Was du für einen Mentorenabend brauchst

Ein Mentorenabend braucht mehr als Getränke und belegte Teller: Empfang, Gesprächsräume und Präsentation müssen gleichzeitig funktionieren. Plane Geschirr, Technik und Beschilderung passend zur Zahl der angemeldeten Personen und Mentoren. Getränke sollten rechtzeitig gekühlt, Namensschilder und Gesprächsformulare vor dem Einlass ausgelegt sein. Diese Einkaufsliste hilft dir, die häufig vergessenen Dinge rechtzeitig bereitzulegen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 70
Empfangstisch
Kleiderständer

Geschirr

KaffeetassenAnz. 70
GläserAnz. 70
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
KannenAnz. 8

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
NamenskartenständerAnz. 70
InfotafelnAnz. 8
PfeilschilderAnz. 12

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Handfeger und KehrblechAnz. 2
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 2 Packungen
- Süßstoff - 1 Karton
- Halbfette Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitronensaft - 2 Flaschen
- Stilles Mineralwasser - 12 Flaschen
- Mineralwasser mit Kohlensäure - 8 Flaschen
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Tonic - 2 Flaschen
- Zitrone - 8 Stück
- Gurke - 6 Stück
- Cherrytomaten - 2 Kilogramm
- Karotten - 2 Kilogramm
- Paprika - 12 Stück
- Trauben - 3 Kilogramm
- Äpfel - 60 Stück
- Bananen - 30 Stück
- Melone - 4 Stück
- Mini-Pistolets - 100 Stück
- Vollkornbrot - 8 Brote
- Wraps - 40 Stück
- Frischkäse - 2 Kilogramm
- Junger Käse - 2 Kilogramm
- Hummus - 1,5 Kilogramm
- Hähnchenbrustaufschnitt - 1,5 Kilogramm
- Eiersalat - 1 Kilogramm
- Thunfischsalat - 1 Kilogramm
- Gemüseaufstrich - 1 Kilogramm
- Kräuterbutter - 1 Kilogramm
- Mayonnaise - 1 Flasche
- Senf - 1 Flasche
- Ketchup - 1 Flasche
- Paprikachips - 4 Tüten
- Naturelchips - 4 Tüten
- Salzgebäck-Mix - 3 Tüten
- Käsecracker - 3 Packungen
- Kekse - 6 Packungen
- Mini-Muffins - 80 Stück
- Glutenfreie Cracker - 2 Packungen
- Veganer Belag - 1 Kilogramm
- Vegane Wraps - 20 Stück
- Nussfreie Müsliriegel - 40 Stück
- Servietten - 200 Stück
- Pappbecher - 100 Stück
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 1 Rolle
- Müllsäcke - 30 Stück
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Handseife - 4 Spender
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Schwämme - 10 Stück
- Geschirrtücher - 12 Stück
- Kaffeefilter - 2 Packungen
- Rührstäbchen - 200 Stück
- Satéspieße - 100 Stück
- Geschirr-Etiketten - 2 Packungen

Tipps

Plane pro teilnehmender Person zwei Gläser oder Tassen ein, damit Empfang und Kaffeebereich nicht ständig nachgespült werden müssen. Bei 30 Gästen sind daher etwa 60 Trinkgefäße sinnvoll.
Kaufe Getränke nicht erst am Veranstaltungstag: Wasser und andere Getränke sollten mindestens 4 Stunden vorher gekühlt werden. Für Kaffee und Tee brauchst du außerdem genügend Kannen oder Thermoskannen für die gesamte Gesprächsphase.
Rechne bei der Technik mit mindestens einem HDMI-Kabel und einem Verlängerungskabel je Präsentationsplatz und teste Laptop, Projektor und Bild bereits am Vortag. Ein Ersatzkabel verhindert, dass die Präsentation am Einlass ausfällt.
Bereite Namenskartenständer, Pfeilschilder und Infotafeln spätestens 2 Stunden vor Beginn vor. Gerade der Weg zu Gesprächsräumen und Empfang wird sonst kurzfristig improvisiert.
Stelle pro Gesprächsraum ausreichend Stühle und einen Tisch bereit und plane zusätzlich einen Abfallbehälter im Empfangs- und Buffetbereich ein. Handfeger, Kehrblech und Eimer sollten nicht im Lager verschwinden, sondern schnell erreichbar sein.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen Mentorenabend?: Du brauchst Getränke, Kaffeetassen, Gläser, Teller, Besteck, Servierschalen und Kannen sowie Tische und Stühle. Für Organisation und Präsentation gehören außerdem Namensschilder, Formulare, Laptop, Projektor, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel auf die Einkaufsliste.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Mentorenabend?: Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa ein Getränk pro Stunde. Bei 30 Gästen sind das für eine zweistündige Veranstaltung ungefähr 90 Getränkeportionen, zusätzlich zu Kaffee und Tee.
Wann muss ich die Technik für den Mentorenabend testen?: Teste Laptop, Projektor, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und Stromversorgung spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag solltest du 60 Minuten vor dem Einlass noch einmal Bild, Ton und die Präsentation prüfen.
Wie viel Geschirr brauche ich für 30 Gäste?: Plane mindestens 30 Teller, 30 Bestecksets und rund 60 Trinkgefäße ein, wenn Empfang und Buffet parallel laufen. Für Kaffee sind 30 Tassen plus einige Reservetassen sinnvoll; etwa 10 Prozent Reserve decken Bruch und Nachschub ab.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.