Que faut-il prévoir pour une soirée de mentorat ?

Une soirée de mentorat demande plus que des boissons et quelques tables. Il faut pouvoir accueillir les participants, organiser plusieurs espaces de discussion et servir facilement le café ou le buffet. Prévoyez aussi le matériel technique pour la présentation, ainsi que la vaisselle et les équipements souvent oubliés au dernier moment. Cette liste rassemble les fournitures à acheter ou à emprunter avant l’événement, pour éviter les courses urgentes le jour J.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 70
Table d’accueil
Portant à vêtements

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 70
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3

Décoration

Nappesqté 12
Présentoirs pour cartes nominativesqté 70
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux de flèchesqté 12

Éclairage

Lampadairesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Jus de citron - 2 bouteilles
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 8 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Tonic - 2 bouteilles
- Citron - 8 pièces
- Concombre - 6 pièces
- Tomates cerises - 2 kilogrammes
- Carottes - 2 kilogrammes
- Poivrons - 12 pièces
- Raisins - 3 kilogrammes
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Melon - 4 pièces
- Mini-pistolets - 100 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Wraps - 40 pièces
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Houmous - 1,5 kilogramme
- Garniture de filet de poulet - 1,5 kilogram
- Salade aux œufs - 1 kilogramme
- Salade de thon - 1 kilogramme
- Tartinade de légumes - 1 kilogramme
- Beurre aux herbes - 1 kilogramme
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Moutarde - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Mélange de snacks salés - 3 sachets
- Crackers au fromage - 3 paquets
- Biscuits - 6 paquets
- Mini-muffins - 80 pièces
- Crackers sans gluten - 2 paquets
- Garniture végétalienne - 1 kilogramme
- Wraps vegan - 20 pièces
- Barres de muesli sans noix - 40 pièces
- Serviettes - 200 pièces
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier sulfurisé - 1 rouleau
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Éponges - 10 pièces
- Torchons - 12 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Bâtonnets mélangeurs - 200 pièces
- Brochettes à satay - 100 pièces
- Étiquettes de vaisselle - 2 paquets

Conseils

Prévoyez au moins un verre et une assiette par participant, puis ajoutez 10 % de marge pour les échanges et les oublis. Les carafes et les plateaux de service facilitent le passage entre le buffet et les espaces de discussion.
Pour le point café, comptez une tasse par personne et prévoyez une machine à café, une bouilloire ou des thermos selon la durée de la soirée. Installez ce matériel avant l’arrivée des participants, pas au moment du premier service.
Vérifiez le matériel de présentation au moins 24 heures à l’avance : ordinateur portable, projecteur, écran, câble HDMI, rallonge et multiprise doivent être testés ensemble. Un adaptateur manquant peut bloquer toute la présentation.
Pour l’accueil, prévoyez une table dédiée, les badges nominatifs et un présentoir pour les cartes. Placez également les panneaux d’information et les flèches avant l’ouverture afin que les participants trouvent directement leur espace de discussion.
Réservez les tables, chaises et portants à vêtements plusieurs jours avant la soirée si vous ne les possédez pas. Ajoutez des nappes, des poubelles et un nécessaire de nettoyage pour remettre rapidement les espaces en ordre après le buffet.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour une soirée de mentorat ?: Comptez au minimum un verre par participant et ajoutez 10 % de réserve. Pour 30 personnes, prévoyez donc environ 33 verres, surtout si les boissons sont servies à plusieurs moments.
Combien de tasses faut-il pour le point café ?: Prévoyez une tasse par participant, avec 10 % supplémentaire pour les remplacements. Pour 30 personnes, cela représente 33 tasses, ainsi qu’une ou plusieurs machines à café, bouilloires ou thermos.
Quand tester le projecteur et le câble HDMI ?: Faites un test complet au moins 24 heures avant la soirée, avec l’ordinateur et l’écran utilisés le jour même. Vérifiez aussi les rallonges et les multiprises dans la salle prévue pour la présentation.
Quand installer les panneaux et les badges nominatifs ?: Préparez les badges et les panneaux la veille si possible, puis installez-les au moins 30 minutes avant l’arrivée des participants. Les indications doivent déjà être visibles depuis l’accueil et les espaces de discussion.

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