Mobilitätsmesse organisieren: die komplette Checkliste
Eine Mobilitätsmesse braucht mehr als Aussteller und einen Raum. Du koordinierst Standplätze, Anmeldungen, Programm, Besucherinformationen und die Ausstattung vor Ort in der richtigen Reihenfolge. Beginne mit Datum und Ort, öffne danach die Anmeldung und bestätige Reservierungen rechtzeitig. Kurz vor der Messe zählen gedruckte Ausstellerlisten, Namensschilder, Wegweiser, getestete Technik und fertig aufgebaute Stände.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort festlegen
2 Personen
Teilnehmende Organisationen kontaktieren
2 Personen
Aussteller anmelden
2 Personen
Messeaufteilung erstellen
2 Personen
Standplätze zuweisen
2 Personen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Messeinformationen online stellen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Parkinformationen verteilen
Reservierungen bestätigen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Wegweiser ausdrucken
Standmaterial sammeln
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Technik testen
2 Personen
Ausstellerliste drucken
Event
Registrierungstheke vorbereiten
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Ausstellerstände aufbauen
6 Personen
Standbeschilderungen anbringen
2 Personen
Wegweiser aufhängen
2 Personen
Präsentationsmaterial bereitlegen
3 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Licht und Strom kontrollieren
2 Personen
Registrierungsteam einweisen
2 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Aussteller unterstützen
2 Personen
Infotisch betreuen
2 Personen
Mobilitätsdemos begleiten
2 Personen
Präsentationen ankündigen
Präsentationsraum betreuen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Bestand prüfen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Aussteller auschecken
2 Personen
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Ausstellungsmaterial abbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Aussteller bedanken
Ausgaben sammeln
Reste einlagern
2 Personen
Nachricht an Besucher senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 18
- StühleAnz. 80
- StehtischeAnz. 8
- Registrierungstheke
- ProspektständerAnz. 6
- KleiderständerAnz. 4
Ausstattung
- LaptopsAnz. 3
- TabletsAnz. 3
- DruckerAnz. 2
- Präsentationsbildschirm
- LaptoplautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 10
- LadestationenAnz. 3
- KabeltrommelnAnz. 3
- WerkzeugkofferAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 10
- SchreibtischlampenAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 100
- LöffelAnz. 100
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 6
- ZangenAnz. 4
- ScherenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 18
- HintergrundtücherAnz. 12
- WimpelkettenAnz. 10
- PflanzenAnz. 12
- WegweiserAnz. 12
- NamensschildhalterAnz. 30
- KlemmbretterAnz. 20
- AbsperrpfostenAnz. 12
- AbsperrbandAnz. 4
- PinnwändeAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum, Ort und die Messeaufteilung fest, bevor du Aussteller verbindlich anmeldest. So kannst du Standplätze nach Platzbedarf und benötigter Technik zuweisen.
- Öffne die Anmeldung früh genug, damit Ernährungswünsche, Reservierungen und Parkinformationen spätestens 7 Tage vor der Messe vollständig vorliegen.
- Plane für die Registrierung eine eigene Theke ein und lege Namensschilder, Ausstellerliste und Wegweiser spätestens am Vortag sortiert bereit.
- Teste Laptops, Tablets, Drucker und Präsentationsbildschirm nicht erst beim Einlass. Prüfe Kabel, Kabeltrommeln, Ladestationen und Lautsprecher mindestens 24 Stunden vorher.
- Baue Tische, Stühle, Stehtische und Ausstellerstände zuerst auf und bringe danach Beschilderungen und Wegweiser an. Rechne für den Aufbau je nach Raumgröße mindestens 2 bis 3 Stunden ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Mobilitätsmesse organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und der Kontaktaufnahme zu teilnehmenden Organisationen. Öffne die Anmeldung idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Messetermin.
- Wann sollte man die Aussteller für eine Mobilitätsmesse anmelden?
- Bitte die Aussteller spätestens 6 Wochen vor der Messe um eine verbindliche Anmeldung. Bestätige Standplatz, Aufbauzeiten und technische Anforderungen spätestens 14 Tage vor dem Termin.
- Was muss am Tag vor der Mobilitätsmesse vorbereitet werden?
- Bereite Namensschilder, Ausstellerliste, Wegweiser und Präsentationsmaterial vor und stelle die Technik zusammen. Prüfe alle Geräte und Kabel mindestens 24 Stunden vor Beginn.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Mobilitätsmesse?
- Plane für Registrierungstheke, Mobiliar, Standplätze, Beschilderungen und Technik mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Bei vielen Ausstellern oder mehreren Präsentationsbereichen solltest du 4 Stunden oder mehr reservieren.
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