Boodschappenlijst voor een mentoravond

Voor een mentoravond heb je meer nodig dan koffie en stoelen. Deelnemers moeten snel hun gesprekstafel vinden, mentoren moeten herkenbaar zijn en formulieren moeten op het juiste moment klaarliggen. Regel per aanwezige een naamkaartje, formulier en zitplaats en houd extra voorraad achter de hand. Controleer techniek en stroom vooraf, vooral als je meerdere gespreksruimtes met laptops en projectoren gebruikt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 70
Ontvangsttafel
Kledingrek

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 70
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Kannenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Naamkaartstandaardsaantal 70
Informatiebordenaantal 8
Pijlenbordjesaantal 12

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 2 pakken
- Zoetjes - 1 doos
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroensap - 2 flessen
- Mineraalwater plat - 12 flessen
- Mineraalwater bruisend - 8 flessen
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- Tonic - 2 flessen
- Citroen - 8 stuks
- Komkommer - 6 stuks
- Cherrytomaten - 2 kilogram
- Wortels - 2 kilogram
- Paprika - 12 stuks
- Druiven - 3 kilogram
- Appels - 60 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Meloen - 4 stuks
- Mini-pistolets - 100 stuks
- Volkorenbrood - 8 broden
- Wraps - 40 stuks
- Roomkaas - 2 kilogram
- Jonge kaas - 2 kilogram
- Hummus - 1,5 kilogram
- Kipfiletbeleg - 1,5 kilogram
- Eiersalade - 1 kilogram
- Tonijnsalade - 1 kilogram
- Groentespread - 1 kilogram
- Kruidenboter - 1 kilogram
- Mayonaise - 1 fles
- Mosterd - 1 fles
- Ketchup - 1 fles
- Paprikachips - 4 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Zoutjesmix - 3 zakken
- Kaascrackers - 3 pakken
- Koekjes - 6 pakken
- Mini-muffins - 80 stuks
- Glutenvrije crackers - 2 pakken
- Vegan beleg - 1 kilogram
- Vegan wraps - 20 stuks
- Notenvrije mueslirepen - 40 stuks
- Servetten - 200 stuks
- Papieren bekers - 100 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 1 rol
- Afvalzakken - 30 stuks
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Handzeep - 4 flacons
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Sponsjes - 10 stuks
- Theedoeken - 12 stuks
- Koffiefilters - 2 pakken
- Roerstaafjes - 200 stuks
- Satéprikkers - 100 stuks
- Servieslabels - 2 pakken

Tips

Reken voor koffie en thee op 2 kopjes per persoon voor de avond en zet daarnaast minstens 1 kan water per 10 deelnemers klaar. Plan een tweede koffiepunt als de groep groter is dan 40 personen.
Neem voor servies 10% extra mee boven het verwachte aantal aanwezigen. Zo kom je bij 50 deelnemers uit op minstens 55 kopjes, glazen, borden en besteksets.
Leg bij de ontvangstbalie naamkaartstandaards, naamkaartjes en de aanwezigheidslijst klaar. Maak minimaal 5 extra naamkaartjes voor last-minute deelnemers of fout geschreven namen.
Test uiterlijk 1 dag vooraf elke laptop, projector, HDMI-kabel, verlengkabel en stekkerdoos samen. Neem per gebruikte projector 1 reserve-HDMI-kabel mee; die ontbreekt vaak juist op de avond zelf.
Zet per gespreksruimte een kan water, glazen en de benodigde gespreksformulieren klaar. Hang route- en pijlenbordjes minstens 30 minuten voor de ontvangst op, zodat deelnemers niet bij de balie blijven wachten.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een mentoravond?: Zorg voor koffie, thee, water, servies, naamkaartjes, gespreksformulieren en materialen voor de ontvangst. Voeg techniek, routebordjes, tafelkleden en schoonmaakspullen toe als die niet op locatie aanwezig zijn.
Hoeveel koffie heb ik nodig voor een mentoravond?: Reken op 2 kopjes koffie of thee per persoon voor de hele avond. Voor 50 deelnemers betekent dat ongeveer 100 kopjes; neem extra koffie mee voor mentoren en begeleiders.
Hoeveel naamkaartjes moet ik regelen?: Maak voor iedere aangemelde deelnemer en mentor 1 naamkaartje en voeg minstens 5 extra kaartjes toe. Controleer de namen uiterlijk 1 dag voor de mentoravond, zodat je typefouten nog kunt herstellen.
Wanneer moet ik de techniek voor een mentoravond testen?: Test laptops, projectoren, projectieschermen, HDMI-kabels en stroomaansluitingen uiterlijk 1 dag vooraf. Doe op de avond zelf nog een korte controle zodra de tafels en gespreksruimtes zijn opgesteld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.