Meidenkamp organiseren: checklist en planning

Een meidenkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en slaapplaatsen. Je moet aanmeldingen, toestemmingsformulieren, dieetwensen en medische gegevens op tijd verzamelen. Daarna regel je reserveringen, boodschappen, activiteitenmaterialen en een duidelijke slaapindeling. Op deze checklist staan 63 taken en 43 spullen, zodat je stap voor stap werkt van de eerste uitnodiging tot de ontvangst op locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Medische gegevens controleren
2 personen
Deelnemerslijst opstellen
2 personen
Reserveringen maken
Programma uitwerken
3 personen
Slaapindeling maken
2 personen
Paklijst versturen
Activiteitenmaterialen inkopen
2 personen
Boodschappen bestellen
2 personen
EHBO-koffer controleren
Noodnummers printen
Naamkaartjes maken
2 personen
Materialen sorteren
3 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Groepsmappen klaarleggen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Slaapruimtes inrichten
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Bagage naar slaapruimtes brengen
4 personen
Huisregels toelichten
3 personen
Veiligheidsinstructie geven
3 personen
Welkomstactiviteit begeleiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Diner voorbereiden
4 personen
Diner serveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondspel begeleiden
4 personen
Avondsnacks klaarzetten
2 personen
Avondprogramma begeleiden
4 personen
Avondronde uitvoeren
3 personen
Ontbijt voorbereiden
4 personen
Ontbijt serveren
4 personen
Ochtendactiviteit begeleiden
4 personen
Lunchpakketten klaarmaken
3 personen
Lunch uitdelen
3 personen
Middagactiviteit begeleiden
5 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Avondmaaltijd serveren
5 personen
Creatieve avond begeleiden
4 personen
Nachtwacht indelen
2 personen
Ontbijt en lunch voorbereiden
4 personen
Slaapruimtes laten opruimen
4 personen
Slotactiviteit begeleiden
4 personen
Bagage verzamelen
3 personen
Deelnemers uitchecken
3 personen

Nazorg

Locatie opruimen
5 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Slaapruimtes schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Overgebleven eten opslaan
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wasgoed wassen
2 personen
Verloren voorwerpen afhandelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Kapstokkenaantal 4
Opbergbakkenaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 50
Besteksetsaantal 45
Mokkenaantal 40

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Mengkommenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 16

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8
Slingerverlichtingaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 40

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Volleybalnet
Volleyballenaantal 3
Hoepelsaantal 8
Springtouwenaantal 10
Pionnenaantal 20
Spelkaartenaantal 6
Bordspellenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 8
Reflectiehesjesaantal 8
Brandblusdekensaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Afwasborstelsaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Begin 4 tot 6 weken vooraf met uitnodigingen en aanmeldingen. Geef een uiterste aanmelddatum, zodat je daarna de deelnemerslijst, dieetwensen, medische gegevens en toestemmingsformulieren in één keer kunt controleren.
Werk het programma uiterlijk 2 weken vooraf uit en plan per activiteit een alternatief voor slecht weer. Controleer meteen of je materialen, draagbare speakers, verlengsnoeren en stekkerdozen nodig hebt.
Maak de slaapindeling 7 tot 10 dagen vooraf en deel de paklijst tegelijk uit. Zo kunnen deelnemers ontbrekende spullen nog regelen en zie je op tijd of er extra slaapruimte of opbergbakken nodig zijn.
Bestel boodschappen en verzamel houdbare materialen minstens 3 dagen vooraf. Haal gekoelde boodschappen zo laat mogelijk op en vul de koelboxen pas vlak voor vertrek met koelelementen.
Richt de ontvangsttafel in vóór de deelnemers arriveren. Leg naamkaartjes, de deelnemerslijst, groepsmappen en noodnummers klaar en controleer de EHBO-koffer voordat de locatie opengaat.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik een meidenkamp organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Plan de laatste controle 3 dagen voor vertrek, wanneer formulieren, boodschappen, materialen en slaapindeling compleet moeten zijn.
Wanneer verzamel je toestemmingsformulieren voor een meidenkamp?: Vraag ze direct bij de uitnodiging op en geef 2 tot 3 weken tijd om ze in te leveren. Controleer uiterlijk 7 dagen vooraf of iedere deelnemer een volledig formulier heeft ingediend.
Hoe maak je een slaapindeling voor een meidenkamp?: Maak de indeling 7 tot 10 dagen vooraf, nadat de aanmeldingen en eventuele bijzonderheden zijn gecontroleerd. Houd een actuele versie bij voor de organisatie en leg de definitieve indeling bij de groepsmappen.
Wanneer doe je de boodschappen voor een meidenkamp?: Bestel houdbare boodschappen ongeveer 3 dagen vooraf en haal gekoelde producten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder. Vul koelboxen vlak voor vertrek met koelelementen en controleer vooraf de dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.