Checklist mobiliteitsbijeenkomst organiseren
Een mobiliteitsbijeenkomst vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal en een programma. Je regelt tegelijk sprekers, aanmeldingen, bereikbaarheid, toegankelijkheid, catering en presentatietechniek. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna toe naar uitnodigingen, registratie en de praktische uitvoering. Deze checklist bevat 58 taken en 44 spullen, zodat je ook zaken als fietsparkeren, naamlabels, verlengkabels en een aanwezigheidslijst op tijd meeneemt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Zaal reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Sprekers uitnodigen
Vergunningen controleren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Toegankelijkheid controleren
Parkeerinformatie verzamelen
Fietsparkeerplek bepalen
Routebeschrijving publiceren
Catering bestellen
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Naamlabels voorbereiden
Aanwezigheidslijst maken
Boodschappen doen
2 personen
Catering ophalen
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Verlichting instellen
bewegwijzering plaatsen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
Inloop begeleiden
3 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Naamlabels uitdelen
Programma toelichten
Presentaties begeleiden
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Koffiepauze serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gesprekstafels begeleiden
6 personen
Aantekeningen verzamelen
6 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Buffet serveren
4 personen
Afsluiting begeleiden
Informatiemateriaal uitdelen
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Sanitair controleren
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende apparatuur retourneren
Gevonden voorwerpen afhandelen
Deelnemersbericht versturen
Presentaties beschikbaar maken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 70
- Registratietafel
- Buffettafelaantal 2
- Gesprekstafelsaantal 6
- Kapstokkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 6
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Draagbare speaker
- Draadloze microfoonaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 70
- Glazenaantal 70
- Bordenaantal 70
- Vorkenaantal 70
- Messenaantal 70
- Lepelsaantal 70
- Opscheplepelsaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 3
- Serveerbladenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
Decoratie
- Naamlabelsaantal 70
- Tafelkledenaantal 8
- Bewegwijzerbordenaantal 8
- Informatiebordenaantal 4
- Flip-overbordenaantal 6
- Stiftenaantal 24
- Notitieblokkenaantal 70
- Balpennenaantal 70
Verlichting
- LED-lichtsnoerenaantal 4
- Staande lampenaantal 2
Schoonmaak
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Afvalbakken voor recyclingaantal 4
- Handvegersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg parkeerinformatie, fietsparkeerplek en routebeschrijving vast vóór je de uitnodiging verstuurt. Bezoekers zoeken deze informatie vaak pas op de dag zelf, dus zet haar ook in de bevestiging.
- Open het aanmeldformulier zodra datum, programma en sprekers bekend zijn. Vraag meteen naar dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften; achteraf verzamelen kost meestal extra rondes.
- Vraag presentaties uiterlijk enkele werkdagen voor de bijeenkomst op en controleer ze op beeldverhouding, video en lettergrootte. Test daarna laptop, beamer, projectiescherm, speaker en draadloze microfoon samen.
- Plan minstens 60 minuten voor openingstijd voor locatie, zaal en techniek. Zet registratietafel, naamlabels, tafels en stoelen klaar en controleer of verlengkabels en stekkerdozen lang genoeg zijn.
- Bestel catering op basis van de definitieve aanmeldingen en houd rekening met dieetwensen. Controleer bij ophalen of koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, glazen en servies compleet zijn; dat wordt vaak pas bij het buffet ontdekt.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik een mobiliteitsbijeenkomst organiseren?
- Leg de datum en het programma bij voorkeur minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast. Reserveer dan direct de zaal en nodig sprekers uit, zodat je daarna nog tijd hebt voor uitnodigingen en aanmeldingen.
- Hoe lang van tevoren verstuur ik uitnodigingen voor een mobiliteitsbijeenkomst?
- Stuur de uitnodiging ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen enkele werkdagen voor de bijeenkomst, zodat je catering, dieetwensen, naamlabels en de aanwezigheidslijst kunt afronden.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om de locatie klaar te zetten?
- Plan minimaal 60 minuten voor het openen van de locatie, de zaalcontrole, het opstellen van tafels en stoelen en het aansluiten van de presentatietechniek. Bij een onbekende locatie of meerdere gesprekstafels is 90 minuten praktischer.
- Wanneer controleer ik de presentaties en techniek?
- Verzamel presentaties uiterlijk 2 werkdagen vooraf en controleer ze daarna op de laptop waarop je presenteert. Doe op de dag zelf nog een korte test van beamer, projectiescherm, speaker, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!