Mobilitätsmeeting organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum und Programm zuerst fest und verschicke die Einladungen erst, wenn Vortragende und Zeitplan bestätigt sind. Öffne das Anmeldeformular spätestens drei bis vier Wochen vorher, damit Rückmeldungen und Ernährungswünsche noch bearbeitet werden können.
• Prüfe die Barrierefreiheit nicht erst am Veranstaltungstag. Kläre mindestens zwei Wochen vorher den Zugang zum Saal, die Wege vor Ort und die benötigte Ausstattung; veröffentliche außerdem Park-, Fahrrad- und Wegbeschreibungen.
• Fordere Präsentationen spätestens fünf Werktage vor dem Meeting an und teste jede Datei anschließend auf dem vorgesehenen Laptop. So fallen inkompatible Formate oder fehlende Schriftarten nicht erst beim ersten Vortrag auf.
• Plane die Bestuhlung und Registrierung nach der erwarteten Teilnehmerzahl. Stelle Registrierungstisch, Namensschilder und Anwesenheitsliste mindestens 60 Minuten vor Beginn bereit, damit der Einlass nicht den Programmstart verzögert.
• Bereite Getränke und Catering mit separatem Aufbau vor: Kaffeetassen, Gläser, Teller und Besteck gehören ebenso dazu wie Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen. Rechne für Aufbau, Abholung und die Kontrolle von Buffet und Saal mindestens 90 Minuten ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Mobilitätsmeeting organisieren?

Beginne mindestens sechs Wochen vorher mit Raum, Datum, Programm und Einladungen. Die letzten zwei Wochen brauchst du für Anmeldungen, Ernährungswünsche, Barrierefreiheit, Präsentationen und die technische Prüfung.

Wann sollte ich die Einladungen für ein Mobilitätsmeeting verschicken?

Verschicke sie idealerweise vier bis sechs Wochen vor dem Termin. Lass das Anmeldeformular mindestens drei Wochen geöffnet, damit du Teilnehmerzahl, Ernährung und Anwesenheit rechtzeitig planen kannst.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Mobilitätsmeeting?

Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Registrierung, Catering und Technik ein. Öffne den Raum zusätzlich etwa 30 Minuten früher für die abschließende Saalkontrolle und einen Funktionstest von Beamer und Mikrofon.

Wann müssen die Präsentationen für ein Mobilitätsmeeting vorliegen?

Fordere alle Präsentationen spätestens fünf Werktage vor Beginn an. Prüfe sie innerhalb von zwei Tagen und teste die endgültigen Dateien am Vortag auf Laptop, Beamer und Projektionsleinwand.

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