Checklist para organizar una reunión sobre movilidad
Una reunión sobre movilidad necesita más coordinación que una simple reserva de sala. Hay que confirmar ponentes, permisos, accesibilidad, aparcamiento para coches y bicicletas, inscripciones y necesidades dietéticas. También conviene cerrar las presentaciones con antelación y probar proyector, micrófono y altavoz antes de recibir al público. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios en el orden adecuado, desde la planificación inicial hasta la apertura de la ubicación.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar la sala
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Invitar a los ponentes
Comprobar permisos
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar la accesibilidad
Recopilar información de aparcamiento
Determinar el aparcamiento para bicicletas
Publicar la ruta
Pedir el catering
Recopilar las presentaciones
Revisar las presentaciones
2 personas
Preparar etiquetas con nombres
Crear la lista de asistencia
Hacer la compra
2 personas
Recoger el catering
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la sala
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Conectar el equipo de presentación
2 personas
Probar el micrófono
2 personas
Configurar la iluminación
Colocar la señalización
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
Acompañar la recepción
3 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Repartir etiquetas con nombre
Presentar el programa
Coordinar presentaciones
2 personas
Recoger preguntas del público
2 personas
Servir la pausa para el café
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar mesas de conversación
6 personas
Recopilar notas
6 personas
Preparar el buffet
3 personas
Servir el bufé
4 personas
Guiar el cierre
Repartir material informativo
2 personas
Despedir a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Comprobar el sanitario
Devolver los materiales
2 personas
Devolver el equipo prestado
Gestionar objetos perdidos
Enviar mensaje a los participantes
Poner las presentaciones a disposición
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Mesa de registro
- Mesa del bufécant. 2
- Mesas de conversacióncant. 6
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 6
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavoz portátil
- Micrófono inalámbricocant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 70
- Vasoscant. 70
- Platoscant. 70
- Tenedorescant. 70
- Cuchilloscant. 70
- Cucharascant. 70
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas de serviciocant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
Decoración
- Etiquetas con nombrescant. 70
- Mantelescant. 8
- Paneles de señalizacióncant. 8
- Paneles informativoscant. 4
- Pizarras de rotafoliocant. 6
- Rotuladorescant. 24
- Bloc de notascant. 70
- Bolígrafoscant. 70
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Lámparas de piecant. 2
Limpieza
- Guantes de limpiezacant. 6
- Contenedores de reciclajecant. 4
- Escobas de manocant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y la sala antes de enviar invitaciones. Deja al menos 2 semanas para que los ponentes confirmen y para tramitar cualquier permiso necesario.
- Abre el formulario de inscripción con tiempo suficiente para recoger preferencias dietéticas y necesidades de accesibilidad. Revisa esos datos entre 5 y 7 días antes para ajustar el catering y la distribución de la sala.
- Publica la ruta junto con la información de aparcamiento y reserva un espacio claro para bicicletas. Comprueba que las indicaciones funcionen también para quienes llegan sin coche.
- Pide las presentaciones antes del evento y revísalas con los ponentes. Guarda todos los archivos en el portátil y prueba el proyector, la pantalla, los cables, el micrófono y el altavoz al menos 60 minutos antes de empezar.
- Prepara la mesa de registro, las etiquetas con nombres y la lista de asistencia antes de abrir la ubicación. Monta también el bufé y las mesas de conversación con tiempo para resolver faltas de vasos, tazas, cubiertos o termos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una reunión sobre movilidad?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite reservar la sala, invitar a los ponentes, comprobar permisos, abrir inscripciones y cerrar el catering sin prisas.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones y las preferencias dietéticas?
- Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes de la reunión. Usa ese plazo para confirmar el número de asistentes, ajustar el catering y preparar etiquetas y la lista de asistencia.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que probar el equipo de presentación?
- Haz una prueba completa al menos 60 minutos antes de abrir la ubicación. Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono inalámbrico, el altavoz, los cables alargadores y las regletas.
- ¿Qué información de acceso debe recibir cada asistente?
- Envía la ruta, las opciones de aparcamiento y la ubicación para bicicletas junto con la invitación o la confirmación. Reenvía esas indicaciones entre 24 y 48 horas antes para reducir dudas el día del evento.
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