Liste de courses pour une rencontre avec les participants

Pour une rencontre avec les participants, prévoyez à la fois l’accueil, le service et les activités sur place. Les boissons doivent être refroidies à l’avance, tandis que les badges, stylos et feuilles d’inscription doivent être prêts dès l’arrivée des premiers visiteurs. Ajoutez la vaisselle réutilisable, le matériel photo et les éléments de signalétique pour éviter les achats de dernière minute. Cette liste vous aide à regrouper les courses avant l’installation.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 100
Potelets de file d’attenteqté 12
Nappeqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Cuillères de serviceqté 8

Équipement

Appareil photoqté 2
Trépieds pour caméraqté 2
Anneaux lumineuxqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Décoration

Mur photo
Bannières décorativesqté 6
Décoration de tableqté 6

Éclairage

Éclairage d’ambianceqté 4

Fournitures de bureau

Badges nominatifsqté 120
Stylosqté 30
Marqueurs permanentsqté 12
Classeurs d’inscriptionqté 3
Papier d’impression
Ruban adhésifqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Spa Blauw - 80 bouteilles
- Spa Rood - 30 bouteilles
- Glaçons - 10 sacs
- Mini glaces à l’eau - 100 pièces
- Mini sandwiches au fromage - 40 pièces
- Mini-sandwichs au jambon - 40 pièces
- Mini sandwiches végétariens - 30 pièces
- Sandwichs sans gluten - 10 pièces
- Mini croissants - 100 pièces
- Mini muffins - 100 stuks
- Chips nature - 8 sachets
- Chips au paprika - 8 sacs
- Mélange de snacks salés - 6 sachets
- Biscuits - 8 paquets
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Raisins - 6 kilo
- Citrons - 10 pièces
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Serviettes - 300 pièces
- Gobelets en papier - 150 pièces
- Barquettes alimentaires - 150 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Gel hydroalcoolique - 4 bouteilles

Conseils

Prévoyez au moins un badge nominatif par participant inscrit, plus 10 % de réserve pour les erreurs, les accompagnants et les inscriptions ajoutées le jour même.
Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis une boisson supplémentaire par heure. Placez les glacières au froid plusieurs heures avant l’ouverture.
Préparez une table d’inscription avec des stylos, des marqueurs permanents, des classeurs et du papier d’impression. Gardez au moins 10 feuilles vierges pour les changements de dernière minute.
Pour les photos, vérifiez avant le départ que l’appareil photo, les trépieds, les anneaux lumineux, les rallonges et les multiprises fonctionnent ensemble. Prévoyez une rallonge supplémentaire si la prise la plus proche est éloignée.
Achetez ou prenez le ruban adhésif, les poubelles et les chiffons microfibres avant l’installation. Ils servent immédiatement pour fixer les panneaux, gérer les déchets et nettoyer les tables ou le matériel photo.

Questions fréquentes

Combien de badges faut-il prévoir pour une rencontre avec les participants ?: Prévoyez un badge par personne inscrite, puis ajoutez une réserve d’environ 10 %. Pour 100 participants, préparez donc au moins 110 badges et suffisamment de stylos pour les compléter sur place.
Combien de boissons acheter pour la rencontre ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % si la durée ou le nombre final de visiteurs peut encore changer.
Quand faut-il refroidir les boissons ?: Mettez les boissons au réfrigérateur ou dans les glacières au moins 4 heures avant l’accueil. Si les quantités sont importantes, répartissez-les dans plusieurs glacières pour éviter de devoir les refroidir au dernier moment.
Combien de fournitures prévoir pour la table d’inscription ?: Prévoyez au minimum 2 stylos pour 10 participants, plusieurs marqueurs permanents, un classeur d’inscription et 10 feuilles vierges de réserve. Installez la table au moins 30 minutes avant l’ouverture pour tester le rangement et l’accès.

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