Checklist para organizar una Noche de mentores

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra las inscripciones antes de repartir las conversaciones. Así puedes asignar mentores con datos reales y dejar tiempo para recoger preferencias dietéticas y enviar un recordatorio.
• Reserva los espacios antes de preparar la distribución. Cuenta cuántas conversaciones se celebrarán al mismo tiempo y comprueba que cada sala tenga sillas, mesas, tarjetas y formularios.
• Prepara la recepción con antelación: lista de asistencia, tarjetas de nombre, soportes y carteles visibles. Deja los materiales agrupados para que una sola persona pueda registrar a los asistentes sin buscar nada.
• Haz la prueba técnica como mínimo el día anterior y vuelve a revisar cables HDMI, alargadores, regletas, portátiles, proyectores y pantallas antes de que lleguen los participantes.
• Monta el buffet y el punto de café antes de abrir la recepción. Enfría las bebidas con tiempo y coloca tazas, vasos, platos, cubiertos, bandejas y jarras para evitar interrupciones durante las conversaciones.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo enviar las invitaciones para una Noche de mentores?

Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del encuentro. Así tendrás tiempo para gestionar las inscripciones, recoger preferencias dietéticas, asignar mentores y enviar un recordatorio final.

¿Cuándo cerrar las inscripciones y hacer la distribución de conversaciones?

Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes. Haz la distribución después del cierre, cuando conozcas el número final de asistentes y puedas asignar las conversaciones sin rehacer todo el plan.

¿Cuándo preparar las salas de reunión?

Monta las salas el mismo día, al menos 90 minutos antes de la llegada del público. Coloca mesas, sillas, formularios, tarjetas con nombres y carteles de ruta, y deja un margen para corregir cambios.

¿Cuándo hacer la prueba técnica de la presentación?

Comprueba la presentación y prueba toda la técnica el día anterior, y repite una revisión rápida 60 minutos antes de empezar. Verifica especialmente los portátiles, proyectores, pantallas, cables y regletas.

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