Checklist voor een middeleeuwse kerstmarkt organiseren

Een middeleeuwse kerstmarkt vraagt om meer voorbereiding dan alleen kramen en kerstdecoratie. Leg eerst datum, programma, terreinindeling en vergunningen vast; daarna volgen kraamhouders, artiesten, stroom, verlichting en vrijwilligers. In de laatste weken werk je de plattegrond, betaalwijze, voorraad en veiligheidsroutes uit. Plan ook een alternatief voor slecht weer en regel gekoelde opslag voor boodschappen. Met deze checklist zie je welke onderdelen in welke volgorde aandacht nodig hebben.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en terreinindeling bepalen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Leveranciers voor marktkramen boeken
Stroomvoorziening en verlichting reserveren
Muzikanten en artiesten bevestigen
Kraamhouders uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online evenementpagina publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Kraamindeling bevestigen
2 personen
Plattegrond en bewegwijzering maken
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligersrooster maken
Reserveringen voor materiaal maken
Betaalwijze en prijslijst vastleggen
2 personen
Veiligheidsplan en vluchtroutes maken
2 personen
Weersverwachting en alternatief controleren
Voorraadlijst definitief maken
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Boodschappen gekoeld opslaan
2 personen
Hapjes en deeg voorbereiden
3 personen
Warme drankbasis voorbereiden
2 personen
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
Kassa's en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Terrein afzetten
3 personen
Marktkramen plaatsen
6 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Stroom en apparatuur aansluiten
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Kraamtafels inrichten
6 personen
Cateringbalie inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Warme dranken opstarten
2 personen
Hapjes afwerken en presenteren
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Prijslijsten en routeborden plaatsen
2 personen
Kassa's testen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Kraamhouders ontvangen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Entree en informatie bemannen
2 personen
Catering bedienen
5 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
Muziekprogramma begeleiden
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Kaarsen en vuurkorven controleren
2 personen
Afvalpunten legen
2 personen
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
Toiletten controleren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Kassa's afsluiten
2 personen
Kraamhouders uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Verlichting uitschakelen
2 personen
Cateringrestanten veilig opslaan
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Marktkramen afbreken
6 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Decoratie verwijderen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur reinigen
2 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
Locatie schoon opleveren
2 personen
Kassageld en bonnen verwerken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Biertafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Kassa'saantal 2
Kledingrekkenaantal 4
Statafelsaantal 8
Kraamplankenaantal 24
Opslagboxenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Soepkommenaantal 80
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Theelepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 12
Schenkkanenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Soepketelsaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Betaalterminalsaantal 2
Verlenghaspelsaantal 8
Verdeelstekkersaantal 10
Mobiele speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Luidsprekerstatievenaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 20
Lantaarnsaantal 16
Ledkaarsenaantal 40
Batterijenaantal 48

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstkransenaantal 8
Dennentakkenaantal 12
Strobalenaantal 20
Houten kerstbordenaantal 12
Jutestofaantal 30
Kerstballenaantal 100
Houten kerstfigurenaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 12
Kerstlintaantal 10
Krijtbordenaantal 12
Krijtstiftenaantal 12
Tafellopersaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Tangenaantal 8
Ovenwantenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Serveerkommenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Papieren handdoekdispensersaantal 6
Handdoekrollenaantal 12
Toiletpapierhoudersaantal 6
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 6
EHBO-dozenaantal 2
Brandblussersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de terreinindeling uiterlijk vier weken vooraf vast. Teken daarop marktkramen, partytenten, eet- en drankpunten, opslag, artiestenruimte en vluchtroutes; zo ontdek je op tijd waar stroom en doorgangen ontbreken.
Bevestig kraamhouders en artiesten niet pas in de laatste week. Houd een actueel overzicht bij van afmeldingen, dieetwensen en benodigde ruimte per kraam, en zet de definitieve indeling daarna opnieuw door.
Test stroom en verlichting vóór de opbouw. Controleer of koffiezetapparaten, waterkokers, soepketels en warmhoudbakken tegelijk kunnen werken en reserveer voldoende verlengkabels en veilige aansluitpunten.
Maak het vrijwilligersrooster in blokken van twee tot drie uur. Plan aparte mensen voor ontvangst, kassa's, aanvullen, afval, toezicht en het vrijhouden van vluchtroutes; één persoon kan niet alle posten tegelijk bewaken.
Bereid warme drankbasis, hapjes en deeg zo veel mogelijk vooraf voor en leg gekoelde producten direct koud weg. Tel herbruikbare bekers, kopjes, kommen, borden en bestek na het opruimen voordat materiaal wordt ingeleverd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een middeleeuwse kerstmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen, kramen en artiesten. Reserveer stroom, verlichting en materiaal uiterlijk 6 weken vooraf, zodat je nog tijd hebt voor wijzigingen.
Welke vergunningen heb ik nodig voor een middeleeuwse kerstmarkt?: Dat hangt af van gemeente, locatie, verkoop, eten, alcohol, muziek en openbare ruimte. Controleer minimaal 8 weken vooraf welke vergunningen of meldingen gelden en noteer per aanvraag de uiterste indieningsdatum.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kerstmarkt?: Reken voor een kleine markt op minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor ontvangst en kassa, 2 voor eten en drinken en 2 voor terrein en aanvullen per dienst. Werk met diensten van 2 tot 3 uur, zodat posten de hele opening bezet blijven.
Wanneer maak ik de plattegrond en bewegwijzering van de kerstmarkt?: Maak een eerste plattegrond zodra de locatie en kramen bekend zijn, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Bevestig de definitieve versie uiterlijk 1 week voor de markt, nadat stroompunten, vluchtroutes en het weerplan zijn gecontroleerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.