Qué necesitas para organizar un minisymposium

Un minisymposium combina registro de participantes, ponencias, pausas de café y una presentación técnica, así que conviene preparar las compras por bloques. Además de mesas y sillas, necesitarás material identificativo, vajilla para bebidas y comida, y un equipo de presentación completo. Calcula las cantidades a partir de la lista final de asistentes y deja cerrado el catering y la técnica con varios días de margen. Esta guía te ayuda a detectar lo que suele faltar justo antes de abrir las puertas.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 70
Percheroscant. 2
Mesas de buffetcant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 70
Vasos para aguacant. 70
Copas de vinocant. 70
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil de presentación
Clic de presentación
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Adaptadores HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Registro

Tarjetas de nombrecant. 70
Lanyardscant. 70
Programascant. 70
Bolígrafoscant. 80
Portapapeles de registrocant. 4
Carteles de mesacant. 8

Decoración

Mantelescant. 10
Arreglos floralescant. 6
Cartel de bienvenida

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Cucharonescant. 8

Limpieza

Papeleracant. 4
Soportes para bolsas de basuracant. 4
Paños de limpiezacant. 12
Cepillos para fregarcant. 3

Catering

Compras
- Café - 3 paquetes
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Azúcar - 2 paquetes
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Spa Blauw - 8 botellas
- Spa Rood - 4 botellas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Sinas - 3 botellas
- Zumo de manzana - 3 paquetes
- Zumo de naranja - 3 paquetes
- Vino blanco - 8 botellas
- Vino tinto - 5 botellas
- Cerveza sin alcohol - 2 cajas
- Cerveza - 3 cajas
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Palitos salados - 4 bolsas
- Frutos secos mixtos - 3 bolsas
- Aceitunas - 4 frascos
- Uvas - 5 bandejas
- Manzanas - 60 unidades
- Minipepinos - 4 paquetes
- Tomates cherry - 4 bandejas
- Baguettes - 12 unidades
- Pan integral - 6 barras
- Wraps - 80 unidades
- Hummus - 10 envases
- Queso crema - 8 tarrinas
- Queso joven - 4 kilos
- Queso curado - 3 kilos
- Pechuga de pollo ahumada - 3 kilos
- Embutidos vegetarianos - 3 kilos
- Aperitivos veganos - 2 kilos
- Lechuga - 8 unidades
- Tomates - 5 kilos
- Pepinos - 4 kilo
- Pimientos - 3 kilo
- Cebollas rojas - 1 kilo
- Ensalada de patata - 6 kilos
- Ensalada de pasta - 6 kilos
- Ensalada verde - 5 kilo
- Quiches - 8 unidades
- Quiches vegetarianas - 5 unidades
- Bandejas de ensaladas veganas - 4 unidades
- Bollos sin gluten - 12 unidades
- Mayonesa - 2 botes
- Mostaza - 2 frascos
- Ketchup - 2 botellas
- Aceite de oliva - 1 botella
- Vinagre balsámico - 1 botella
- Sal - 1 paquete
- Pimienta negra - 1 bote
- Hierbas italianas - 1 bote
- Galletas - 6 paquetes
- Mini muffins - 100 unidades
- Mantequilla - 2 paquetes
- Limones - 12 unidades
- Cubitos de hielo - 10 kilos
- Servilletas - 300 unidades
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Papel de horno - 1 rollo
- Lavavajillas - 2 botellas
- Pastillas para el lavavajillas - 30 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Jabón de manos - 4 botellas
- Toallas de papel - 4 paquetes

Consejos

Prepara una tarjeta de nombre, un lanyard, un programa y un bolígrafo por participante, más un 10 % adicional para inscripciones de última hora o reposiciones.
Para una pausa de café, calcula al menos una taza y un vaso de agua por persona; añade platos, cubiertos y bandejas de servir según el catering confirmado.
Comprueba el equipo de presentación como un conjunto: proyector, pantalla, portátil, clic, adaptadores HDMI, cables alargadores y regletas. Haz una prueba completa en la sala el día anterior.
Si habrá intervenciones con micrófono, reserva un micrófono inalámbrico por ponente que hable a la vez y añade soportes y altavoces; prueba las baterías y el alcance antes de recibir al público.
No dejes para el mismo día los carteles de mesa, el cartel de bienvenida, los manteles ni los arreglos florales. Colócalos cuando marques la distribución de la sala y montes la mesa de registro.

Preguntas frecuentes

¿Qué material de registro necesito para un minisymposium?: Prepara una tarjeta de nombre, un lanyard, un programa y un bolígrafo por asistente, y añade un 10 % extra. También necesitarás portapapeles de registro y carteles de mesa para orientar a los participantes.
¿Cuánta vajilla debo comprar para un minisymposium?: Calcula una taza de café y un vaso de agua por persona para cada servicio, además de platos y cubiertos según la comida prevista. Añade entre un 10 % y un 15 % de reserva si no tendrás servicio de lavado durante el evento.
¿Qué equipo técnico hace falta para las ponencias?: Como mínimo, prepara proyector, pantalla, portátil de presentación, clic, adaptadores HDMI, cables alargadores y regletas. Si hay intervenciones amplificadas, suma micrófonos inalámbricos, soportes y altavoces, y prueba todo al menos un día antes.
¿Cuándo debo cerrar las compras y el catering?: Cierra el número de participantes y las preferencias dietéticas entre 3 y 5 días antes, para pedir el catering con datos fiables. Lleva los materiales al lugar el día anterior o varias horas antes y enfría las bebidas con tiempo suficiente.

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