Checklist para organizar un concierto de medianoche

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra el lugar, los permisos, el seguro y los artistas antes de abrir la venta de entradas. Como mínimo, deja varias semanas para comprobar la documentación y confirmar las condiciones técnicas.
• Pide a cada artista su información técnica y de camerino antes de reservar el equipo. La mesa de mezclas, los monitores, los micrófonos, los soportes y las cajas DI deben coincidir con lo que necesitará cada actuación.
• No dejes el catering para el día del concierto: recoge las preferencias dietéticas antes de hacer el pedido y confirma las cantidades con antelación. Para el servicio, prepara también vasos, copas, tazas, platos, cubiertos y bandejas.
• Programa el montaje por zonas y deja libre la carga antes de abrir el recinto. El escenario, el fondo, las sillas, la entrada y el bar deben estar colocados antes de que empiecen a llegar los asistentes.
• Haz una comprobación final unas horas antes de abrir: pronóstico, lista de asistentes, señalización, cables, regletas, alargadores y canaletas. Imprime el plan de trabajo para que el equipo pueda consultar horarios sin depender del teléfono.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de medianoche?

Empieza al menos con 8 semanas de margen para reservar el lugar, confirmar artistas, revisar permisos y contratar el seguro. Abre la venta de entradas solo cuando esos puntos estén confirmados.

¿Cuándo hay que reservar el equipo de sonido y las luces?

Reserva la técnica después de recopilar la información de los artistas y, preferiblemente, 4 semanas antes del concierto. Programa el montaje y la prueba de sonido para que terminen antes de abrir la entrada.

¿Cuándo se debe pedir el catering?

Recoge las preferencias dietéticas durante las inscripciones y confirma el pedido entre 7 y 10 días antes. Revisa las cantidades y el menaje al menos 24 horas antes del evento.

¿Cuánto tiempo antes hay que montar el escenario?

Empieza el montaje varias horas antes de la apertura, después de despejar la zona de carga. Deja tiempo para colocar el fondo, las sillas, la entrada y el bar, y reserva al menos 60 minutos para comprobar sonido e iluminación.

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