Checklist para organizar un congreso médico sin olvidos
Un congreso médico necesita una coordinación precisa entre programa, ponentes, acreditación, asistentes y proveedores. Esta checklist reúne 66 tareas y 60 materiales para avanzar en el orden adecuado, desde fijar la fecha y reservar las salas hasta preparar certificados y comprobar las presentaciones. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, la señalización, los adaptadores HDMI o las cantidades definitivas del catering.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el recinto y las salas
Invitar a los ponentes
2 personas
Recopilar los datos de los ponentes
Solicitar acreditación
Configurar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el programa del sitio web
Reservar el catering
Reservar asistencia técnica
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar las exposiciones
Recopilar las presentaciones
Diseñar acreditaciones
Comprobar la lista de participantes
2 personas
Imprimir programas
Imprimir acreditaciones
Preparar los certificados
Hacer señales de ruta y salas
Comprobar técnicamente las presentaciones
2 personas
Confirmar las cantidades de catering
Reunir los materiales
2 personas
Recoger la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar las salas
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Montar sillas y mesas
4 personas
Montar la sala de oradores
2 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar el proyector y la pantalla
2 personas
Preparar café y té
3 personas
Preparar el buffet de almuerzo
4 personas
Instruir al equipo de registro
2 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Repartir acreditaciones
3 personas
Servir café de bienvenida
3 personas
Coordinar la presentación de apertura
2 personas
Dar soporte técnico a las presentaciones
2 personas
Recoger preguntas del público
Preparar la pausa para el café
3 personas
Reponer café y té
2 personas
Recoger la vajilla y la basura
2 personas
Acompañar a los participantes a la cena
2 personas
Servir el bufé de cena
5 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Coordinar el programa de la noche
2 personas
Repartir certificados
2 personas
Anunciar el cierre
Acompañar a los participantes a la salida
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger las salas
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Devolver el catering no utilizado
2 personas
Archivar el registro de asistencia
Enviar certificados digitalmente
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir las presentaciones
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 180
- Mesas para congresocant. 24
- Mesas de registrocant. 3
- Sillas para ponentescant. 8
- Mesas de vestuariocant. 4
- Mesas de buffetcant. 8
- Percheroscant. 4
Equipo
- Portátilescant. 3
- Proyectorescant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 2
- Pulsadores de presentacióncant. 3
- Cables HDMIcant. 4
- Adaptadores HDMIcant. 4
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Cargadores de portátilcant. 4
- Baterías externascant. 4
Registro
- Portabadgescant. 180
- Lanyardscant. 180
- Portapapelescant. 6
- Bolígrafoscant. 60
- Pegatinas con nombrecant. 30
- Papel de impresióncant. 2
- Marcadores de colorescant. 12
- Grapadorascant. 2
- Abrecartascant. 2
- Carpetas de presentacióncant. 12
Vajilla
- Tazas de cafécant. 180
- Vasos para aguacant. 180
- Copas de vinocant. 180
- Platos de cenacant. 180
- Platos de postrecant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Cucharones de servircant. 20
- Jarras de cafécant. 8
- Termoscant. 10
- Bandejas de servircant. 20
- Pinzas de servircant. 12
- Jarras de aguacant. 20
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Contenedores para hielocant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Pinzas para alimentoscant. 8
- Bandejas de comidacant. 20
- Papel de aluminiocant. 4
- Film transparentecant. 4
Decoración
- Banderas de congresocant. 4
- Señales direccionalescant. 12
- Soportes para tarjetas de mesacant. 24
- Manteles runnerscant. 12
Iluminación
- Lámparas de mesa LEDcant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantescant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y las salas antes de abrir las inscripciones. Necesitarás esos datos para enviar invitaciones y publicar una agenda fiable.
- Pide a cada ponente sus datos y su presentación con antelación, y fija una fecha límite concreta. Haz una comprobación técnica de todos los archivos antes del día del congreso, no durante el registro.
- Solicita la acreditación y configura el formulario de inscripción al menos varias semanas antes del evento. Incluye desde el principio las preferencias dietéticas para no tener que perseguir respuestas después.
- Calcula el catering con la lista de participantes actualizada y vuelve a confirmar las cantidades cerca del evento. Reserva también tazas de café, mesas de buffet y un espacio claro para el registro.
- Prepara por separado las acreditaciones, lanyards, certificados, programas y señales de ruta. Revisa el equipo con portátiles, proyectores, micrófonos, cables HDMI, adaptadores, regletas y cargadores antes de que lleguen los asistentes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso médico?
- Empieza a fijar la fecha, el programa y las salas varios meses antes. La acreditación, los ponentes y el catering pueden requerir plazos propios, así que no conviene dejarlos para las últimas semanas.
- ¿Cuándo deben entregar los ponentes sus presentaciones?
- Establece una fecha límite de al menos 7 días antes del congreso. Así puedes recopilar los archivos, comprobarlos técnicamente y resolver a tiempo problemas de formato, sonido o conexión.
- ¿Cuándo se cierra la cantidad de catering?
- Haz una primera previsión con las inscripciones y confirma las cantidades entre 3 y 5 días antes del evento. Usa esa revisión para incorporar bajas, nuevas inscripciones y preferencias dietéticas.
- ¿Qué material técnico hay que comprobar antes de un congreso?
- Revisa cada portátil, proyector, pantalla, micrófono inalámbrico, pulsador, cable HDMI, adaptador, alargador y regleta al menos un día antes. Lleva también cargadores y baterías externas para evitar interrupciones durante las ponencias.
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