Mittelalterlichen Weihnachtsmarkt organisieren: Checkliste

Ein mittelalterlicher Weihnachtsmarkt braucht frühere Planung als ein gewöhnliches Vereinsfest: Marktstände, Künstler, Genehmigungen, Strom und Sicherheitswege müssen zusammenpassen. Beginne mit Datum, Programm und Geländeaufteilung und arbeite dich anschließend zu Standbetreibern, Helfern und Material vor. In den letzten Tagen zählen vor allem Kühlung, warme Getränke, Dekoration und ein belastbarer Plan für schlechtes Wetter. Diese Checkliste bündelt 76 Aufgaben und 78 benötigte Dinge für die Vorbereitung und den Veranstaltungstag.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location und Geländeaufteilung festlegen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Lieferanten für Marktstände buchen
Stromversorgung und Beleuchtung reservieren
Musiker und Künstler bestätigen
Standbetreiber einladen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Veranstaltungsseite veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Standaufteilung bestätigen
2 Personen
Lageplan und Beschilderung erstellen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwilligenplan erstellen
Materialreservierungen vornehmen
Zahlungsart und Preisliste festlegen
2 Personen
Sicherheitsplan und Fluchtwege erstellen
2 Personen
Wettervorhersage und Alternative prüfen
Vorratsliste finalisieren
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Lebensmittel gekühlt lagern
2 Personen
Snacks und Teig vorbereiten
3 Personen
Basis für warme Getränke vorbereiten
2 Personen
Weihnachtsdekoration sortieren
2 Personen
Kassen und Wechselgeld bereitstellen
2 Personen
Gelände absperren
3 Personen
Marktstände aufstellen
6 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
Strom und Geräte anschließen
2 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Messetische einrichten
6 Personen
Cateringtheke einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Heiße Getränke ansetzen
2 Personen
Häppchen fertigstellen und präsentieren
3 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Preisliste und Wegweiser aufstellen
2 Personen
Kassen testen
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

Standbetreiber empfangen
3 Personen
Besucher begrüßen
4 Personen
Eingang und Information besetzen
2 Personen
Catering servieren
5 Personen
Heiße Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Musikprogramm begleiten
2 Personen
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
Kerzen und Feuerkörbe prüfen
2 Personen
Abfallstationen leeren
2 Personen
Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Kassen abschließen
2 Personen
Standbetreiber verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Beleuchtung ausschalten
2 Personen
Catering-Reste sicher lagern
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Marktstände abbauen
6 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Dekoration entfernen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Geräte reinigen
2 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
Ort sauber übergeben
2 Personen
Kassengeld und Belege abrechnen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 4
BiertischeAnz. 12
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
KassenAnz. 2
KleiderständerAnz. 4
StehtischeAnz. 8
MessethekenAnz. 24
LagerboxenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
SuppenschalenAnz. 80
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 120
TeelöffelAnz. 100
ServiertablettsAnz. 12
KaraffenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
SuppenkesselAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlschränkeAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
KartenterminalsAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
SteckdosenleistenAnz. 10
Mobile LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
LautsprecherstativeAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
LED-LampenAnz. 20
LaternenAnz. 16
StumpenkerzenAnz. 40
BatterienAnz. 48

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 4
WeihnachtskränzeAnz. 8
TannenzweigeAnz. 12
StrohballenAnz. 20
Hölzerne WeihnachtsschilderAnz. 12
JutestoffAnz. 30
WeihnachtskugelnAnz. 100
Hölzerne WeihnachtsfigurenAnz. 20
WimpelkettenAnz. 12
WeihnachtsbandAnz. 10
KreidetafelnAnz. 12
KreidestifteAnz. 12
TischläuferAnz. 20

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 4
ZangenAnz. 8
OfenhandschuheAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
ServierschalenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4
PapierhandtuchspenderAnz. 6
HandtuchrollenAnz. 12
ToilettenpapierhalterAnz. 6
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 6
Erste-Hilfe-KästenAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Programm und Geländeaufteilung mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Erst danach lassen sich Marktstände, Partyzelte, Beleuchtung und die Standpositionen zuverlässig reservieren.
Prüfe Genehmigungen, Meldungen, Fluchtwege und den Sicherheitsplan spätestens 6 Wochen vor dem Markt. Plane außerdem eine wetterfeste Alternative, statt erst am Veranstaltungstag über Regen oder Kälte zu entscheiden.
Bestätige Musiker, Künstler und Standbetreiber 3 bis 4 Wochen vorher schriftlich. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und teile mit, wann Aufbau, Anlieferung und Standübergabe stattfinden.
Erstelle den Lageplan mit Beschilderung und den Freiwilligenplan spätestens 10 Tage vor dem Markt. Weise Kassen, Einlass, Ausschank, Nachfüllen und Abbau namentlich zu; so bleiben Thermoskannen, Suppenkessel und Kühlboxen nicht unbeaufsichtigt.
Bereite Snacks, Teig und die Basis für warme Getränke am Vortag vor. Lebensmittel gehören bis zum Einsatz in Kühlschränke oder Kühlboxen; sortiere Weihnachtsdekoration, wiederverwendbare Becher und Serviergeschirr nach Einsatzort.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen mittelalterlichen Weihnachtsmarkt organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Gelände. Genehmigungen, Marktstände, Stromversorgung, Künstler und Standbetreiber sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin angestoßen oder bestätigt sein.
Was braucht man für einen mittelalterlichen Weihnachtsmarkt?: Neben Marktständen und Zelten brauchst du unter anderem Kassen, Tische, Sitzgelegenheiten, Beleuchtung, wiederverwendbare Becher, Teller und Besteck. Für die Verpflegung kommen Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Suppenkessel, Warmhaltebehälter sowie Kühlmöglichkeiten hinzu.
Wann soll der Lageplan für den Weihnachtsmarkt fertig sein?: Der Lageplan mit Standaufteilung, Beschilderung und Fluchtwegen sollte etwa 10 bis 14 Tage vorher fertig sein. So können Standbetreiber, Helfer und Lieferanten ihre Positionen und Zufahrten rechtzeitig erhalten.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines mittelalterlichen Weihnachtsmarkts?: Plane für Zelte, Marktstände, Strom, Beleuchtung, Beschilderung und Dekoration mindestens einen halben Aufbautag ein. Bei vielen Ständen oder mehreren Versorgungsstationen sind 6 bis 8 Stunden mit einem festen Helferplan realistischer.

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