Organiser une soirée mentorat sans rien oublier

Une soirée mentorat repose sur une organisation précise : les participants doivent savoir où aller, avec qui échanger et combien de temps rester dans chaque espace. Cette checklist couvre les 57 tâches du projet, de l’envoi des invitations à la remise en ordre finale. Prévois les inscriptions, les besoins alimentaires, la répartition des mentors et l’aménagement des salles avant de commander le catering. Le jour même, garde du temps pour tester la présentation, installer l’accueil et refroidir les boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Envoyer un rappel
Recueillir les besoins alimentaires
Établir l'agencement des espaces de discussion
2 personnes
Répartir les mentors
2 personnes
Réserver des espaces
Commander le catering
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les formulaires de discussion
Imprimer la liste de présence
Créer des panneaux de direction
Vérifier la présentation
Tester la technique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le buffet
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager les espaces de discussion
4 personnes
Préparer les badges nominatifs
Préparer les formulaires
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les mentors
2 personnes
Enregistrer les invités
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Indiquer les salles aux invités
2 personnes
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Animer les entretiens de mentorat
10 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Récupérer la vaisselle utilisée
2 personnes
Donner le signal de pause
Gérer les modifications des conversations
2 personnes
Conclure les derniers échanges
2 personnes
Accompagner le départ des invités
2 personnes

Suivi

Emballer les restes
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter le buffet
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Vider les espaces de discussion
3 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Retirer les panneaux d’orientation
Nettoyer les surfaces
3 personnes
Contrôler les sols
2 personnes
Fermer les espaces
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger le stock restant
Archiver les données de présence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 70
Table d’accueil
Portant à vêtements

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 70
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3

Décoration

Nappesqté 12
Présentoirs pour cartes nominativesqté 70
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux de flèchesqté 12

Éclairage

Lampadairesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Envoie les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et relancer les personnes qui n’ont pas répondu. Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la soirée afin de finaliser les groupes et les besoins alimentaires.
Prépare la répartition des mentors après la clôture des inscriptions. Imprime une liste de présence et les formulaires de discussion, puis vérifie que chaque espace dispose du nombre de chaises nécessaire.
Réserve les espaces avant de commander le catering : l’agencement des tables, des chaises et des zones de discussion dépend directement de la configuration des salles. Prévois aussi des panneaux avec flèches entre l’accueil, les discussions et le buffet.
Installe l’accueil avant l’arrivée des participants, avec la table d’accueil, les badges nominatifs et les informations pratiques. Place les badges dans l’ordre alphabétique pour éviter une file d’attente au début de la soirée.
Teste la présentation et les câbles HDMI avant l’ouverture, puis vérifie les rallonges et multiprises. Mets le buffet et le point café en place au moins 30 minutes avant l’arrivée des invités, et refroidis les boissons à l’avance.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée mentorat ?: Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Ferme les inscriptions environ 7 jours avant l’événement pour avoir le temps de répartir les mentors, recueillir les besoins alimentaires et préparer les badges.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une soirée mentorat ?: Prévois au minimum 2 heures avant l’arrivée des participants pour installer les tables, les chaises, l’accueil, les espaces de discussion, les panneaux et le buffet. Ajoute 30 minutes pour tester la présentation et la technique.
Quand commander le catering pour une soirée mentorat ?: Passe la commande dès que le nombre de participants est suffisamment stabilisé, généralement 5 à 7 jours avant la soirée. Confirme alors les quantités et les besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions.
Que faut-il préparer à l’accueil d’une soirée mentorat ?: Prépare la table d’accueil, la liste de présence et les badges nominatifs au moins 1 jour avant. Classe les badges par ordre alphabétique et place les panneaux d’orientation avant l’ouverture des portes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.