Boodschappenlijst voor een meet-and-greet

Een meet-and-greet vraagt om meer dan hapjes en drankjes. Je hebt ook materialen nodig voor registratie, naambadges, handtekeningen, fotografie en een duidelijke wachtrij. Gebruik het verwachte aantal bezoekers als basis: voor iedere bezoeker een naamkaartje, voldoende zitplaatsen en minstens één drinkmoment. Regel wegwerpmaterialen, catering en techniek uiterlijk enkele dagen vooraf; op de dag zelf wil je alleen nog koelen, opstellen en testen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 100
Wachtrijpaaltjesaantal 12
Tafelkleedaantal 6

Servies

Herbruikbare glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Serveerlepelsaantal 8

Apparatuur

Fotocameraaantal 2
Camerastatievenaantal 2
Ringlampenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Decoratie

Fotowand
Decoratieve bannersaantal 6
Tafeldecoratieaantal 6

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 4

Kantoorbenodigdheden

Naamkaartjesaantal 120
Pennenaantal 30
Permanentmarkersaantal 12
Inschrijfmappenaantal 3
Printpapier
Plakbandaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doos
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Appelsap - 8 pakken
- Spa Blauw - 80 flessen
- Spa Rood - 30 flessen
- IJsblokjes - 10 zakken
- Miniwaterijsjes - 100 stuks
- Mini sandwiches kaas - 40 stuks
- Mini sandwiches ham - 40 stuks
- Mini sandwiches vegetarisch - 30 stuks
- Glutenvrije sandwiches - 10 stuks
- Mini croissants - 100 stuks
- Mini muffins - 100 stuks
- Naturelchips - 8 zakken
- Paprikachips - 8 zakken
- Zoutjesmix - 6 zakken
- Koekjes - 8 pakken
- Appels - 50 stuks
- Bananen - 40 stuks
- Druiven - 6 kilo
- Citroenen - 10 stuks
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Servetten - 300 stuks
- Papieren bekers - 150 stuks
- Voedselbakjes - 150 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 3 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Handzeep - 4 flessen
- Desinfecterende handgel - 4 flessen

Tips

Maak voor iedere aangemelde bezoeker één naamkaartje en leg minstens 10% extra kaartjes klaar voor last-minute bezoekers of schrijffouten. Leg pennen en permanentmarkers bij de registratietafel, niet pas bij de handtekeningentafel.
Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Koel water en andere dranken vooraf in koelboxen en zet koffiezetapparaten en waterkokers zo neer dat bezoekers niet door de wachtrij hoeven te lopen.
Voorzie per tafel minimaal één serveerschaal en één serveerlepel. Zet borden, besteksets, herbruikbare glazen en koffiekopjes klaar op basis van het bezoekersaantal plus ongeveer 10% reserve.
Test fotocamera, camerastatieven en ringlampen uiterlijk 1 dag vooraf met de aanwezige verlengkabels en stekkerdozen. Neem op de locatie nog 30 minuten voor de opening om licht, camerahoek en fotowand opnieuw te controleren.
Zet de registratietafel, wachtrijpaaltjes en routebordjes minstens 45 minuten voor aanvang klaar. Leg inschrijfmappen, printpapier, plakband en een doek voor snelle schoonmaak binnen handbereik; die spullen worden vaak pas gemist zodra de eerste bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een meet-and-greet?: Reken naast catering op tafels, stoelen, naambadges, pennen, inschrijfmappen en duidelijke routebordjes. Voor fotografie heb je een camera, statief, ringlamp en voldoende verlengkabels nodig. Leg ook servies, serveerschalen, afvalbakken en schoonmaakdoeken klaar.
Hoeveel naamkaartjes moet ik bestellen voor een meet-and-greet?: Maak één naamkaartje per aangemelde bezoeker en bestel of print 10% extra. Bij 80 bezoekers betekent dat 88 kaartjes. Houd daarnaast blanco kaartjes en permanentmarkers klaar voor wijzigingen op de dag zelf.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een meet-and-greet?: Voor het eerste uur kun je 2 tot 3 drankjes per persoon rekenen. Bij 50 bezoekers zijn dat 100 tot 150 drankjes, verdeeld over water, koffie en andere dranken. Koel de dranken uiterlijk de avond ervoor.
Wanneer moet ik de materialen voor een meet-and-greet regelen?: Bevestig catering en controleer techniek uiterlijk 3 dagen vooraf. Print naamkaartjes, routebordjes en inschrijfformulieren uiterlijk 1 dag vooraf. Breng materialen en decoratie op de dag zelf minstens 60 minuten voor opening naar de locatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.