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Checklist para organizar una feria de movilidad

Organizar una feria de movilidad requiere coordinar expositores, visitantes, espacios y equipos técnicos en un orden claro. Empieza por fijar la fecha y el lugar, confirma las organizaciones participantes y define la distribución antes de abrir las inscripciones. Durante las últimas semanas tendrás que cerrar reservas, preferencias dietéticas, aparcamiento y necesidades de cada stand. Esta checklist reúne 63 tareas y 49 materiales para llegar al montaje con todo preparado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

  • Fijar fecha y lugar

    2 personas

  • Contactar con las organizaciones participantes

    2 personas

  • Registrar expositores

    2 personas

  • Diseñar la distribución de la feria

    2 personas

  • Asignar los espacios de los puestos

    2 personas

  • Elaborar el programa

    2 personas

  • Abrir el formulario de inscripción

  • Enviar invitaciones

    2 personas

  • Publicar la información de la feria en línea

  • Gestionar inscripciones

  • Recoger preferencias dietéticas

  • Difundir la información de aparcamiento

  • Confirmar las reservas

  • Preparar acreditaciones

    2 personas

  • Imprimir señales de ruta

  • Recoger el material del stand

    2 personas

  • Hacer la compra

    2 personas

  • Probar la técnica

    2 personas

  • Imprimir la lista de expositores

Evento

  • Preparar mostrador de registro

    2 personas

  • Colocar mesas y sillas

    4 personas

  • Montar los stands de expositores

    6 personas

  • Colocar las indicaciones de los puestos

    2 personas

  • Colgar los carteles de ruta

    2 personas

  • Preparar el material de presentación

    3 personas

  • Montar el punto de café

    2 personas

  • Enfriar las bebidas

    2 personas

  • Preparar aperitivos

    3 personas

  • Comprobar la iluminación y la electricidad

    2 personas

  • Instruir al equipo de registro

    2 personas

  • Recibir a los expositores

    3 personas

  • Dar la bienvenida a los visitantes

    3 personas

  • Registrar a los visitantes

    3 personas

  • Repartir folletos del programa

    2 personas

  • Apoyar a los expositores

    2 personas

  • Atender la mesa de información

    2 personas

  • Coordinar las demos de movilidad

    2 personas

  • Anunciar presentaciones

  • Guiar la sala de presentaciones

    2 personas

  • Servir café y té

    2 personas

  • Servir aperitivos

    2 personas

  • Rellenar las bebidas

    2 personas

  • Vaciar los contenedores de basura

    2 personas

  • Comprobar los baños

    2 personas

  • Comprobar el inventario

  • Informar a los últimos visitantes

    2 personas

  • Registrar a los expositores

    2 personas

  • Acompañar a los visitantes a la salida

    2 personas

Seguimiento

  • Desmontar el material de exposición

    6 personas

  • Recoger mesas y sillas

    4 personas

  • Apagar el equipo

    2 personas

  • Recoger la vajilla

    2 personas

  • Lavar la vajilla

    2 personas

  • Recoger la basura

    3 personas

  • Limpiar el lugar

    4 personas

  • Retirar la decoración

    2 personas

  • Recoger objetos perdidos

  • Inventariar materiales

    2 personas

  • Devolver el material prestado

    2 personas

  • Agradecer a los expositores

  • Recopilar gastos

  • Guardar los restos

    2 personas

  • Enviar un mensaje de seguimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

  • Mesascant. 18
  • Sillascant. 80
  • Mesas altascant. 8
  • Mostrador de registro
  • Expositores para folletoscant. 6
  • Percheroscant. 4

Equipo

  • Portátilescant. 3
  • Tabletscant. 3
  • Impresorascant. 2
  • Pantalla de presentación
  • Altavoces para portátilcant. 2
  • Cables alargadorescant. 12
  • Regletascant. 10
  • Estaciones de cargacant. 3
  • Enrollacablescant. 3
  • Maletines de herramientascant. 2

Iluminación

  • Lámparas LEDcant. 10
  • Lámparas de escritoriocant. 6

Vajilla

  • Tazas de cafécant. 80
  • Vasoscant. 120
  • Platoscant. 100
  • Tenedorescant. 100
  • Cuchilloscant. 100
  • Cucharascant. 100

Cocina

  • Máquinas de cafécant. 2
  • Teterascant. 2
  • Termoscant. 4
  • Neveras portátilescant. 4
  • Bandejas de serviciocant. 6
  • Pinzascant. 4
  • Tijerascant. 8
  • Tablas de cortarcant. 3
  • Cuchilloscant. 4

Decoración

  • Mantelescant. 18
  • Telones de fondocant. 12
  • Guirnaldascant. 10
  • Plantascant. 12
  • Carteles direccionalescant. 12
  • Portanombrescant. 30
  • Portapapelescant. 20
  • Postes separadorescant. 12
  • Cinta de balizamientocant. 4
  • Tableros de corchocant. 6

Limpieza

  • Papeleracant. 12
  • Recogedor y escobacant. 3
  • Fregonascant. 4
  • Cuboscant. 4
  • Guantes de limpiezacant. 8

Catering

  • Compras

Consejos

  • Cierra la fecha, el lugar y la distribución antes de publicar el formulario de inscripción. Así los expositores conocen el tamaño y la ubicación de su puesto desde el principio.
  • Pide a cada expositor sus necesidades técnicas y de mobiliario al registrarse. Confirma portátiles, tablets, pantalla, altavoces, enchufes y cables como mínimo dos semanas antes.
  • Prepara la señalización con varios días de margen: imprime las indicaciones de ruta, la lista de expositores y los carteles de los puestos antes del montaje, no la misma mañana.
  • Calcula el registro para la primera hora de apertura. Deja preparado el mostrador, las acreditaciones y una copia impresa de la lista de expositores para atender a las personas aunque falle la conexión.
  • Haz una prueba técnica completa el día anterior o, como mínimo, dos horas antes de abrir. Comprueba la pantalla, los altavoces, las regletas, las estaciones de carga y la iluminación de cada zona.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de movilidad?
Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero el lugar y contacta con las organizaciones; deja las confirmaciones, el programa y la distribución cerrados al menos 2 semanas antes.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una feria de movilidad?
Abre el formulario cuando la fecha, el lugar y las condiciones básicas estén confirmados, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Cierra las inscripciones unos 7 días antes para preparar acreditaciones y catering.
¿Cuánto tiempo antes hay que montar los stands?
Reserva entre 2 y 3 horas para colocar mesas, sillas, mostradores, expositores y carteles. Si participan muchas organizaciones o hay equipos audiovisuales, empieza al menos 4 horas antes de la apertura.
¿Cuándo se confirma la información sobre aparcamiento y dietas?
Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma los datos de aparcamiento entre 7 y 10 días antes. Envía ambas informaciones a los participantes junto con el programa definitivo.

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