Organiser un congrès sur la mobilité sans rien oublier

Un congrès sur la mobilité demande de coordonner le programme, les intervenants, les inscriptions et la technique bien avant l’accueil des participants. Cette checklist de 71 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, du choix de la date et du lieu au briefing final. Vous y trouverez aussi les éléments à prévoir pour les badges, les présentations, la sonorisation, la projection et le catering. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et vérifier chaque point avant le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
Définir les intervenants et les modérateurs
2 personnes
Faire des réservations pour le lieu
Réserver le catering
Réserver le matériel audiovisuel
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion du congrès
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les informations sur les intervenants
2 personnes
Rassembler les présentations
Établir la liste définitive des participants
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
2 personnes
Envoyer les indications d'accès
Confirmer la commande traiteur
Préparer le briefing technique
2 personnes
Passer en revue le programme des intervenants
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
Inspecter le lieu
2 personnes
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Tester techniquement les présentations
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer le buffet et la table de catering
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Trier les badges nominatifs
2 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Briefer les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Servir le café de bienvenue
3 personnes
Accompagner les participants jusqu’à la salle
2 personnes
Ouvrir le congrès
Animer les présentations
2 personnes
Passer les microphones
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir la pause-café
3 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
Animer la table ronde
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
Servir le cocktail réseau
4 personnes
Installer le buffet du dîner
4 personnes
Servir le buffet du dîner
5 personnes
Servir les repas spéciaux à part
2 personnes
Animer les dernières présentations
2 personnes
Clôturer le congrès
Reconduire les participants
2 personnes

Suivi

Débarrasser le service traiteur
4 personnes
Éteindre le matériel audiovisuel
2 personnes
Sécuriser les présentations
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Vérifier le matériel restant
Envoyer un message de remerciement aux intervenants
Renvoyer les informations aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 170
Tables d’inscriptionqté 3
Tables de buffetqté 8
Tables de cateringqté 4
Table de prise de parole
Tables hautesqté 15
Éléments de podiumqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Pointeur laserqté 2
Chevalets de conférenceqté 3
Feutres pour paperboardqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 180
Assiettes de dînerqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Couteauxqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillères à caféqté 180
Couverts de serviceqté 20

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Bains-marieqté 8
Louchesqté 16
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4

Décoration

Nappesqté 18
Porte-nomsqté 170
Panneaux du programmeqté 6
Badges nominatifs pour les intervenantsqté 12
Panneaux directionnelsqté 10
Numéros de tableqté 15

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Nettoyant multi-usagesqté 3
Liquide vaisselleqté 3
Épongesqté 12

Éclairage

Lampadairesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le lieu et les horaires avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez une marge pour l’installation, les pauses et le rangement, plutôt que de limiter le planning aux seules interventions.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez la liste définitive au traiteur au plus tard une semaine avant le congrès. Les changements de dernière minute sont souvent difficiles à intégrer.
Rassemblez les présentations plusieurs jours à l’avance et chargez-les sur l’ordinateur de présentation avant l’arrivée du public. Vérifiez les formats, les vidéos intégrées et les polices sur le vidéoprojecteur prévu.
Ne laissez pas les badges et les programmes pour la veille au soir. Imprimez-les dès que la liste des participants est stabilisée et préparez la table d’inscription avec un classement alphabétique.
Faites une inspection complète du lieu avant l’ouverture : disposition des chaises, visibilité de l’écran, microphones sans fil, câbles HDMI, rallonges et multiprises. Un test technique d’au moins 60 minutes évite de découvrir un problème pendant la première session.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès sur la mobilité ?: Commencez idéalement 3 à 6 mois avant la date prévue. Les réservations du lieu, du traiteur et du matériel audiovisuel doivent être confirmées avant l’ouverture des inscriptions.
Combien de temps prévoir pour l’installation technique d’un congrès ?: Prévoyez au moins 60 à 90 minutes sur place pour installer et tester le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, la console de mixage et les haut-parleurs. Ajoutez du temps si plusieurs salles ou intervenants sont concernés.
Quand envoyer les invitations à un congrès sur la mobilité ?: Envoyez une première invitation 6 à 8 semaines avant l’événement, puis un rappel 10 à 14 jours avant. Les indications d’accès peuvent être envoyées avec le rappel, une fois le lieu et les horaires définitivement confirmés.
Quand confirmer le nombre de participants au traiteur ?: Transmettez une estimation initiale lors de la réservation, puis confirmez le nombre définitif environ 7 jours avant le congrès. Communiquez en même temps les régimes alimentaires et les éventuelles allergies recensées à l’inscription.

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