Qué necesitas para organizar una Noche de mentores

Una Noche de mentores combina recepción, café, conversaciones en salas y apoyo audiovisual. Esta lista reúne lo que debes comprar, pedir prestado o llevar para que el encuentro funcione sin interrupciones. Calcula la vajilla y las bebidas según el número de asistentes, y deja preparada la señalización antes de que llegue el primer participante. Los detalles que más se olvidan son los cables, las regletas, las tarjetas de nombre y los recipientes para mantener las bebidas calientes o frías.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 70
Mesa de recepción
Perchero

Vajilla

Tazas de cafécant. 70
Vasoscant. 70
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de servircant. 12
Jarrascant. 8

Equipo

Portátilescant. 2
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Cables HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3

Decoración

Mantelescant. 12
Soportes para tarjetas de nombrecant. 70
Paneles informativoscant. 8
Señales de flechascant. 12

Iluminación

Lámparas de piecant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Recogedor y escobacant. 2
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras
- Café - 3 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 2 paquetes
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Zumo de limón - 2 botellas
- Agua mineral sin gas - 12 botellas
- Agua mineral con gas - 8 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Tónica - 2 botellas
- Limón - 8 unidades
- Pepino - 6 unidades
- Tomates cherry - 2 kilogramo
- Zanahorias - 2 kilogramo
- Pimientos - 12 unidades
- Uvas - 3 kilogramos
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Melón - 4 piezas
- Mini-pistolets - 100 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Wraps - 40 unidades
- Queso crema - 2 kilogramos
- Queso joven - 2 kilogramo
- Hummus - 1,5 kilogramo
- Fiambre de pechuga de pollo - 1,5 kilogramo
- Ensalada de huevo - 1 kilogramo
- Ensalada de atún - 1 kilogramo
- Pesto de verduras - 1 kilogramo
- Mantequilla de hierbas - 1 kilogram
- Mayonesa - 1 botella
- Mostaza - 1 botella
- Ketchup - 1 botella
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Mix de snacks salados - 3 bolsas
- Crackers de queso - 3 paquetes
- Galletas - 6 paquetes
- Mini magdalenas - 80 unidades
- Crackers sin gluten - 2 paquetes
- Cobertura vegana - 1 kilogramo
- Wraps veganos - 20 unidades
- Barritas de muesli sin frutos secos - 40 unidades
- Servilletas - 200 unidades
- Vasos de papel - 100 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 1 rollo
- Bolsas de basura - 30 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Jabón de manos - 4 botellas
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Esponjas - 10 unidades
- Paños de cocina - 12 unidades
- Filtros de café - 2 paquetes
- Agitadores - 200 unidades
- Palillos para satay - 100 unidades
- Etiquetas para la vajilla - 2 paquetes

Consejos

Prepara una tarjeta de nombre para cada persona y lleva al menos un 10 % adicional: para 50 asistentes, serían 55 tarjetas y sus soportes.
Calcula dos o tres bebidas por persona durante la primera hora y enfría las bebidas con varias horas de antelación; las neveras portátiles ayudan si no hay frigorífico cerca.
Para el punto de café, reserva una taza por persona más un 20 % extra. Si esperas a 50 personas, prepara unas 60 tazas, además de jarras, termos y cucharillas o cubiertos.
Comprueba la parte técnica el día anterior: cada portátil o proyector necesita sus cables, una regleta y, si la distancia lo exige, un alargador compatible.
Coloca las señales de flechas y los paneles informativos antes de abrir la recepción. Haz una prueba caminando desde la entrada hasta cada sala para detectar cruces o indicaciones que falten.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos vasos y platos necesito para una Noche de mentores?: Calcula un vaso y un plato por asistente, más un 20 % de reserva. Para 50 personas, prepara al menos 60 vasos y 60 platos; si habrá comida durante varias horas, añade más vasos.
¿Cuánto café debo preparar para 50 personas?: Como referencia, calcula entre 2 y 3 tazas por persona durante el encuentro: unas 100 a 150 tazas para 50 asistentes. Prepara una parte al inicio y repón en termos para que el café no se enfríe.
¿Cuándo debo tener listas las tarjetas de nombre y los formularios?: Imprímelos y ordénalos como mínimo el día anterior. Lleva un 10 % extra de tarjetas y formularios por si aparecen asistentes sin inscripción o se producen cambios en las asignaciones.
¿Qué material técnico debo comprobar antes del evento?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes: portátiles, proyectores, pantallas, cables HDMI, alargadores y regletas. Comprueba también cada sala, no solo el equipo de la presentación principal.

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