Checklist voor een middernachtconcert organiseren
Een middernachtconcert vraagt om meer dan artiesten en een podium. Je regelt vooraf de locatie, vergunningen, verzekering, kaartverkoop en techniek, en stemt catering en publieksinformatie daarop af. Op de dag zelf moeten laadzone, podium, ingang, bar en stoelen klaarstaan voordat bezoekers binnenkomen. Gebruik de checklist als vaste volgorde, zodat technische afspraken, artiesteninformatie en laatste controles niet op het laatste moment blijven liggen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Artiesten vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering regelen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Ticketverkoop openen
Promotie publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Techniek reserveren
Artiesteninformatie verzamelen
Draaiboek afdrukken
Bewegwijzering maken
2 personen
Publiekslijst controleren
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Laadzone vrijmaken
2 personen
Podium opbouwen
4 personen
Achterdoek ophangen
2 personen
Publieksstoelen plaatsen
3 personen
Ingang inrichten
2 personen
Bar opstellen
3 personen
Cateringtafel opstellen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Lichtinstallatie plaatsen
3 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
4 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Artiestenontvangst inrichten
Techniek testen
3 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Event
Deuren openen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Tickets controleren
3 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Openingsoptreden begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
Hoofdoptreden begeleiden
3 personen
Pauze catering verzorgen
3 personen
Geluidsniveau controleren
Avondoptreden begeleiden
3 personen
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
Laatste optreden begeleiden
3 personen
Afscheid aankondigen
Uitloop begeleiden
3 personen
Nazorg
Bar sluiten
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
4 personen
Lichtinstallatie afbouwen
3 personen
Podium afbouwen
4 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Techniek retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 12
- Podiumtrappenaantal 2
- Klapstoelenaantal 100
- Statafelsaantal 8
- Biertafelsaantal 6
- Barkrukkenaantal 12
- Garderoberekkenaantal 3
- Kledinghangersaantal 120
- Afzetpalenaantal 12
- Afzetlintaantal 4
Servies
- Waterglazenaantal 120
- Wijnglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 80
- Gebaksbordjesaantal 100
- Vorkenaantal 120
- Servettenhoudersaantal 12
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 12
Apparatuur
- Mengtafel
- Luidsprekersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Podiummonitorenaantal 4
- Microfoonsaantal 6
- Microfoonstatievenaantal 6
- D].I.-boxenaantal 3
- Verlengkabelsaantal 10
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelhaspelsaantal 4
- Kabelgotenaantal 20
- Ticketscanneraantal 2
- Kassa
- Portofoonsaantal 6
- Powerbanksaantal 4
Verlichting
- Ledspotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
- Lichtcontroller
- Sfeerverlichtingaantal 12
Decoratie
- Achterdoek
- Podiumgordijnenaantal 2
- Lichtslingersaantal 8
- Tafelkledenaantal 14
- Plantenaantal 8
- Postersaantal 12
- Plakstripsaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- IJscontainersaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koksmessenaantal 4
- Tangenaantal 8
- Koelelementenaantal 20
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 4
- Stofzuiger
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg techniek en stroom vroeg vast. Een middernachtconcert gebruikt onder meer een mengtafel, luidsprekers, subwoofers, podiummonitoren en microfoons; controleer uiterlijk één week vooraf wie kabels, DI-boxen en stekkerdozen levert.
- Plan de publieksstroom vóór de opbouw. Zet afzetpalen en afzetlint klaar, richt de ingang in en bepaal waar garderoberekken, kledinghangers en bewegwijzering komen; zo voorkom je opstoppingen rond de starttijd.
- Verzamel dieetwensen vóór je catering bestelt. Sluit de inventaris voor eten en drinken ten minste 5 dagen vooraf en controleer daarna of waterglazen, wijnglazen, koffiekopjes, gebaksbordjes en serveermateriaal aanwezig zijn.
- Maak het draaiboek niet pas op de concertdag. Druk minstens 2 exemplaren af en voeg contactgegevens, artiesteninformatie, opbouwtijden, publieksingang en het moment van de laatste technische controle toe.
- Reserveer extra tijd voor de nachtelijke afronding. Houd na het concert minimaal 60 minuten vrij voor afbouw en vertrek, en spreek vooraf af wie podiumdelen, trappen, stoelen, verlichting en kabels controleert.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een middernachtconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, artiesten, vergunningen en verzekering. Open de ticketverkoop pas nadat capaciteit, publieksingang en technische basis zijn bevestigd.
- Wanneer moet ik de techniek voor een middernachtconcert regelen?
- Reserveer mengtafel, luidsprekers, subwoofers, microfoons en monitoren minimaal 4 weken vooraf. Plan de definitieve technische controle uiterlijk 7 dagen voor het concert, inclusief stroompunten en kabelroutes.
- Hoeveel tijd kost de opbouw van een middernachtconcert?
- Reken voor een volledige opbouw minstens 4 uur, afhankelijk van podium en techniek. Maak laadzone en materialen ten minste 30 minuten vóór de afgesproken opbouwtijd vrij.
- Wanneer moet ik de catering voor een middernachtconcert bestellen?
- Bestel catering bij voorkeur 5 tot 7 dagen vooraf, nadat aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Controleer de servies- en glasvoorraad op de dag vóór het concert.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!