Checklist para organizar un campamento de chicas

Organizar un campamento de chicas requiere coordinar participantes, familias, alojamiento, comidas, actividades y seguridad en un orden claro. Empieza por las inscripciones y los formularios de consentimiento; después confirma los datos médicos y las preferencias alimentarias. Durante la última semana, cierra el programa, reparte las habitaciones y prepara el material por grupos. El día de llegada, la recepción debe tener listas de participantes, tarjetas con nombres y números de emergencia.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recopilar formularios de consentimiento
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar los datos médicos
2 personas
Elaborar la lista de participantes
2 personas
Hacer reservas
Desarrollar el programa
3 personas
Hacer la distribución de habitaciones
2 personas
Enviar la lista de equipaje
Comprar materiales para actividades
2 personas
Pedir la compra
2 personas
Comprobar el botiquín
Imprimir números de emergencia
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Recoger la compra
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar las carpetas de grupo
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Acondicionar los espacios de descanso
4 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar la mesa de recepción
2 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Llevar el equipaje a los dormitorios
4 personas
Explicar las normas de la casa
3 personas
Dar una instrucción de seguridad
3 personas
Guiar la actividad de bienvenida
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar la cena
4 personas
Servir la cena
5 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar el juego nocturno
4 personas
Preparar los snacks de la noche
2 personas
Coordinar el programa de la noche
4 personas
Realizar ronda nocturna
3 personas
Preparar el desayuno
4 personas
Servir el desayuno
4 personas
Coordinar la actividad de la mañana
4 personas
Preparar paquetes de almuerzo
3 personas
Repartir el almuerzo
3 personas
Guiar la actividad de la tarde
5 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Servir la cena
5 personas
Coordinar la velada creativa
4 personas
Asignar vigilancia nocturna
2 personas
Preparar el desayuno y el almuerzo
4 personas
Ordenar las zonas de descanso
4 personas
Acompañar la actividad final
4 personas
Recoger el equipaje
3 personas
Hacer el check-out de participantes
3 personas

Seguimiento

Limpiar el lugar
5 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar las zonas de descanso
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lavar la ropa
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 40
Percheroscant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12

Vajilla

Platos reutilizablescant. 40
Cuencos reutilizablescant. 40
Vasos reutilizablescant. 50
Cubiertoscant. 45
Tazascant. 40

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cuencos para mezclarcant. 4
Cucharonescant. 6
Termoscant. 4
Jarras de aguacant. 6
Neveras portátilescant. 4
Acumuladores de fríocant. 16

Equipo

Teterascant. 2
Altavoces portátilescant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Iluminación

Faroles LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 6
Mantelescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 40

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 3
Red de voleibol
Balones de voleibolcant. 3
Aroscant. 8
Cuerdas para saltarcant. 10
Conoscant. 20
Cartas de juegocant. 6
Juegos de mesacant. 8

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 8
Chalecos reflectantescant. 8
Mantas ignífugascant. 2

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Cepillos para fregarcant. 4
Paños de limpieza reutilizablescant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones antes de hacer reservas. Trabaja con una lista definitiva de participantes y comprueba que cada menor tenga el formulario de consentimiento y los datos médicos revisados.
Envía la lista de equipaje al menos 7 días antes. Incluye la ropa necesaria, el material personal y cualquier indicación específica para dormir o participar en las actividades.
Prepara el programa y la distribución de habitaciones como documentos separados. Lleva una copia impresa de cada uno para los responsables de grupo y otra en la carpeta de recepción.
Clasifica los materiales por actividad y por grupo antes de recoger la compra. Así evitarás buscar balones, aros, utensilios de cocina o materiales de manualidades cuando empiece el programa.
Deja lista la zona de recepción antes de abrir la ubicación. Coloca las tarjetas con nombres, la lista de participantes y los números de emergencia; reserva también un espacio visible para registrar las llegadas.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo enviar las invitaciones para un campamento de chicas?: Envíalas entre 6 y 8 semanas antes del campamento. Así tendrás tiempo para gestionar las inscripciones, recoger consentimientos, revisar datos médicos y hacer las reservas necesarias.
¿Cuándo cerrar las inscripciones del campamento?: Cierra las inscripciones al menos 14 días antes de la llegada. Usa esa fecha para elaborar la lista definitiva, confirmar las habitaciones y calcular las compras y los materiales.
¿Cuándo preparar las habitaciones y la lista de equipaje?: Envía la lista de equipaje 7 días antes y prepara la distribución de habitaciones durante la última semana. Revisa la asignación cuando la lista de participantes quede cerrada.
¿Qué hay que preparar para la recepción del campamento?: Prepara la mesa de recepción entre 30 y 60 minutos antes de la llegada. Ten a mano la lista de participantes, las tarjetas con nombres, las carpetas de grupo y los números de emergencia.

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