Checklist pour organiser un marché de Noël médiéval

Un marché de Noël médiéval demande une préparation répartie sur plusieurs semaines : le site, les autorisations, les exposants et le programme doivent être fixés avant de communiquer la date. Prévoyez aussi l’électricité, l’éclairage, les stands et un plan de repli en cas de mauvais temps. Cette checklist de 76 tâches vous guide jusqu’aux achats, au stockage au frais et à la préparation des boissons chaudes. Les 78 éléments de matériel servent à vérifier chaque zone avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Déterminer le site et l’agencement du terrain
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Réserver les fournisseurs pour les stands de marché
Réserver l’alimentation électrique et l’éclairage
Confirmer les musiciens et les artistes
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la page de l’événement en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer la répartition des stands
2 personnes
Créer le plan et la signalétique
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
Faire les réservations pour le matériel
Définir le mode de paiement et la grille tarifaire
2 personnes
Élaborer le plan de sécurité et les issues de secours
2 personnes
Vérifier les prévisions météo et le plan de repli
Finaliser la liste des stocks
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les courses au frais
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et la pâte
3 personnes
Préparer la base des boissons chaudes
2 personnes
Trier les décorations de Noël
2 personnes
Préparer les caisses et la monnaie
2 personnes
Balisage du site
3 personnes
Installer les stands du marché
6 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l'éclairage
4 personnes
Brancher l’alimentation et l’équipement
2 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Aménager les tables du stand
6 personnes
Aménager le comptoir traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les boissons chaudes
2 personnes
Finaliser et présenter les amuse-bouches
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer les listes de prix et les panneaux d’orientation
2 personnes
Tester les caisses
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Réceptionner les supports de stand
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Assurer l’accueil et l’information
2 personnes
Assurer le service traiteur
5 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Encadrer le programme musical
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Vérifier les bougies et les braseros
2 personnes
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
Vérifier les toilettes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Fermer les caisses
2 personnes
Dire au revoir aux exposants
2 personnes

Suivi

Éteindre l’éclairage
2 personnes
Stocker les restes de catering en toute sécurité
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les stands du marché
6 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’équipement
2 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Remettre le lieu propre
2 personnes
Traiter la caisse et les reçus
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tables de bièreqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Caissesqté 2
Portants à vêtementsqté 4
Tables hautesqté 8
Planches de standqté 24
Caisses de stockageqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Bol à soupeqté 80
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8
Thermosqté 8
Louchesqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Marmites à soupeqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 6
Terminaux de paiementqté 2
Rallonges électriquesqté 8
Multiprisesqté 10
Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de haut-parleurqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 20
Lanternesqté 16
Bougies LEDqté 40
Pilesqté 48

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Couronnes de Noëlqté 8
Branches de sapinqté 12
Balles de pailleqté 20
Panneaux de Noël en boisqté 12
Toile de juteqté 30
Boules de Noëlqté 100
Figurines de Noël en boisqté 20
Guirlandes de fanionsqté 12
Ruban de Noëlqté 10
Panneaux en ardoiseqté 12
Marqueurs craieqté 12
Chemins de tableqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 4
Pincesqté 8
Gants de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Saladiers de serviceqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de serviettes en papierqté 6
Rouleaux d’essuie-mainsqté 12
Porte-papier toiletteqté 6
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 6
Trousse de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le programme et le plan du terrain, puis vérifiez les autorisations avant d’inviter les exposants. Cela évite de confirmer des stands alors que le site ou les horaires doivent encore changer.
Réservez tôt les stands, tentes, tables, éclairage et alimentation électrique. Pour un marché en extérieur, prévoyez un plan de repli écrit au moins 7 jours avant l’événement et partagez-le avec les exposants.
Attribuez chaque stand à l’avance et indiquez sa place sur un plan affiché. Prévoyez une signalétique lisible dès l’entrée, ainsi que des caisses de stockage pour éviter que le matériel et les marchandises restent dans les passages.
Planifiez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures, avec une personne responsable de l’accueil, des paiements et de la sécurité. Confirmez les besoins alimentaires des participants au plus tard 5 jours avant le marché.
Préparez la base des boissons chaudes et les amuse-bouches la veille lorsque c’est possible. Gardez les produits réfrigérés entre 0 et 4 °C, puis vérifiez le jour même les thermos, machines à café, bouilloires et marmites à soupe.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël médiéval ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour fixer le site, obtenir les autorisations, réserver les fournisseurs et confirmer les artistes. Commencez plus tôt si le marché comprend beaucoup d’exposants ou des installations électriques importantes.
Quand faut-il inviter les exposants d’un marché de Noël médiéval ?: Envoyez les invitations environ 8 semaines avant l’événement et fixez une date limite d’inscription à 4 ou 5 semaines. Confirmez ensuite la répartition des stands au moins 10 jours avant l’ouverture.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marché de Noël ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les paiements et 1 pour la coordination ou la sécurité par créneau de 2 à 3 heures. Ajoutez une personne pour chaque zone qui nécessite un service continu, comme les boissons ou les stands alimentaires.
Quand préparer les boissons chaudes et les aliments ?: Préparez les bases et les éléments non périssables la veille, puis installez les boissons chaudes le jour même. Achetez et stockez les produits frais au plus tard 24 heures avant, en les conservant entre 0 et 4 °C.

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