Meet-and-greet: Einkaufsliste und Mengenplanung

Für ein Meet-and-greet brauchst du mehr als Snacks und Getränke. Am Empfang müssen Namensschilder, Stifte und Anmeldeunterlagen bereitliegen; für Fotos brauchst du Kamera, Stativ und gutes Licht. Plane Tische, Stühle und eine klare Warteschlange ein und prüfe Kabel, Kühlung sowie die Barrierefreiheit rechtzeitig. Diese Einkaufsliste hilft dir, die Ausstattung nach Besucherzahl zu kalkulieren und fehlende Dinge nicht am Veranstaltungstag zu suchen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 6
StühleAnz. 100
AbsperrpfostenAnz. 12
TischdeckeAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 40
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

FotokameraAnz. 2
KamerastativeAnz. 2
RingleuchtenAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6

Dekoration

Fotowand
Dekorative BannerAnz. 6
TischdekorationAnz. 6

Beleuchtung

StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Büromaterial

NamensschilderAnz. 120
StifteAnz. 30
PermanentmarkerAnz. 12
AnmeldeordnerAnz. 3
Druckpapier
KlebebandAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 12

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Karton
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Apfelsaft - 8 Packungen
- Spa Blauw - 80 Flaschen
- Spa Rood - 30 Flaschen
- Eiswürfel - 10 Beutel
- Miniwassereis - 100 Stück
- Mini-Sandwiches mit Käse - 40 Stück
- Mini-Sandwiches mit Schinken - 40 Stück
- Mini-Sandwiches vegetarisch - 30 Stück
- Glutenfreie Sandwiches - 10 Stück
- Mini-Croissants - 100 Stück
- Mini-Muffins - 100 Stück
- Chips natur - 8 Tüten
- Paprikachips - 8 Tüten
- Salzgebäck-Mix - 6 Tüten
- Kekse - 8 Packungen
- Äpfel - 50 Stück
- Bananen - 40 Stück
- Trauben - 6 Kilo
- Zitronen - 10 Stück
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Servietten - 300 Stück
- Pappbecher - 150 Stück
- Lebensmittelbehälter - 150 Stück
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 3 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Handseife - 4 Flaschen
- Desinfizierendes Handgel - 4 Flaschen

Tipps

Rechne pro Person mit 2 bis 3 Getränken für die erste Stunde und zusätzlich etwa 0,5 Liter Wasser. Kaufe bei einem vierstündigen Meet-and-greet mindestens 1 Liter alkoholfreie Getränke pro Gast ein.
Plane pro angemeldeter Person ein Namensschild und einen Stift am Registrierungstisch ein. Lege zusätzlich 10 Prozent Reserve bereit, damit spontane Gäste und beschädigte Schilder abgedeckt sind.
Kalkuliere einen Sitzplatz für etwa 2 von 3 Gästen, sofern nicht alle gleichzeitig sitzen sollen. Stelle für die Anmeldung mindestens einen Tisch und zwei Stühle bereit; für eine Warteschlange brauchst du Absperrpfosten.
Teste Kamera, Stativ, Ringleuchten und Verlängerungskabel spätestens am Vortag. Nimm pro benötigtem Kabel ein Ersatzkabel mit und klebe Kabelwege mit Klebeband ab, damit niemand darüber stolpert.
Bestelle Catering und Sonderkost spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Termin. Halte Servierschalen, Servierlöffel, Teller, Besteck und wiederverwendbare Gläser in einer Menge von mindestens 110 Prozent der erwarteten Gästezahl bereit.

Häufige Fragen

Wie viele Getränke brauche ich für ein Meet-and-greet?: Plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und danach etwa 1 bis 2 Getränke pro weiterer Stunde. Zusätzlich solltest du mindestens 0,5 bis 1 Liter Wasser pro Gast einrechnen.
Wie viel Geschirr brauche ich für ein Meet-and-greet?: Kaufe oder leihe Teller, Besteck, Gläser und Kaffeetassen für mindestens 110 Prozent der erwarteten Gästezahl. Bei 50 Gästen sind das beispielsweise 55 Stück je benötigter Geschirrart.
Wann muss ich Catering für ein Meet-and-greet bestellen?: Bestätige die Cateringmenge 5 bis 7 Tage vor der Veranstaltung. Erfasse Ernährungswünsche möglichst schon bei der Anmeldung und gib die endgültige Zahl nach Ende der Anmeldefrist weiter.
Was brauche ich am Registrierungstisch?: Stelle mindestens einen Tisch, zwei Stühle, Namensschilder, Stifte, einen Anmeldeordner und gedruckte Gästelisten bereit. Lege 10 Prozent zusätzliche Namensschilder und Stifte für Nachmeldungen und Verluste dazu.

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