Checklist pour organiser une réunion sur la mobilité

Une réunion sur la mobilité demande plus qu’une salle et quelques présentations. Il faut coordonner les intervenants, les inscriptions, l’accessibilité, les informations de stationnement et le matériel technique avant le jour J. Cette checklist de 58 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la réservation de la salle jusqu’à l’accueil des participants. Vous y trouverez aussi les 44 fournitures à prévoir pour les échanges, le buffet et les présentations.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Fixer la date et le programme
2 personnes
Inviter les intervenants
Vérifier les autorisations
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier l’accessibilité
Collecter les informations de stationnement
Définir l’emplacement de stationnement des vélos
Publier l’itinéraire
Commander le catering
Rassembler les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Préparer les badges nominaux
Faire la liste des présences
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le catering
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
Tester le microphone
2 personnes
Régler l’éclairage
installer la signalisation
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
Encadrer l'accueil
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
Présenter le programme
Animer les présentations
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Servir la pause-café
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer les tables de discussion
6 personnes
Rassembler les notes
6 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Encadrer la clôture
Distribuer le matériel d’information
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier les sanitaires
Rapporter le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
Gérer les objets trouvés
Envoyer le message aux participants
Rendre les présentations disponibles

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Table de buffetqté 2
Tables de discussionqté 6
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceinte portable
Micro sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 70
Assiettesqté 70
Fourchettesqté 70
Couteauxqté 70
Cuillèresqté 70
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Décoration

Étiquettes nominativesqté 70
Nappesqté 8
Panneaux de signalisationqté 8
Panneaux d'informationqté 4
Chevalets de conférenceqté 6
Marqueursqté 24
Blocs-notesqté 70
Stylos à billeqté 70

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampadairesqté 2

Nettoyage

Gants de nettoyageqté 6
Poubelles de recyclageqté 4
Balais à mainqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez d’abord la date et le programme, puis invitez les intervenants avant d’envoyer les invitations. Prévoyez un délai d’au moins 3 semaines pour recevoir leurs confirmations et leurs supports.
Ouvrez le formulaire d’inscription dès que le programme est suffisamment stable. Demandez immédiatement les besoins alimentaires, les besoins d’accessibilité et les informations utiles pour le stationnement afin d’éviter les ajustements de dernière minute.
Publiez l’itinéraire avec les options de stationnement et l’emplacement des vélos dans les informations pratiques. Ces détails sont souvent oubliés jusqu’à la veille, alors qu’ils influencent directement l’arrivée des participants.
Vérifiez les présentations et branchez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, l’enceinte et le micro avant l’ouverture de la salle. Gardez les rallonges et multiprises accessibles : un test de 30 minutes permet de repérer la plupart des problèmes techniques.
Préparez séparément la table d’inscription, les badges nominatifs, la liste des présences et le buffet. Comptez les tasses, verres, assiettes et couverts selon le nombre d’inscrits, puis prévoyez les machines à café, bouilloires et thermos avant de récupérer le catering.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion sur la mobilité ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la réunion, après avoir fixé la date, le programme et les principaux intervenants. Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement pour traiter les besoins alimentaires et préparer les badges.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 1 heure avant l’arrivée du public pour vérifier la salle, installer les tables et les chaises, préparer l’accueil et tester le matériel de présentation. Ajoutez 30 minutes si plusieurs intervenants utilisent des formats différents.
Que faut-il demander dans le formulaire d’inscription ?: Demandez le nom, les coordonnées, les besoins alimentaires et les besoins d’accessibilité. Ajoutez une question sur le mode d’arrivée ou le stationnement si ces informations sont nécessaires pour organiser l’accueil.
Quand commander le catering pour une réunion sur la mobilité ?: Commandez-le après la clôture des inscriptions, idéalement 3 à 5 jours avant la réunion. Utilisez le nombre confirmé de participants et les besoins alimentaires recueillis pour ajuster les quantités.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.