Checkliste für die Organisation eines medizinischen Kongresses
Ein medizinischer Kongress braucht früh klare Zuständigkeiten, weil Programm, Referenten, Akkreditierung und Technik voneinander abhängen. Lege zuerst Datum, Räume und den Ablauf fest, bevor du Einladungen und das Anmeldeformular veröffentlichst. In den letzten Wochen geht es vor allem um Vortragsthemen, Teilnehmerdaten, Präsentationen, Namensschilder und Zertifikate. Plane außerdem einen festen Technik- und Cateringcheck ein, damit am Veranstaltungstag weder Adapter noch Verpflegung fehlen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location und Räume reservieren
Redner einladen
2 Personen
Sprecherdaten sammeln
Akkreditierung beantragen
Anmeldeformular einrichten
Einladungen verschicken
2 Personen
Website-Programm veröffentlichen
Catering reservieren
Technischen Support reservieren
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Vorträge bestätigen
Präsentationen sammeln
Namensschilder gestalten
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
Programme ausdrucken
Namensschilder drucken
Zertifikate vorbereiten
Wegweiser und Raumschilder erstellen
Präsentationen technisch prüfen
2 Personen
Cateringmengen bestätigen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Einkäufe abholen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Event
Location öffnen
2 Personen
Räume kontrollieren
2 Personen
Registrierungstisch aufstellen
2 Personen
Stühle und Tische aufstellen
4 Personen
Sprecherraum einrichten
2 Personen
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Projektor und Leinwand testen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
3 Personen
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
Registrierungsteam einweisen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
4 Personen
Namensschilder verteilen
3 Personen
Willkommenskaffee servieren
3 Personen
Eröffnungspresentation moderieren
2 Personen
Präsentationen technisch unterstützen
2 Personen
Fragen aus dem Publikum sammeln
Kaffeepause vorbereiten
3 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Geschirr und Abfall wegräumen
2 Personen
Teilnehmer zum Abendessen begleiten
2 Personen
Abendbuffet servieren
5 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Abendprogramm betreuen
2 Personen
Zertifikate verteilen
2 Personen
Abschluss ankündigen
Teilnehmer verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Geräte ausschalten
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Säle aufräumen
4 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Location reinigen
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Unbenutztes Catering zurückgeben
2 Personen
Anwesenheitsliste archivieren
Zertifikate digital versenden
Dankesnachricht versenden
Präsentationen teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 180
- KongresstischeAnz. 24
- RegistrierungstischeAnz. 3
- RednerstühleAnz. 8
- UmkleidetischeAnz. 4
- BuffetischeAnz. 8
- KleiderständerAnz. 4
Ausstattung
- LaptopsAnz. 3
- ProjektorenAnz. 2
- ProjektionsleinwändeAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 2
- PräsentationsklickerAnz. 3
- HDMI-KabelAnz. 4
- HDMI-AdapterAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Laptop-LadegeräteAnz. 4
- PowerbanksAnz. 4
Registrierung
- BadgehalterAnz. 180
- LanyardsAnz. 180
- KlemmbretterAnz. 6
- KugelschreiberAnz. 60
- NamensaufkleberAnz. 30
- DruckpapierAnz. 2
- FarbstifteAnz. 12
- TackerAnz. 2
- BrieföffnerAnz. 2
- PräsentationsmappenAnz. 12
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 180
- WassergläserAnz. 180
- WeingläserAnz. 180
- Dinner-TellerAnz. 180
- DesserttellerAnz. 180
- BestecksetsAnz. 180
- ServierlöffelAnz. 20
- KaffeekannenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 10
- ServierschalenAnz. 20
- ServierzangenAnz. 12
- WasserkaraffenAnz. 20
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- EisbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- LebensmittelzangenAnz. 8
- LebensmittelboxenAnz. 20
- AluminiumfolieAnz. 4
- FrischhaltefolieAnz. 4
Dekoration
- KongressbannerAnz. 4
- WegweiserAnz. 12
- TischkartenständerAnz. 24
- TischläuferAnz. 12
Beleuchtung
- LED-TischlampenAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- HandschuheAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum, Programm und Räume mindestens 6 Monate vorher fest. Reserviere dabei nicht nur den Hauptsaal, sondern auch Registrierungs-, Pausen- und gegebenenfalls Umkleideräume.
- Lade Referenten spätestens 4 Monate vorher ein und setze eine Frist für Sprecherdaten und Vortragstitel. Eine Erinnerung 2 Wochen vor Ablauf verhindert fehlende Angaben im Programm.
- Öffne die Anmeldung mindestens 10 bis 12 Wochen vor dem Kongress. Frage dort direkt Ernährungswünsche und die für Zertifikate benötigten Teilnehmerdaten ab.
- Sammle Präsentationen 7 Tage vor Beginn und prüfe jede Datei technisch auf dem vorgesehenen Laptop. Kontrolliere dabei Projektor, Leinwand, Mikrofone, Präsentationsklicker, HDMI-Kabel und passende Adapter.
- Drucke Programme, Namensschilder, Wegweiser und Zertifikate spätestens 2 Werktage vorher. Bestätige die Cateringmengen zu diesem Zeitpunkt erneut und kühle die Getränke am Vortag.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen medizinischen Kongress organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 12 Monate vorher mit Datum, Programm, Räumen und Referenten. Akkreditierung und Anmeldung sollten spätestens 3 Monate vor dem Kongress angestoßen beziehungsweise geöffnet werden.
- Wann sollten die Einladungen für einen medizinischen Kongress verschickt werden?
- Verschicke die Einladungen etwa 10 bis 12 Wochen vor dem Termin. So bleiben mindestens 6 Wochen für Anmeldungen, Rückfragen und die Erfassung von Ernährungswünschen.
- Bis wann müssen Referenten ihre Präsentationen abgeben?
- Setze die Abgabefrist auf 7 Tage vor dem Kongress. Prüfe die Dateien anschließend gesammelt und halte am Veranstaltungstag einen Ersatz-Laptop sowie passende HDMI-Adapter bereit.
- Wann druckt man Namensschilder und Zertifikate für einen Kongress?
- Prüfe die Teilnehmerliste 3 bis 5 Tage vorher und drucke Namensschilder sowie Zertifikate spätestens 2 Werktage vor Beginn. Für Nachmeldungen solltest du zusätzlich leere Namensaufkleber und Schreibmaterial bereitlegen.
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