Checklist para organizar un mercado navideño medieval

Un mercado navideño medieval combina puestos, gastronomía, música y decoración, así que conviene trabajar con un calendario cerrado. Empieza por la fecha, el programa, el recinto y los permisos; después confirma expositores, proveedores y artistas. Durante las últimas semanas tendrás que coordinar inscripciones, voluntarios, pagos, señalización y seguridad. Esta checklist también contempla lo que suele quedarse para el final: iluminación, bebidas calientes, conservación en frío y una alternativa si cambia el tiempo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Definir la ubicación y la distribución del recinto
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
Reservar proveedores para los puestos del mercado
Reservar suministro eléctrico e iluminación
Confirmar músicos y artistas
Invitar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la página del evento en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar la distribución de los puestos
2 personas
Hacer el mapa y la señalización
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Crear el horario de voluntarios
Hacer reservas de material
Definir método de pago y lista de precios
2 personas
Crear un plan de seguridad y rutas de evacuación
2 personas
Comprobar la previsión meteorológica y la alternativa
Cerrar la lista de inventario
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Guardar los productos refrigerados
2 personas
Preparar aperitivos y masa
3 personas
Preparar la base de bebidas calientes
2 personas
Clasificar decoración navideña
2 personas
Preparar las cajas registradoras y el cambio
2 personas
Cerrar el recinto
3 personas
Colocar los puestos del mercado
6 personas
Montar las carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colgar la iluminación
4 personas
Conectar la corriente y el equipo
2 personas
Colgar la decoración
4 personas
Montar las mesas del puesto
6 personas
Montar el mostrador de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Poner en marcha las bebidas calientes
2 personas
Terminar y presentar los aperitivos
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Colocar listas de precios y señalización de ruta
2 personas
Probar las cajas registradoras
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Atender la entrada y la información
2 personas
Servir el catering
5 personas
Servir bebidas calientes
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
Coordinar el programa musical
2 personas
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
Comprobar las velas y las braseras
2 personas
Vaciar puntos de residuos
2 personas
Limpiar las mesas entre usos
2 personas
Comprobar los baños
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar las cajas
2 personas
Despedir a los expositores
2 personas

Seguimiento

Apagar la iluminación
2 personas
Almacenar de forma segura los restos del catering
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar los puestos del mercado
6 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Retirar la decoración
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el equipo
2 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los víveres sobrantes
2 personas
Dejar el recinto limpio
2 personas
Gestionar el efectivo de caja y los recibos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Carpas de fiestacant. 4
Mesas de cervezacant. 12
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 12
Cajas registradorascant. 2
Percheroscant. 4
Mesas altascant. 8
Tablones del puestocant. 24
Cajas de almacenamientocant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Tazones para sopacant. 80
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 120
Cucharillascant. 100
Bandejas de serviciocant. 12
Jarrascant. 8
Termoscant. 8
Cucharonescant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Ollas para sopacant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 4
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Terminales de pagocant. 2
Enrollacablescant. 8
Regletascant. 10
Altavoces móvilescant. 2
Micrófonoscant. 2
Soportes para altavocescant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Lámparas LEDcant. 20
Farolescant. 16
Velas LEDcant. 40
Bateríascant. 48

Decoración

Árboles de Navidadcant. 4
Coronas navideñascant. 8
Ramas de pinocant. 12
Pacas de pajacant. 20
Tablas navideñas de maderacant. 12
Tela de yutecant. 30
Bolas de Navidadcant. 100
Figuras navideñas de maderacant. 20
Guirnaldascant. 12
Cinta navideñacant. 10
Pizarrascant. 12
Rotuladores de tizacant. 12
Manteles runnerscant. 20

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 4
Pinzascant. 8
Guantes de hornocant. 6
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Cuencos de serviciocant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de toallas de papelcant. 6
Rollos de toallacant. 12
Portarrollos de papel higiénicocant. 6
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la distribución del recinto antes de invitar a los expositores. Necesitarás saber cuántos puestos caben, dónde irán las carpas y qué zonas quedan libres para circulación y evacuación.
No dejes los permisos para la última semana. Comprueba con antelación qué autorizaciones y notificaciones corresponden al recinto, a la venta de alimentos, a la música y a la instalación eléctrica.
Confirma por escrito las necesidades de cada puesto y artista: espacio, mesas, sillas, electricidad, horarios de llegada y forma de pago. Haz el mapa definitivo cuando tengas las respuestas, no antes.
Calcula el servicio de bebidas calientes por franjas, no solo por número total de invitados. Prepara termos, cafeteras, teteras y ollas para sopa, y reserva espacio para mantener la comida caliente y guardar los productos refrigerados.
Asigna voluntarios a turnos con responsables concretos para montaje, cajas, reposición, limpieza y cierre. Publica el horario al menos 7 días antes y prepara una alternativa cubierta para carpas, puestos y actividades si llueve.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño medieval?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los permisos, los puestos, la electricidad, los artistas y las carpas suelen requerir confirmación previa; deja las compras y la preparación de alimentos para la última semana.
¿Qué hay que reservar para los puestos de un mercado medieval?: Como mínimo, puestos o carpas, mesas, sillas, iluminación, electricidad y cajas de almacenamiento. Confirma las cantidades cuando cierres el mapa, idealmente 3 o 4 semanas antes del evento.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado navideño?: Calcula al menos una persona responsable por cada función activa: montaje, información, cobros, reposición, limpieza y cierre. Organiza turnos de 2 a 3 horas y publica el cuadrante 7 días antes.
¿Qué hacer si llueve el día del mercado navideño?: Define la alternativa al menos 2 semanas antes: zonas cubiertas, cambio de distribución, protección de alimentos y rutas de evacuación despejadas. Revisa la previsión 48 horas antes y vuelve a comprobarla la mañana del evento.

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