Checklist voor een goed georganiseerd mediacongres
Een mediacongres vraagt om meer dan een zaal en een programma. Je moet sprekers, sessies, aanmeldingen, techniek, catering en toegankelijke routes op elkaar afstemmen. Begin met de datum, zaal en inhoud en werk daarna toe naar publicatie en registratie. In de laatste week draait alles om bevestigen: presentaties ontvangen, badgegegevens controleren, deelnemers exporteren en kabels testen. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk en voorkom je vertraging bij de registratie of start van een sessie.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Zaal reserveren
Congresdatum vastleggen
2 personen
Programma vastleggen
2 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Sprekers bevestigen
Sessies en tijden publiceren
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldbevestigingen versturen
Catering bestellen
Techniek reserveren
Toegankelijkheid controleren
2 personen
Sprekersinformatie verzamelen
Presentaties ontvangen
Badgegegevens controleren
2 personen
Naambadges printen
2 personen
Programma's printen
2 personen
Routebeschrijving maken
Sprekersbriefing versturen
Deelnemerslijst exporteren
Cateringhoeveelheden bevestigen
Techniek en kabels controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Event
Registratietafel voorbereiden
2 personen
Zaalindeling uitzetten
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen neerzetten
3 personen
Podiumzone markeren
2 personen
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Microfoons plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Badges alfabetisch sorteren
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Sprekers technisch briefen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Deelnemers naar zaal begeleiden
2 personen
Opening begeleiden
2 personen
Sprekers aankondigen
Presentaties afspelen
Microfoons beheren
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Netwerkmoment begeleiden
2 personen
Afsluiting begeleiden
2 personen
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Techniek uitschakelen
2 personen
Restanten veilig opbergen
2 personen
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Registratiematerialen opbergen
Presentaties archiveren
Geleende materialen controleren
2 personen
Techniek retourneren
2 personen
Restanten wegbrengen
2 personen
Bedankberichten versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Congrestafelsaantal 12
- Stoelenaantal 130
- Registratietafelaantal 2
- Buffettafelsaantal 6
- Statafelsaantal 10
- Sprekersstoelenaantal 6
- Garderoberekkenaantal 3
- Afvalbakkenaantal 8
Apparatuur
- Projectoraantal 2
- Projectieschermaantal 2
- Laptopsaantal 3
- HDMI-kabelsaantal 4
- HDMI-adaptersaantal 4
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstandaardsaantal 3
- Luidsprekersaantal 4
- Mengpaneel
- Presentatieklikkersaantal 3
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelgotenaantal 12
- Powerbanksaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 130
- Waterglazenaantal 150
- Wijnglazenaantal 130
- Dinerbordenaantal 130
- Dessertbordenaantal 130
- Vorkenaantal 150
- Messenaantal 150
- Lepelsaantal 150
- Serveerschalenaantal 16
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 12
- Snijplankenaantal 4
Decoratie
- Congresbannersaantal 4
- Tafelkleedsetsaantal 12
- Richtingsbordenaantal 12
- Menukaartenstandaardsaantal 12
Verlichting
- Ledspotsaantal 6
- Sfeerverlichtingaantal 4
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Handschoenenaantal 12
- Handdoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de congresdatum, zaal en het programma eerst vast. Benader daarna de sprekers en stuur bevestigingen; zo publiceer je pas sessies en tijden wanneer de inhoud voldoende zeker is.
- Open het aanmeldformulier zodra de eerste sprekers en tijden bekend zijn. Vraag daar direct dieetwensen en badgegegevens uit, zodat je niet in de laatste week tientallen losse e-mails hoeft na te lopen.
- Plan uiterlijk één week voor het congres een technische controle. Test projector, scherm, laptops, HDMI-kabels, adapters, microfoons, mengpaneel, luidsprekers en presentatieklikkers met de opstelling van de zaal.
- Maak de registratie klaar op basis van de definitieve deelnemerslijst. Print naambadges en programma's pas nadat je de badgegegevens hebt gecontroleerd; neem daarnaast een routebeschrijving en toegankelijke ingang op in de deelnemersinformatie.
- Bevestig de cateringhoeveelheden kort voor het congres aan de hand van het actuele aantal aanmeldingen en de verzamelde dieetwensen. Controleer op de locatie ook buffettafels, servies, afvalbakken, verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten voordat deelnemers arriveren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een mediacongres organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met de congresdatum, zaal en het programma. Reserveer techniek en benader sprekers zodra de inhoudelijke opzet staat, zodat je minimaal 6 weken hebt voor uitnodigingen en aanmeldingen.
- Wanneer stuur ik de uitnodigingen voor een mediacongres?
- Stuur de uitnodigingen zodra datum, locatie, hoofdonderwerpen en de eerste sprekers vaststaan, meestal 8 tot 10 weken voor het congres. Verstuur de aanmeldbevestiging direct na registratie en sluit de deelnemerslijst ongeveer 1 week vooraf voor de definitieve catering en badges.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de techniek op een mediacongres?
- Plan minimaal 90 minuten vóór de ontvangst voor het testen van projector, scherm, laptops, kabels, microfoons, luidsprekers en klikker. Doe daarnaast 30 tot 45 minuten voor aanvang een korte controle met de eerste spreker en diens presentatie.
- Wanneer moet ik presentaties en dieetwensen verzamelen?
- Vraag presentaties en sprekersinformatie uiterlijk 1 week voor het congres op, zodat je bestanden en sessietijden kunt controleren. Verzamel dieetwensen via het aanmeldformulier en bevestig de aantallen 3 tot 5 dagen vooraf met de cateraar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!