Checklist voor een mobiliteitsbeurs organiseren

Een mobiliteitsbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen exposanten en tafels regelen. Je moet tegelijk de beursindeling, bezoekersregistratie, techniek, bewegwijzering en praktische informatie bewaken. Begin met datum, locatie en deelnemende organisaties en werk daarna toe naar standtoewijzing, programma en uitnodigingen. In de laatste week draait het vooral om bevestigingen, badges, routeborden en een technische controle. Deze checklist helpt je de 63 voorbereidingstaken en 49 benodigde spullen in een logische volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Deelnemende organisaties benaderen
2 personen
Exposanten aanmelden
2 personen
Beursindeling maken
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Beursinformatie online plaatsen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie verspreiden
Reserveringen bevestigen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Routeborden afdrukken
Standmateriaal verzamelen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Exposantenlijst printen

Event

Registratiebalie voorbereiden
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Exposantenstands opbouwen
6 personen
Standaanduidingen plaatsen
2 personen
Routeborden ophangen
2 personen
Presentatiemateriaal klaarzetten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Licht en stroom controleren
2 personen
Registratieteam instrueren
2 personen
Exposanten ontvangen
3 personen
Bezoekers welkom heten
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Exposanten ondersteunen
2 personen
Informatietafel bemannen
2 personen
Mobiliteitsdemo's begeleiden
2 personen
Presentaties aankondigen
Presentatieruimte begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Voorraad controleren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Exposanten uitchecken
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Expositiemateriaal afbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Exposanten bedanken
Onkosten verzamelen
Restanten opslaan
2 personen
Bezoekers nabericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 8
Registratiebalie
Folderrekkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 3
Printersaantal 2
Presentatiescherm
Laptopspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Oplaadstationsaantal 3
Kabelhaspelsaantal 3
Gereedschapskoffersaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Bureaulampenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 120
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Tangenaantal 4
Scharenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 18
Achtergronddoekenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 10
Plantenaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Naambordhoudersaantal 30
Klembordenaantal 20
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Prikbordenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de beursindeling vast voordat je standplaatsen toewijst. Controleer per stand of er ruimte is voor tafels, folderrekken, kledingrekken, presentatiemateriaal en kabels, zodat je op de opbouwdag niet opnieuw hoeft te schuiven.
Stuur parkeerinformatie tegelijk met de uitnodiging en zet de route ook bij de online beursinformatie. Bezoekers vinden de registratiebalie sneller als routeborden al bij de ingang, parkeerroute en belangrijkste kruisingen hangen.
Sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de beurs af als je naambadges, exposantenlijst en dieetwensen nog rustig wilt verwerken. Bevestig reserveringen daarna opnieuw en print een actuele lijst voor de registratiebalie.
Test techniek minimaal 1 dag vooraf met de echte laptops, tablets, printer, presentatiescherm en laptopspeakers. Leg verlengkabels, stekkerdozen, kabelhaspels en oplaadstations per stand klaar; kabels die pas tijdens de opbouw worden gezocht kosten snel een uur.
Plan de opbouw in twee blokken: eerst tafels, stoelen, statafels en registratiebalie, daarna exposantenstands, standaanduidingen en presentatiemateriaal. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, glazen en servies pas klaar nadat de looproutes vrij zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een mobiliteitsbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met datum, locatie en deelnemende organisaties. Reserveer de laatste 7 dagen voor aanmeldingen, bevestigingen, badges, routeborden en de technische controle.
Wanneer moet ik exposanten aanmelden voor een mobiliteitsbeurs?: Open het aanmeldformulier zodra datum, locatie en beschikbare standruimte vaststaan, meestal 10 tot 12 weken voor de beurs. Sluit de inschrijving 7 dagen vooraf, zodat je de indeling, standaanduidingen en exposantenlijst definitief kunt maken.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een mobiliteitsbeurs?: Plan minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, registratiebalie, stands, bewegwijzering en presentatiemateriaal. Voeg 60 minuten toe voor techniek en een laatste controle van looproutes, stroom en registratie.
Wanneer test ik de techniek voor een mobiliteitsbeurs?: Test laptops, tablets, printers, presentatiescherm en laptopspeakers uiterlijk 1 dag vooraf. Controleer op de beursdag nog 30 minuten voor opening of stekkerdozen, verlengkabels, kabelhaspels en oplaadstations werken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.