Mentorenabend organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Mentorenabend braucht mehr als Einladungen und einen reservierten Raum. Du musst Anmeldungen, Ernährungswünsche und Gesprächszeiten zusammenbringen, bevor du Mentoren einteilst und Räume planst. Kurz vor dem Termin entscheiden klare Wegweiser, vorbereitete Formulare und ein funktionierender Empfang darüber, ob der Abend ruhig startet. Diese Checkliste führt dich durch die 57 Aufgaben und 33 benötigten Dinge – von der ersten Einladung bis zum aufgeräumten Raum.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Erinnerung senden
Ernährungswünsche erfassen
Gesprächsplanung erstellen
2 Personen
Mentoren einteilen
2 Personen
Räume reservieren
Catering bestellen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Gesprächsformulare drucken
Anwesenheitsliste drucken
Wegweiser erstellen
Präsentation prüfen
Technik testen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Buffet vorbereiten
3 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Gesprächsräume einrichten
4 Personen
Namensschilder bereitlegen
Formulare bereitlegen
Wegweiser aufhängen
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
Empfangsteam einweisen
2 Personen
Event
Mentoren empfangen
2 Personen
Gäste registrieren
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Gäste in die Räume weisen
2 Personen
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Buffet eröffnen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Mentorengespräche begleiten
10 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Benutztes Geschirr abholen
2 Personen
Pausensignal geben
Änderungen in Gesprächen verarbeiten
2 Personen
Letzte Gespräche abschließen
2 Personen
Verabschiedung der Gäste begleiten
2 Personen
Nachbereitung
Restbestände verpacken
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Buffet aufräumen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Gesprächsräume leerräumen
3 Personen
Technik ausschalten
2 Personen
Routenschilder entfernen
Oberflächen reinigen
3 Personen
Böden kontrollieren
2 Personen
Räume abschließen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
Anwesenheitsdaten archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 70
- Empfangstisch
- Kleiderständer
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- GläserAnz. 70
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServierschalenAnz. 12
- KannenAnz. 8
Ausstattung
- LaptopsAnz. 2
- ProjektorenAnz. 2
- ProjektionsleinwändeAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
Dekoration
- TischdeckenAnz. 12
- NamenskartenständerAnz. 70
- InfotafelnAnz. 8
- PfeilschilderAnz. 12
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Verschicke die Einladungen spätestens drei bis vier Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist etwa 10 Tage vor dem Mentorenabend. So bleiben dir mindestens sieben Tage, um Absagen, Ernährungswünsche und die Gesprächsplanung zu bearbeiten.
- Plane für jedes Gespräch einen festen Zeitblock von 20 bis 30 Minuten und ergänze 5 Minuten Wechselzeit. Teile Mentoren erst ein, wenn Anmeldungen und Gesprächsbedarf vollständig erfasst sind.
- Reserviere nicht nur den Hauptraum: Für parallele Gespräche brauchst du je einen geeigneten Raum pro Gesprächsgruppe. Prüfe außerdem mindestens eine Woche vorher, ob Tische, Stühle, Empfangstisch und Kleiderständer tatsächlich verfügbar sind.
- Teste Präsentation, Laptops, Projektoren, Projektionsleinwände, HDMI- und Verlängerungskabel am Vortag. Lege Namensschilder, Gesprächsformulare und Anwesenheitsliste am Empfang bereit, statt sie erst während des Einlasses zu suchen.
- Kühle Getränke am Nachmittag vor dem Termin und richte Kaffee, Wasserkocher, Kaffeemaschinen und Thermoskannen spätestens 30 Minuten vor Beginn ein. Stelle Teller, Gläser, Besteck, Servierschalen und Abfallbehälter direkt am Buffet auf, damit der Empfang frei bleibt.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Mentorenabend organisieren?
- Beginne vier bis sechs Wochen vorher mit Räumen und Einladungen. Die Anmeldung sollte etwa 10 Tage vor dem Termin schließen, damit du noch eine Woche für Einteilung, Formulare und offene Rückfragen hast.
- Wie viele Räume braucht man für einen Mentorenabend?
- Rechne mit einem Gesprächsraum pro parallel laufender Gesprächsgruppe und zusätzlich einem Raum für Empfang oder Präsentation. Bei vier gleichzeitigen Gesprächen brauchst du daher mindestens vier geeignete Gesprächsräume plus einen zentralen Bereich.
- Wann soll man die Technik für den Mentorenabend testen?
- Führe einen vollständigen Test am Vortag durch und prüfe Laptop, Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel gemeinsam. Plane am Veranstaltungstag zusätzlich 30 Minuten für Aufbau und einen kurzen Funktionstest ein.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Mentorenabend?
- Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Gesprächsräume, Empfang, Buffet, Kaffee und Wegweiser ein. Wenn mehrere Räume eingerichtet oder Präsentationstechnik aufgebaut werden muss, sind zwei Stunden realistischer.
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