LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Mentoravond organiseren: checklist en planning

Een mentoravond vraagt vooral om een strakke indeling en duidelijke informatie vooraf. Begin met uitnodigingen en aanmeldingen, zodat je dieetwensen, mentoren en gespreksgroepen op tijd kunt verwerken. Reserveer daarna de ruimtes en regel catering, formulieren en techniek. Op de avond zelf draait alles om een herkenbare ontvangst, goed bewegwijzerde gespreksruimtes en een koffiepunt dat direct klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Uitnodigingen versturen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Herinnering versturen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Gespreksindeling maken

    2 personen

  • Mentoren indelen

    2 personen

  • Ruimtes reserveren

  • Catering bestellen

  • Naamkaartjes voorbereiden

    2 personen

  • Gespreksformulieren printen

  • Aanwezigheidslijst printen

  • Routebordjes maken

  • Presentatie controleren

  • Techniek testen

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Buffet voorbereiden

    3 personen

  • Koffiepunt inrichten

    2 personen

  • Ontvangstbalie inrichten

    2 personen

  • Tafels opstellen

    4 personen

  • Stoelen neerzetten

    4 personen

  • Gespreksruimtes inrichten

    4 personen

  • Naamkaartjes klaarleggen

  • Formulieren klaarleggen

  • Routebordjes ophangen

    2 personen

  • Verlichting controleren

  • Ontvangstteam instrueren

    2 personen

Event

  • Mentoren ontvangen

    2 personen

  • Gasten registreren

    3 personen

  • Naamkaartjes uitdelen

    2 personen

  • Gasten naar ruimtes wijzen

    2 personen

  • Openingspresentatie verzorgen

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    3 personen

  • Buffet openen

    2 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Mentorgesprekken begeleiden

    10 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Buffet aanvullen

    2 personen

  • Gebruikt servies ophalen

    2 personen

  • Pauzesignaal geven

  • Wijzigingen in gesprekken verwerken

    2 personen

  • Laatste gesprekken afronden

    2 personen

  • Afscheid van gasten begeleiden

    2 personen

Nazorg

  • Restanten verpakken

    2 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Buffet opruimen

    2 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Gespreksruimtes leegmaken

    3 personen

  • Techniek uitschakelen

    2 personen

  • Routebordjes verwijderen

  • Oppervlakken schoonmaken

    3 personen

  • Vloeren controleren

    2 personen

  • Ruimtes afsluiten

    2 personen

  • Materialen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven voorraad opbergen

  • Aanwezigheidsgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 12
  • Stoelenaantal 70
  • Ontvangsttafel
  • Kledingrek

Servies

  • Koffiekopjesaantal 70
  • Glazenaantal 70
  • Bordenaantal 80
  • Besteksetsaantal 80
  • Serveerschalenaantal 12
  • Kannenaantal 8

Apparatuur

  • Laptopsaantal 2
  • Projectorenaantal 2
  • Projectieschermenaantal 2
  • HDMI-kabelsaantal 3
  • Verlengkabelsaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 6

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 6
  • Koelboxenaantal 4
  • Snijplankenaantal 3
  • Keukenmessenaantal 3

Decoratie

  • Tafelkledenaantal 12
  • Naamkaartstandaardsaantal 70
  • Informatiebordenaantal 8
  • Pijlenbordjesaantal 12

Verlichting

  • Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 8
  • Stoffer en blikaantal 2
  • Emmersaantal 3
  • Dweilenaantal 3
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Stuur de uitnodiging uiterlijk 3 weken vooraf en verwerk de aanmeldingen doorlopend. Verstuur 5 tot 7 dagen voor de mentoravond een herinnering met tijd, route en eventuele gespreksindeling.
  • Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 7 dagen vooraf door aan de catering. Houd daarna ruimte voor enkele late wijzigingen.
  • Maak de gespreksindeling minimaal 3 dagen vooraf en leg per ruimte de formulieren en naamkaartjes klaar. Print ook een aparte aanwezigheidslijst voor de ontvangstbalie.
  • Test presentatie, laptop, projector, HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk 1 dag vooraf op dezelfde plek als tijdens de avond. Neem een reservekabel mee als de aansluiting niet vaststaat.
  • Richt de ontvangstbalie 45 minuten voor aanvang in en hang routebordjes vóórdat deelnemers binnenkomen. Zet koffie, water en glazen klaar, zodat de eerste gesprekken niet worden onderbroken door praktische vragen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een mentoravond organiseren?
Begin ongeveer 4 weken vooraf met uitnodigingen, ruimteplanning en de eerste inventarisatie van mentoren. Rond de indeling, catering en techniek uiterlijk 3 dagen voor de avond af.
Wanneer verstuur je een herinnering voor een mentoravond?
Verstuur de herinnering 5 tot 7 dagen vooraf. Vermeld daarin de starttijd, locatie, route, eventuele gespreksindeling en het verzoek om wijzigingen direct door te geven.
Hoeveel tijd heb je nodig om een mentoravond klaar te zetten?
Plan minimaal 45 minuten voor ontvangstbalie, tafels, stoelen, gespreksruimtes, formulieren en routebordjes. Trek 60 tot 90 minuten uit als je ook catering, koffiepunt en techniek opbouwt.
Wanneer test je de techniek voor een mentoravond?
Test laptop, projector, projectiescherm en kabels uiterlijk 1 dag vooraf. Doe op de avond zelf nog een korte controle zodra de ruimte is ingericht, bij voorkeur 45 minuten voor aanvang.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!