Checklist pour organiser un congrès médical
Un congrès médical demande une coordination précise entre le programme scientifique, les intervenants, l’accréditation et l’accueil des participants. Commence par fixer la date et réserver les salles, puis construis le formulaire d’inscription autour des informations réellement nécessaires. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les présentations, les quantités du traiteur et les besoins techniques. Cette checklist de 66 tâches et 60 fournitures t’aide à suivre l’organisation dans le bon ordre, jusqu’au refroidissement des boissons et à l’installation sur place.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
Inviter les intervenants
2 personnes
Rassembler les informations des intervenants
Demander l’accréditation
Paramétrer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le programme sur le site web
Réserver le catering
Réserver l’assistance technique
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les interventions
Rassembler les présentations
Créer les badges nominatifs
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Imprimer les programmes
Imprimer les badges nominatifs
Préparer les certificats
Créer les panneaux de route et de salle
Vérifier techniquement les présentations
2 personnes
Confirmer les quantités de traiteur
Rassembler le matériel
2 personnes
Récupérer les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les salles
2 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Installer les chaises et les tables
4 personnes
Aménager l’espace des intervenants
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester le projecteur et l'écran
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
4 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les badges nominatifs
3 personnes
Servir le café de bienvenue
3 personnes
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
Préparer la pause café
3 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Ramasser la vaisselle et les déchets
2 personnes
Accompagner les participants au dîner
2 personnes
Servir le buffet du dîner
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Remettre les certificats
2 personnes
Annoncer la clôture
Reconduire les participants
2 personnes
Suivi
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les salles
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Retourner la restauration non utilisée
2 personnes
Archiver l'enregistrement des présences
Envoyer les certificats par voie numérique
Envoyer un message de remerciement
Partager les présentations
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 180
- Tables de congrèsqté 24
- Tables d’inscriptionqté 3
- Chaises des intervenantsqté 8
- Tables de logeqté 4
- Tables de buffetqté 8
- Porte-manteauxqté 4
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 3
- Projecteursqté 2
- Écrans de projectionqté 2
- Microphones sans filqté 4
- Pieds de microqté 2
- Cliques de présentationqté 3
- Câbles HDMIqté 4
- Adaptateurs HDMIqté 4
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Chargeurs d’ordinateur portableqté 4
- Batteries externesqté 4
Inscription
- Porte-badgesqté 180
- Lanyardsqté 180
- Presse-papiersqté 6
- Stylos à billeqté 60
- Étiquettes nominativesqté 30
- Papier d’impressionqté 2
- Marqueurs de couleurqté 12
- Agrafeusesqté 2
- Ouvre-lettresqté 2
- Chemises de présentationqté 12
Vaisselle
- Tasses à caféqté 180
- Verres à eauqté 180
- Verres à vinqté 180
- Assiettes de dînerqté 180
- Assiettes à dessertqté 180
- Couvertsqté 180
- Cuillères de serviceqté 20
- Pichets à caféqté 8
- Thermosqté 10
- Plateaux de serviceqté 20
- Pinces de serviceqté 12
- Carafes d'eauqté 20
Cuisine
- Glacièresqté 6
- Conteneurs à glaceqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Pinces alimentairesqté 8
- Bacs alimentairesqté 20
- Papier aluminiumqté 4
- Film alimentaireqté 4
Décoration
- Bannières de congrèsqté 4
- Panneaux directionnelsqté 12
- Porte-cartes de tableqté 24
- Chemins de tableqté 12
Éclairage
- Lampes de table LEDqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Balayette et pelleqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Gantsqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque la date, le programme et les salles avant d’envoyer les invitations : prévois au moins 3 à 6 mois pour un congrès médical afin de laisser du temps aux intervenants et à la demande d’accréditation.
- Demande dès l’inscription les besoins alimentaires et les informations nécessaires aux badges. Arrête les quantités du traiteur 5 à 7 jours avant l’événement, puis confirme-les avec le prestataire.
- Récupère les présentations plusieurs jours à l’avance et vérifie chaque fichier sur l’ordinateur, le projecteur, l’écran, les microphones et les câbles prévus. Garde des adaptateurs HDMI, des rallonges et des multiprises de rechange sur place.
- Prépare les badges, les programmes, les certificats et les panneaux de direction avant le jour J. Imprime une liste actualisée des participants et réserve au moins une table d’inscription avec porte-badges, lanyards, stylos et presse-papiers.
- Ne reporte pas la logistique de la veille : rassemble le matériel, récupère les courses et refroidis les boissons avant l’arrivée des participants. Vérifie aussi les chargeurs, batteries externes et cliqueurs de présentation, souvent oubliés malgré leur usage permanent.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance organiser un congrès médical ?
- Commence idéalement 3 à 6 mois avant la date. Ce délai permet de réserver le lieu, inviter les intervenants, demander l’accréditation et ouvrir les inscriptions sans précipitation.
- Quand envoyer les invitations à un congrès médical ?
- Envoie-les dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont confirmés, généralement 8 à 12 semaines avant le congrès. Prévois une relance 2 à 3 semaines avant la clôture des inscriptions.
- Quand récupérer les présentations des intervenants ?
- Demande les fichiers au plus tard 5 à 7 jours avant le congrès. Vérifie ensuite chaque présentation techniquement et conserve une copie de secours sur un ordinateur ou un support séparé.
- Quand confirmer le nombre de repas pour un congrès médical ?
- Relève les inscriptions et les besoins alimentaires jusqu’à 7 jours avant l’événement, puis confirme les quantités avec le traiteur. Garde une marge de 5 à 10 % si les inscriptions restent susceptibles de changer.
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