Mini-symposium : la liste des achats et du matériel
Pour un mini-symposium, les oublis concernent souvent l’accueil et la technique plutôt que le contenu des interventions. Prévois les boissons, la vaisselle et les en-cas selon le nombre définitif de participants, puis ajoute une petite marge. Les badges, programmes imprimés et pancartes doivent être prêts avant l’arrivée des invités. Côté présentation, vérifie les branchements, les adaptateurs et le matériel de secours au moins la veille.
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 70
- Portants à vêtementsqté 2
- Tables de buffetqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 70
- Verres à eauqté 70
- Verres à vinqté 70
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 12
- Couverts de serviceqté 12
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable de présentation
- Cliqueur de présentation
- Microphones sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Pieds de microqté 2
- Adaptateurs HDMIqté 3
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Inscription
- Badges nominatifsqté 70
- Lanyardsqté 70
- Brochures du programmeqté 70
- Stylosqté 80
- Supports rigides d’inscriptionqté 4
- Pancartes de tableqté 8
Décoration
- Nappesqté 10
- Compositions floralesqté 6
- Panneau d’accueil
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Louchesqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Porte-sacs-poubelleqté 4
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Brosses à vaisselleqté 3
Catering
- Courses
- Café - 3 paquets
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 3 paquets
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 5 bouteilles
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Bière - 3 caisses
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Bâtonnets salés - 4 sachets
- Mélange de noix - 3 sachets
- Olives - 4 bocaux
- Raisins - 5 barquettes
- Pommes - 60 pièces
- Mini-concombres - 4 paquets
- Tomates cerises - 4 barquettes
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Wraps - 80 pièces
- Houmous - 10 barquettes
- Fromage frais - 8 pots
- Jeune fromage - 4 kilos
- Fromage affiné - 3 kilos
- Blanc de poulet fumé - 3 kilos
- Garnitures végétariennes - 3 kilos
- Charcuterie végétalienne - 2 kilo
- Laitue - 8 pièces
- Tomates - 5 kilos
- Concombres - 4 kilos
- Poivrons - 3 kilos
- Oignons rouges - 1 kilo
- Salade de pommes de terre - 6 kilos
- Salade de pâtes - 6 kilo
- Salade verte - 5 kilos
- Quiches - 8 pièces
- Quiches végétariennes - 5 pièces
- Salades végétaliennes - 4 pièces
- Petits pains sans gluten - 12 pièces
- Mayonnaise - 2 pots
- Moutarde - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Biscuits - 6 paquets
- Mini-muffins - 100 pièces
- Beurre doux - 2 paquets
- Citrons - 12 pièces
- Glaçons - 10 kilos
- Serviettes - 300 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier sulfurisé - 1 rouleau
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 30 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Essuie-tout en papier - 4 paquets
Conseils
- Compte environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Prévois de l’eau à chaque place ou dans la salle, ainsi que du café et des tasses pour les pauses.
- Pour les en-cas, prévois 2 à 3 portions par personne et par pause, avec une marge de 10 % si les inscriptions ne sont pas encore définitives. Vérifie les besoins alimentaires avant de finaliser la commande du catering.
- Imprime un badge et un programme pour chaque participant confirmé, puis ajoute 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires. Prépare aussi les stylos, les supports rigides d’inscription et les pancartes de table avant le jour du symposium.
- Teste le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur de présentation, le cliqueur et les microphones au moins 24 heures avant l’événement. Emporte les adaptateurs HDMI, les rallonges et les multiprises nécessaires, car les prises disponibles sont rarement placées au bon endroit.
- Réserve une table d’inscription, des tables de buffet et suffisamment de chaises selon la disposition prévue. Installe le panneau d’accueil et les portants à vêtements avant l’ouverture des portes, afin de ne pas encombrer l’entrée pendant l’accueil.
Questions fréquentes
- Combien de boissons prévoir pour un mini-symposium ?
- Prévois 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoute une marge de 10 % si la durée ou le nombre de participants peut encore changer.
- Combien de badges et de programmes imprimer ?
- Prépare un badge et un programme par participant confirmé, plus 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires. Imprime la version définitive au plus tard la veille, après la clôture des inscriptions.
- Quand tester le matériel audiovisuel ?
- Teste le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le cliqueur et les microphones au moins 24 heures avant le début du symposium. Vérifie aussi les adaptateurs HDMI, les rallonges et les multiprises sur place.
- Quelle quantité d’en-cas commander pour un mini-symposium ?
- Compte 2 à 3 portions par personne et par pause, puis ajoute environ 10 % de marge. Sépare les options liées aux allergies ou aux régimes alimentaires dès la livraison.
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