pide las presentaciones al menos 7 días antes del congreso. Reserva la reunión técnica para revisarlas y pásalas al portátil de presentación antes de la llegada de los asistentes.
¿Qué hay que revisar el día antes de un congreso?: Haz una inspección completa entre 24 y 48 horas antes: distribución de sillas y mesas, escenario, registro, catering, proyector, pantalla, sonido, micrófonos, conexiones eléctricas y materiales impresos.

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