Camp de filles : la checklist pour tout préparer

Un camp de filles demande une préparation suivie, surtout quand les participantes dorment sur place. Commence par les inscriptions, les autorisations et les informations médicales, puis réserve le lieu et construis le programme. La semaine précédente, vérifie les couchages, les repas, le matériel d’activités et les numéros d’urgence. Le jour J, installe les espaces avant l’arrivée du groupe et garde les dossiers de chaque participante à portée de main.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Collecter les formulaires d’autorisation
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les données médicales
2 personnes
Établir la liste des participants
2 personnes
Faire les réservations
Élaborer le programme
3 personnes
Établir la répartition des couchages
2 personnes
Envoyer la liste de colisage
Acheter le matériel d’activités
2 personnes
Commander les courses
2 personnes
Vérifier la trousse de premiers secours
Imprimer les numéros d'urgence
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Récupérer les courses
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les dossiers de groupe
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Aménager les espaces de couchage
4 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Transporter les bagages vers les dortoirs
4 personnes
Expliquer le règlement intérieur
3 personnes
Donner les consignes de sécurité
3 personnes
Animer l'activité d'accueil
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le dîner
4 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le jeu du soir
4 personnes
Préparer les encas du soir
2 personnes
Encadrer le programme du soir
4 personnes
Effectuer la ronde du soir
3 personnes
Préparer le petit déjeuner
4 personnes
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
Encadrer l’activité du matin
4 personnes
Préparer les paniers-repas
3 personnes
Distribuer le déjeuner
3 personnes
Animer l’activité de l’après-midi
5 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Animer la soirée créative
4 personnes
Répartir la surveillance de nuit
2 personnes
Préparer le petit-déjeuner et le déjeuner
4 personnes
Faire ranger les espaces de sommeil
4 personnes
Animer l’activité de clôture
4 personnes
Rassembler les bagages
3 personnes
Faire le check-out des participants
3 personnes

Suivi

Ranger le lieu
5 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les dortoirs
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Laver le linge
2 personnes
Gérer les objets perdus
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Porte-manteauxqté 4
Bacs de rangementqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 40
Bols réutilisablesqté 40
Gobelets réutilisablesqté 50
Couvertsqté 45
Tassesqté 40

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Saladiersqté 4
Louchesqté 6
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 6
Glacièresqté 4
Pains de glaceqté 16

Équipement

Bouilloiresqté 2
Enceintes portablesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Lanternes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 40

Matériel de sport

Ballons de footballqté 3
Filet de volley-ball
Ballons de volleyqté 3
Cerceauxqté 8
Cordes à sauterqté 10
Cônesqté 20
Cartes de jeuqté 6
Jeux de sociétéqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 8
Gilets réfléchissantsqté 8
Couvertures anti-feuqté 2

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Brosses à vaisselleqté 4
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20

Catering

Courses

Conseils

Fixe une date limite d’inscription au moins 10 à 14 jours avant le camp. Tu auras ainsi le temps de relancer les familles, de récupérer les autorisations et de confirmer les besoins alimentaires ou médicaux.
Prépare la répartition des couchages dès que la liste des participantes est stabilisée, idéalement 5 à 7 jours avant l’arrivée. Prévois aussi une solution pour les changements de dernière minute.
Commande les courses 3 à 5 jours avant le camp et récupère-les assez tôt pour remplir les glacières avec les pains de glace. Les repas et boissons sont souvent réglés trop tard, surtout quand le groupe reste plusieurs jours.
Regroupe le matériel par activité dans des bacs de rangement et trie-le avant l’ouverture du lieu. Vérifie notamment les ballons, le filet de volley, les cerceaux, les rallonges et les multiprises.
Imprime les numéros d’urgence et prépare les dossiers de groupe avant le jour J. À l’accueil, les badges nominatifs et l’enregistrement des participantes évitent de perdre du temps dès leur arrivée.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un camp de filles ?: Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant le camp. Fixe une date limite de réponse 10 à 14 jours avant l’événement pour traiter les inscriptions et relancer les familles.
Quand récupérer les autorisations parentales pour un camp ?: Demande les formulaires d’autorisation avec l’inscription et fixe une échéance au plus tard 10 jours avant le départ. Vérifie ensuite chaque dossier avant d’établir la liste définitive des participantes.
Combien de temps avant faut-il préparer le matériel du camp ?: Trie et regroupe le matériel 3 à 5 jours avant, puis fais une dernière vérification la veille. Cela laisse le temps de remplacer un élément manquant sans modifier le programme.
Quand installer les couchages et les espaces d’accueil ?: Ouvre le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée prévue des participantes. Commence par les espaces de couchage et la table d’accueil, puis installe les tables, les chaises et la décoration.

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