Checklist pour organiser un salon de la mobilité
Un salon de la mobilité demande une coordination précise entre les organisations participantes, les exposants et l’équipe d’accueil. Commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez progressivement le plan du salon, le programme et les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les besoins, préparer la signalétique et tester le matériel. Cette checklist vous aide à suivre les 63 tâches du projet et à réunir les 49 fournitures nécessaires, sans attendre le dernier jour pour régler les détails techniques ou logistiques.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu
2 personnes
Contacter les organisations participantes
2 personnes
Inscrire les exposants
2 personnes
Établir le plan du salon
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier les informations du salon en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Diffuser les informations de stationnement
Confirmer les réservations
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les panneaux d’itinéraire
Rassembler le matériel de stand
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Imprimer la liste des exposants
Événement
Préparer le comptoir d'inscription
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les stands des exposants
6 personnes
Installer les panneaux de signalisation
2 personnes
Installer des panneaux de signalisation
2 personnes
Installer le matériel de présentation
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Aider les exposants
2 personnes
Tenir le stand d’information
2 personnes
Animer les démonstrations de mobilité
2 personnes
Annoncer les présentations
Encadrer la salle de présentation
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vérifier les stocks
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire le départ des exposants
2 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes
Suivi
Démonter le matériel d'exposition
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Remercier les exposants
Rassembler les frais
Ranger les restes
2 personnes
Envoyer un message de suivi aux visiteurs
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 18
- Chaisesqté 80
- Tables hautesqté 8
- Comptoir d'inscription
- Présentoirs à dépliantsqté 6
- Portants à vêtementsqté 4
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 3
- Tablettesqté 3
- Imprimantesqté 2
- Écran de présentation
- Haut-parleurs pour ordinateur portableqté 2
- Rallongesqté 12
- Multiprisesqté 10
- Stations de rechargeqté 3
- Rallonges à enrouleurqté 3
- Boîtes à outilsqté 2
Éclairage
- Lampes LEDqté 10
- Lampes de bureauqté 6
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 120
- Assiettesqté 100
- Fourchettesqté 100
- Couteauxqté 100
- Cuillèresqté 100
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
- Plateaux de serviceqté 6
- Pincesqté 4
- Ciseauxqté 8
- Planches à découperqté 3
- Couteauxqté 4
Décoration
- Nappesqté 18
- Toiles de fondqté 12
- Guirlandes de fanionsqté 10
- Plantesqté 12
- Panneaux indicateursqté 12
- Porte-nomsqté 30
- Presse-papiersqté 20
- Poteaux de balisageqté 12
- Ruban de balisageqté 4
- Panneaux d’affichageqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Balayette et pelleqté 3
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Gants de nettoyageqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez la date et le lieu suffisamment tôt pour laisser le temps aux organisations participantes de confirmer leur présence. Prévoyez ensuite un délai clair pour les inscriptions des exposants et des visiteurs.
- Demandez aux exposants leurs besoins avant d’attribuer les emplacements : alimentation électrique, écran, table, chaises ou présentoirs. Un plan finalisé trop tard entraîne souvent des déplacements de stands le jour du salon.
- Publiez les informations pratiques au moins 10 jours avant l’événement : horaires, adresse, stationnement, accès et modalités d’inscription. Renvoyez ces indications avec les invitations et les confirmations.
- Préparez les badges nominatifs, la liste des exposants et le comptoir d’inscription avant l’installation. Testez aussi les ordinateurs portables, tablettes, imprimantes, écran, haut-parleurs et rallonges la veille.
- Installez la signalétique avant l’arrivée des exposants et vérifiez chaque itinéraire depuis l’entrée. Gardez une boîte à outils, des rallonges à enrouleur et quelques multiprises accessibles pendant toute l’installation.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la mobilité ?
- Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour fixer le lieu, contacter les organisations, inscrire les exposants et publier les informations. Réservez les 7 derniers jours aux confirmations, à l’impression et aux tests techniques.
- Quand faut-il ouvrir les inscriptions à un salon de la mobilité ?
- Ouvrez le formulaire dès que la date, le lieu et les informations principales sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant le salon. Fixez une date limite environ 10 jours avant l’événement pour traiter les besoins alimentaires et répartir les emplacements.
- Que faut-il prévoir pour l’accueil des visiteurs ?
- Installez un comptoir d’inscription avec les badges, la liste des exposants, des stylos et une imprimante si des inscriptions sont encore possibles sur place. Prévoyez au moins une personne à l’accueil pendant la première heure et affichez les panneaux d’itinéraire avant l’ouverture.
- Quand tester le matériel technique du salon ?
- Testez les ordinateurs, tablettes, imprimantes, écran, haut-parleurs, stations de recharge et rallonges au plus tard la veille. Refaites un contrôle rapide pendant l’installation, car les changements de salle ou de disposition peuvent modifier les branchements.
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