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Mitternachtskonzert organisieren: die komplette Checkliste

Ein Mitternachtskonzert braucht mehr als Bühne und Musik: Genehmigungen, Technik, Einlass und der Ablauf müssen bis spät in die Nacht funktionieren. Beginne mit Location und Künstlern, kläre danach Versicherung, Tickets und Catering. In den letzten Tagen prüfst du Publikumsliste, Wetter, Beschilderung und alle Materialien. Am Veranstaltungstag helfen feste Zeitfenster für Aufbau, Soundcheck, Bar und Einlass, damit das Konzert pünktlich starten kann.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Künstler festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung organisieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Ticketverkauf öffnen

  • Werbung veröffentlichen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering bestellen

  • Technik reservieren

  • Künstlerinformationen sammeln

  • Drehbuch ausdrucken

  • Beschilderung erstellen

    2 Personen

  • Publikumsliste prüfen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Ladezone freimachen

    2 Personen

  • Bühne aufbauen

    4 Personen

  • Hintergrund aufhängen

    2 Personen

  • Publikumsstühle aufstellen

    3 Personen

  • Eingang gestalten

    2 Personen

  • Bar aufbauen

    3 Personen

  • Cateringtisch aufstellen

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Lichtanlage aufbauen

    3 Personen

  • Beschallungsanlage aufstellen

    4 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Kabel sicher abkleben

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Künstlerempfang einrichten

  • Technik testen

    3 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Türen öffnen

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    4 Personen

  • Tickets kontrollieren

    3 Personen

  • Garderobe besetzen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Eröffnungsauftritt begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Publikumsbereich sauber halten

    2 Personen

  • Hauptauftritt begleiten

    3 Personen

  • Pause-Catering organisieren

    3 Personen

  • Lautstärke kontrollieren

  • Abendauftritt begleiten

    3 Personen

  • Besucherströme lenken

    2 Personen

  • Letzten Auftritt begleiten

    3 Personen

  • Abschied ankündigen

  • Auslauf begleiten

    3 Personen

Nachbereitung

  • Bar schließen

    2 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Tonanlage abbauen

    4 Personen

  • Lichtanlage abbauen

    3 Personen

  • Bühne abbauen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Technik zurückbringen

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BühnenelementeAnz. 12
  • BühnentreppenAnz. 2
  • KlappstühleAnz. 100
  • StehtischeAnz. 8
  • BiertischeAnz. 6
  • BarhockerAnz. 12
  • GarderobenständerAnz. 3
  • KleiderbügelAnz. 120
  • AbsperrpfostenAnz. 12
  • AbsperrbandAnz. 4

Geschirr

  • WassergläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TortenplattenAnz. 100
  • GabelnAnz. 120
  • ServiettenhalterAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

  • Mischpult
  • LautsprecherAnz. 4
  • SubwooferAnz. 2
  • BühnemonitoreAnz. 4
  • MikrofoneAnz. 6
  • MikrofonständerAnz. 6
  • D].I.-BoxenAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabeltrommelnAnz. 4
  • KabelkanäleAnz. 20
  • TicketscannerAnz. 2
  • Kasse
  • FunkgeräteAnz. 6
  • PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • LichtstativeAnz. 4
  • Lichtcontroller
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 12

Dekoration

  • Hintergrundvorhang
  • BühnengardinenAnz. 2
  • LichterkettenAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 14
  • PflanzenAnz. 8
  • PosterAnz. 12
  • KlebestreifenAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 6
  • EisbehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ZangenAnz. 8
  • KühlelementeAnz. 20

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 4
  • Staubsauger
  • ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere die Location und lege die Künstler früh fest. Prüfe anschließend, welche Genehmigungen und welche Versicherung für ein Konzert bis nach Mitternacht erforderlich sind.
  • Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Kapazität, Bestuhlung und Einlass geklärt sind. Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens vor der Catering-Bestellung.
  • Plane für die Technik einen eigenen Aufbau- und Testblock ein. Mischpult, Lautsprecher, Subwoofer, Bühnenmonitore, Mikrofone und DI-Boxen sollten vor dem Einlass vollständig verkabelt und geprüft sein.
  • Drucke das Drehbuch und sammle die Künstlerinformationen an einem festen Ablageort. So sind Ansagen, Reihenfolge und technische Hinweise auch während des späten Abendprogramms schnell verfügbar.
  • Richte Ladezone, Bühne, Publikum und Bar in dieser Reihenfolge ein. Prüfe am selben Tag Wettervorhersage, Beschilderung, Kabelkanäle und Absperrungen, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Mitternachtskonzert planen?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Künstlern, Genehmigungen und Versicherung. Ticketverkauf und Werbung sollten erst starten, wenn Termin, Kapazität und Ablauf feststehen.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Mitternachtskonzert starten?
Öffne den Verkauf idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert. Plane die Anmeldungsbearbeitung laufend ein und schließe die Publikumsliste spätestens 2 bis 3 Tage vorher ab.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Mitternachtskonzert?
Plane mindestens 4 bis 6 Stunden für Ladezone, Bühne, Hintergrund, Bestuhlung, Bar und Technik ein. Der Soundcheck sollte spätestens 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.
Was muss man bei einem Konzert nach Mitternacht besonders prüfen?
Klär Genehmigungen, Versicherung, Einlass, Beschilderung und die sichere Kabelführung frühzeitig. Prüfe außerdem 24 Stunden vorher die Wettervorhersage und lege fest, wer nach Veranstaltungsende Technik und Location übernimmt.

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