Checklist voor een medisch congres organiseren

Een medisch congres vraagt om meer dan een programma en een zaal. Je moet sprekers, accreditatie, registratie, presentaties, techniek en catering strak op elkaar afstemmen. Begin met datum, programma en zalen, regel daarna sprekers en accreditatie en open vervolgens de inschrijving. In de laatste weken controleer je dieetwensen, spreekbeurten, badges, certificaten en presentaties. Deze checklist helpt je om de voorbereiding per fase af te werken en voorkomt dat technische of administratieve details pas op de congresdag opvallen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
Sprekers uitnodigen
2 personen
Sprekersgegevens verzamelen
Accreditatie aanvragen
Aanmeldformulier instellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Websiteprogramma publiceren
Catering reserveren
Technische ondersteuning reserveren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Spreekbeurten bevestigen
Presentaties verzamelen
Naambadges ontwerpen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Programma's afdrukken
Naambadges afdrukken
Certificaten voorbereiden
Route- en zaalbordjes maken
Presentaties technisch controleren
2 personen
Cateringhoeveelheden bevestigen
Materialen verzamelen
2 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Zalen controleren
2 personen
Registratietafel opstellen
2 personen
Stoelen en tafels opstellen
4 personen
Sprekersruimte inrichten
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Projector en scherm testen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
3 personen
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
Registratieteam instrueren
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Naambadges uitdelen
3 personen
Welkomstkoffie serveren
3 personen
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Servies en afval opruimen
2 personen
Deelnemers naar diner begeleiden
2 personen
Dinerbuffet serveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Certificaten uitdelen
2 personen
Afsluiting aankondigen
Deelnemers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zalen opruimen
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Ongebruikte catering retourneren
2 personen
Aanwezigheidsregistratie archiveren
Certificaten digitaal verzenden
Bedankbericht versturen
Presentaties delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Congrestafelsaantal 24
Registratietafelsaantal 3
Sprekersstoelenaantal 8
Kleedkamertafelsaantal 4
Buffettafelsaantal 8
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Presentatieklikkersaantal 3
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Laptopladersaantal 4
Powerbanksaantal 4

Registratie

Badgehoudersaantal 180
Lanyardsaantal 180
Clipboardsaantal 6
Balpennenaantal 60
Naamstickersaantal 30
Printpapieraantal 2
Kleurmarkeerstiftenaantal 12
Nietmachinesaantal 2
Briefopenersaantal 2
Presentatiemappenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 180
Dinerbordenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerlepelsaantal 20
Koffiekannenaantal 8
Thermoskannenaantal 10
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Waterkaraffenaantal 20

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Voedseltangenaantal 8
Voedselbakkenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Decoratie

Congresbanierenaantal 4
Richtingsbordenaantal 12
Tafelkaartstandaardsaantal 24
Tafellopersaantal 12

Verlichting

Ledtafellampenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen voor het congres op en controleer elke laptop, projector, HDMI-adapter, microfoon en presentatieklikker vooraf. Plan ook een korte test per zaal, niet alleen een algemene techniekcheck.
Sluit de deelnemerslijst 2 tot 3 werkdagen voor het congres af. Gebruik die lijst voor naambadges, certificaten, cateringhoeveelheden en een aparte controle van dieetwensen.
Regel accreditatie ruim vóór de uitnodigingen uitgaan; deelnemers willen bij inschrijving weten of en hoe zij studiepunten ontvangen. Leg de benodigde gegevens van sprekers en het definitieve programma centraal vast.
Richt de registratie in met minstens 2 tafels en leg badgehouders, lanyards, naamstickers, pennen en printpapier de avond ervoor klaar. Zo voorkom je een opstopping wanneer meerdere deelnemers tegelijk arriveren.
Maak route- en zaalbordjes uiterlijk 1 dag vooraf en zet programma's, badges en certificaten per onderdeel klaar. Controleer daarnaast of dranken gekoeld zijn en of buffettafels, koffiekopjes en andere cateringmaterialen op hun plaats staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een medisch congres organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met datum, programma, locatie en zalen. Nodig sprekers daarna uit en regel accreditatie voordat je de inschrijving en uitnodigingen opent.
Wanneer moet ik accreditatie voor een medisch congres aanvragen?: Vraag accreditatie zo vroeg mogelijk aan, bij voorkeur 3 tot 6 maanden voor het congres. Houd rekening met beoordelingstijd en publiceer de status pas zodra die definitief is.
Wanneer moet ik presentaties voor een medisch congres verzamelen?: Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op en rond de technische controle 2 tot 3 werkdagen voor de start af. Bewaar een kopie op een centrale laptop en controleer HDMI-kabels, adapters en projectoren per zaal.
Hoeveel dagen voor een congres moet ik catering bevestigen?: Bevestig aantallen en dieetwensen uiterlijk 3 tot 5 werkdagen voor het congres. Gebruik daarvoor de gecontroleerde deelnemerslijst en tel sprekers, organisatie en eventuele technici mee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.