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Checklist pour organiser un concert de minuit

Un concert de minuit demande une préparation plus précise qu’un concert en journée : l’accueil, le voisinage, la sécurité et le démontage se prolongent tard. Cette checklist rassemble les 68 tâches et 59 fournitures du plan, du choix du lieu jusqu’à l’installation du bar et de la scène. Commence par les réservations et les autorisations, puis verrouille la billetterie, le catering et la technique. Le jour J, garde le déroulé imprimé et vérifie chaque zone avant l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Réserver le lieu

  • Réserver les artistes

    2 personnes

  • Vérifier les autorisations

  • Gérer l’assurance

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Ouvrir la billetterie

  • Publier la promotion

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Commander le catering

  • Réserver la technique

  • Rassembler les informations sur les artistes

  • Imprimer le déroulé

  • Créer la signalisation

    2 personnes

  • Vérifier la liste des participants

  • Vérifier les prévisions météo

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Rassembler le matériel

    2 personnes

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Dégager la zone de chargement

    2 personnes

  • Monter la scène

    4 personnes

  • Suspendre le fond de scène

    2 personnes

  • Installer les sièges du public

    3 personnes

  • Aménager l’entrée

    2 personnes

  • Installer le bar

    3 personnes

  • Installer la table de restauration

    2 personnes

  • Aménager le vestiaire

    2 personnes

  • Installer la décoration

    2 personnes

  • Installer l'éclairage

    3 personnes

  • Installer le système de sonorisation

    4 personnes

  • Brancher les microphones

    2 personnes

  • Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Préparer la vaisselle

    2 personnes

  • Aménager l’accueil des artistes

  • Tester la technique

    3 personnes

  • Effectuer le contrôle de sécurité

    2 personnes

Événement

  • Ouvrir les portes

    3 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    4 personnes

  • Vérifier les billets

    3 personnes

  • Tenir le vestiaire

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Encadrer la représentation d’ouverture

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Maintenir la propreté de l'espace public

    2 personnes

  • Encadrer la prestation principale

    3 personnes

  • Assurer la restauration de la pause

    3 personnes

  • Vérifier le niveau sonore

  • Coordonner le spectacle du soir

    3 personnes

  • Orienter les flux de visiteurs

    2 personnes

  • Encadrer la dernière représentation

    3 personnes

  • Annoncer le départ

  • Encadrer la sortie

    3 personnes

Suivi

  • Fermer le bar

    2 personnes

  • Clôturer la caisse

    2 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Démonter la sono

    4 personnes

  • Démonter l'installation d'éclairage

    3 personnes

  • Démonter la scène

    4 personnes

  • Remettre le mobilier en place

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Retourner le matériel technique

    2 personnes

  • Ranger le stock restant

    2 personnes

  • Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Éléments de podiumqté 12
  • Escaliers de scèneqté 2
  • Chaises pliantesqté 100
  • Tables hautesqté 8
  • Tables de bièreqté 6
  • Tabourets de barqté 12
  • Portantsqté 3
  • Cintresqté 120
  • Poteaux de balisageqté 12
  • Ruban de balisageqté 4

Vaisselle

  • Verres à eauqté 120
  • Verres à vinqté 80
  • Tasses à caféqté 80
  • Assiettes à pâtisserieqté 100
  • Fourchettesqté 120
  • Porte-serviettesqté 12
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Cuillères de serviceqté 12

Équipement

  • Table de mixage
  • Haut-parleursqté 4
  • Subwoofersqté 2
  • Moniteurs de scèneqté 4
  • Microphonesqté 6
  • Pieds de microqté 6
  • Boîtes D].I.qté 3
  • Rallongesqté 10
  • Multiprisesqté 8
  • Rallonges à enrouleurqté 4
  • Goulottes de câblesqté 20
  • Scanner de billetsqté 2
  • Caisse
  • Talkies-walkiesqté 6
  • Batteries externesqté 4

Éclairage

  • Projecteurs LEDqté 8
  • Pieds d’éclairageqté 4
  • Contrôleur d'éclairage
  • Éclairage d’ambianceqté 12

Décoration

  • Fond de scène
  • Rideaux de scèneqté 2
  • Guirlandes lumineusesqté 8
  • Nappesqté 14
  • Plantesqté 8
  • Affichesqté 12
  • Bandes adhésivesqté 4

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 6
  • Glacièresqté 6
  • Conteneurs à glaceqté 4
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de chefqté 4
  • Pincesqté 8
  • Pains de glaceqté 20

Nettoyage

  • Seauxqté 4
  • Sets de balaiqté 3
  • Serpillièresqté 4
  • Aspirateur
  • Gants de nettoyageqté 8

Catering

  • Courses

Conseils

  • Réserve le lieu et les artistes avant d’ouvrir la billetterie. Vérifie aussi les autorisations et l’assurance : sans ces éléments, une date annoncée peut devoir être reportée.
  • Pour un concert à minuit, fixe une heure limite pour les inscriptions et les besoins alimentaires, puis commande le catering plusieurs jours avant l’événement. Prévois un service simple à gérer tard dans la nuit.
  • Demande les informations techniques de chaque artiste avant de réserver le matériel. La table de mixage, les haut-parleurs, les retours de scène, les microphones et les boîtes D.I. doivent correspondre aux besoins réels.
  • Organise le montage en commençant par la zone de chargement et la scène, puis installe les sièges, l’entrée et le bar. Dégage la zone de chargement avant l’arrivée du matériel pour éviter les allers-retours.
  • Prépare la signalisation et le déroulé imprimé avant l’ouverture du lieu. Contrôle la météo le jour même, vérifie la liste des participants et sécurise les câbles avec des goulottes ou du ruban de balisage.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert de minuit ?
Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date pour réserver le lieu et les artistes, vérifier les autorisations et organiser l’assurance. La promotion et la billetterie peuvent ensuite être lancées dès que les éléments essentiels sont confirmés.
Quand ouvrir la billetterie pour un concert de minuit ?
Ouvre la billetterie après avoir confirmé le lieu, les artistes, les horaires et la capacité d’accueil. Une période de 4 à 6 semaines laisse généralement le temps de traiter les inscriptions et d’ajuster le catering.
Combien de temps prévoir pour monter la scène et la technique ?
Prévois au minimum 4 heures pour décharger, monter la scène, installer les projecteurs LED, les haut-parleurs, les moniteurs et les microphones, puis effectuer les tests. Ajoute 1 à 2 heures si le lieu est difficile d’accès ou si plusieurs artistes se succèdent.
Que faut-il vérifier le jour d’un concert à minuit ?
Vérifie la météo, la liste des participants, les autorisations disponibles, les accès de chargement et le déroulé imprimé avant l’ouverture. Contrôle aussi l’éclairage, les câbles, le bar, les sièges et la signalisation au moins 60 minutes avant l’arrivée du public.

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