Wat heb je nodig voor een minisymposium?

Voor een minisymposium heb je meer nodig dan stoelen en een beamer. Regel per deelnemer een naamkaartje, programmaboekje en pen, en stem de techniek af op het aantal sprekers en presentaties. Denk ook aan waterglazen bij de zitplaatsen, koffiekopjes bij de pauze en voldoende servies voor de catering. Deze boodschappenlijst helpt je om registratie, presentaties, ontvangst en catering op tijd compleet te maken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Kledingrekkenaantal 2
Buffettafelsaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 70
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Presentatielaptop
Presentatieklikker
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
HDMI-adaptersaantal 3
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Registratie

Naamkaartjesaantal 70
Lanyardsaantal 70
Programmaboekjesaantal 70
Pennenaantal 80
Registratieklembordenaantal 4
Tafelbordjesaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Vuilniszakhoudersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Suiker - 2 pakken
- Zoetjes - 1 doosje
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Spa Blauw - 8 flessen
- Spa Rood - 4 flessen
- Cola - 4 flessen
- Cola Zero - 4 flessen
- Sinas - 3 flessen
- Appelsap - 3 pakken
- Sinaasappelsap - 3 pakken
- Witte wijn - 8 flessen
- Rode wijn - 5 flessen
- Alcoholvrij bier - 2 kratten
- Bier - 3 kratten
- Paprikachips - 4 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Zoute stengels - 4 zakken
- Gemengde noten - 3 zakken
- Olijven - 4 potten
- Druiven - 5 bakjes
- Appels - 60 stuks
- Mini-komkommers - 4 verpakkingen
- Cherrytomaten - 4 bakjes
- Stokbroden - 12 stuks
- Volkorenbrood - 6 broden
- Wraps - 80 stuks
- Hummus - 10 bakjes
- Roomkaas - 8 kuipjes
- Jonge kaas - 4 kilo
- Belegen kaas - 3 kilo
- Gerookte kipfilet - 3 kilo
- Vegetarische belegwaren - 3 kilo
- Vegan belegwaren - 2 kilo
- Sla - 8 kroppen
- Tomaten - 5 kilo
- Komkommers - 4 kilo
- Paprika's - 3 kilo
- Rode uien - 1 kilo
- Aardappelsalade - 6 kilo
- Pastasalade - 6 kilo
- Groene salade - 5 kilo
- Quiches - 8 stuks
- Vegetarische quiches - 5 stuks
- Vegan saladeschotels - 4 stuks
- Glutenvrije broodjes - 12 stuks
- Mayonaise - 2 potten
- Mosterd - 2 potten
- Ketchup - 2 flessen
- Olijfolie - 1 fles
- Balsamicoazijn - 1 fles
- Zout - 1 pak
- Zwarte peper - 1 potje
- Italiaanse kruiden - 1 potje
- Koekjes - 6 pakken
- Mini-muffins - 100 stuks
- Roomboter - 2 pakken
- Citroenen - 12 stuks
- IJsblokjes - 10 kilo
- Servetten - 300 stuks
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 1 rol
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Vaatwastabletten - 30 stuks
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 40 stuks
- Handzeep - 4 flessen
- Papieren handdoeken - 4 pakken

Tips

Maak voor iedere deelnemer een naamkaartje, lanyard, programmaboekje en pen klaar. Neem enkele extra sets mee voor last-minute aanmeldingen of typefouten.
Test de presentatielaptop, beamer, projectiescherm, klikker en HDMI-adapters uiterlijk één dag vooraf. Leg daarnaast minimaal twee verlengkabels en stekkerdozen klaar.
Zet per deelnemer een waterglas klaar en reken voor een koffiepauze op één koffiekopje per persoon plus ongeveer 10 procent reserve. Gebruik serveerschalen en serveerbestek voor hapjes.
Richt de registratietafel minstens 30 minuten voor ontvangst in met naamkaartjes, lanyards, pennen en registratieklemborden. Leg een welkomstbord bij de ingang zodat deelnemers niet hoeven te zoeken.
Controleer de definitieve deelnemerslijst en dieetwensen uiterlijk 2 werkdagen voor het minisymposium voordat je catering bestelt. Bestel servies, stoelen en tafels op basis van het definitieve aantal plus een kleine reserve.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een minisymposium?: Zorg in elk geval voor registratiebenodigdheden, techniek, meubilair, servies en catering. Per deelnemer heb je minimaal een naamkaartje, programmaboekje, pen, waterglas en stoel nodig; voor de presentaties zijn onder meer een beamer, scherm, laptop en klikker nodig.
Hoeveel naamkaartjes en programmaboekjes heb ik nodig?: Maak één set per aangemelde deelnemer en leg 5 tot 10 procent extra klaar. Bij 40 deelnemers betekent dat 42 tot 44 naamkaartjes en programmaboekjes, zodat late wijzigingen geen probleem vormen.
Wanneer moet ik de techniek voor een minisymposium regelen?: Stem de techniek uiterlijk 1 week vooraf met de locatie en sprekers af en verzamel presentaties uiterlijk 2 werkdagen voor het evenement. Test alle aansluitingen, adapters, microfoons en geluidsapparatuur opnieuw op de dag zelf, minimaal 60 minuten voor aanvang.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een minisymposium?: Reken voor elk onderdeel op één exemplaar per deelnemer en ongeveer 10 procent reserve. Voor 40 deelnemers zijn dat bijvoorbeeld 44 waterglazen, koffiekopjes, borden en besteksets; gebruik extra serveerschalen en serveerbestek voor de hapjes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.