Qué necesitas para un encuentro con invitados

Organizar un encuentro con invitados requiere más que comprar comida y bebidas. Necesitarás calcular las raciones, preparar una mesa de registro, disponer de acreditaciones y tener listo el material para las firmas. También conviene prever la zona de fotos, la iluminación y una fila ordenada para evitar esperas. Usa esta lista para comprobar las compras y llevar todo al lugar con tiempo suficiente.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 6
Sillascant. 100
Postes de filacant. 12
Mantelcant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 40
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cucharones de servircant. 8

Equipo

Cámara de fotoscant. 2
Trípodes para cámaracant. 2
Lámparas de arocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6

Decoración

Photowall
Banners decorativoscant. 6
Decoración de mesacant. 6

Iluminación

Iluminación ambientalcant. 4

Material de oficina

Tarjetas de nombrecant. 120
Bolígrafoscant. 30
Rotuladores permanentescant. 12
Carpetas de inscripcióncant. 3
Papel de impresión
Cinta adhesivacant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Paños de microfibracant. 12

Catering

Compras
- Café - 4 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Zumo de manzana - 8 paquetes
- Spa Blauw - 80 botellas
- Spa Rood - 30 botellas
- Cubitos de hielo - 10 bolsas
- Mini helados de agua - 100 unidades
- Mini sándwiches de queso - 40 unidades
- Mini sándwiches de jamón - 40 unidades
- Mini sándwiches vegetarianos - 30 unidades
- Sándwiches sin gluten - 10 unidades
- Mini croissants - 100 unidades
- Mini muffins - 100 piezas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Mezcla de aperitivos salados - 6 bolsas
- Galletas - 8 paquetes
- Manzanas - 50 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Uvas - 6 kilos
- Limones - 10 unidades
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Servilletas - 300 unidades
- Vasos de papel - 150 unidades
- Envases para alimentos - 150 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 3 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Jabón de manos - 4 botellas
- Gel desinfectante para manos - 4 botellas

Consejos

Calcula las bebidas por tramos: reserva entre 2 y 3 consumiciones por persona durante la primera hora y añade opciones sin alcohol según las preferencias recogidas.
Compra vajilla para al menos 1,2 usos por invitado: vasos, platos y cubiertos extra evitan quedarte corto si alguien repite o se cae algo.
Prepara el registro con tarjetas de nombre, bolígrafos, carpetas y papel impreso al menos un día antes; lleva un 10 % adicional de tarjetas para cambios de última hora.
Comprueba que las cámaras, trípodes, lámparas de aro, cables alargadores y regletas sean compatibles y prueba la iluminación antes de abrir las puertas.
Enfría las bebidas con varias horas de antelación y lleva neveras portátiles para mantenerlas frías durante el montaje y el encuentro.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta bebida necesito para un encuentro con invitados?: Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y aproximadamente 1 bebida por persona por cada hora adicional. Añade agua y alternativas sin alcohol según las preferencias registradas.
¿Cuánta vajilla debo comprar para los invitados?: Prepara vasos, platos y cubiertos para el número confirmado de invitados más un 20 % de reserva. Para el café, calcula una taza por persona y añade algunas extra para cambios o roturas.
¿Cuándo debo preparar las acreditaciones y el material de registro?: Ten las acreditaciones, tarjetas de nombre, bolígrafos y formularios listos como mínimo 24 horas antes. Imprime un 10 % adicional por si se incorporan invitados o hay errores en los datos.
¿Cuándo debo enfriar las bebidas para el evento?: Pon las bebidas a enfriar entre 4 y 6 horas antes de la llegada de los invitados. Si utilizas neveras portátiles, prepara hielo adicional justo antes de comenzar el montaje.

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