Checklist para organizar un congreso de medios sin olvidos

Organizar un congreso de medios exige coordinar sala, programa, ponentes, asistentes y equipos técnicos en un orden concreto. Empieza fijando la fecha y reservando el espacio; después cierra el programa y confirma a quienes participan. Las inscripciones, las preferencias dietéticas y las acreditaciones necesitan plazos propios. En los días previos, revisa presentaciones, cables, cantidades de catering y señalización para que el registro y las sesiones empiecen a tiempo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar la sala
Fijar la fecha del congreso
2 personas
Fijar el programa
2 personas
Contactar con los ponentes
2 personas
Confirmar ponentes
Publicar sesiones y horarios
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar confirmaciones de inscripción
Pedir el catering
Reservar técnica
Comprobar la accesibilidad
2 personas
Recopilar información de los ponentes
Recibir presentaciones
Comprobar los datos de la acreditación
2 personas
Imprimir credenciales
2 personas
Imprimir los programas
2 personas
Hacer indicaciones de ruta
Enviar briefing a los ponentes
Exportar la lista de participantes
Confirmar las cantidades de catering
Comprobar la técnica y los cables
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas

Evento

Preparar la mesa de registro
2 personas
Marcar la distribución de la sala
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar sillas
3 personas
Marcar la zona del escenario
2 personas
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
Colocar los micrófonos
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Preparar el material de registro
2 personas
Ordenar las acreditaciones alfabéticamente
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar el buffet
3 personas
Recibir a los ponentes
2 personas
Informar técnicamente a los ponentes
2 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Repartir el programa
2 personas
Acompañar a los participantes a la sala
2 personas
Acompañar la inauguración
2 personas
Anunciar a los ponentes
Reproducir presentaciones
Gestionar micrófonos
Recoger preguntas del público
2 personas
Preparar la pausa para el café
3 personas
Servir café y té
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Abrir el bufé de la cena
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Coordinar el momento de networking
2 personas
Guiar el cierre
2 personas
Despedir a los últimos invitados
2 personas

Seguimiento

Apagar la técnica
2 personas
Guardar los restos de forma segura
2 personas
Recoger las mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Guardar los materiales de registro
Archivar presentaciones
Comprobar el material prestado
2 personas
Devolver el equipo técnico
2 personas
Llevar los restos
2 personas
Enviar mensajes de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas para congresocant. 12
Sillascant. 130
Mesa de registrocant. 2
Mesas de buffetcant. 6
Mesas altascant. 10
Sillas para ponentescant. 6
Percheroscant. 3
Papeleracant. 8

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Portátilescant. 3
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores HDMIcant. 4
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 3
Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Pulsadores de presentacióncant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Baterías externascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 130
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 130
Platos de cenacant. 130
Platos de postrecant. 130
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 150
Bandejas de servircant. 16

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Cucharonescant. 12
Tablas de cortarcant. 4

Decoración

Banners del congresocant. 4
Juegos de mantelescant. 12
Señales direccionalescant. 12
Soportes para cartas del menúcant. 12

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 4

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Guantescant. 12
Toallascant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la sala y la fecha antes de anunciar el congreso. Reserva también mesas, sillas, mesa de registro, percheros y papeleras según la distribución prevista.
Pide a cada ponente su información y presentación con varios días de margen. Envía después un briefing con horarios, formato de las sesiones y necesidades técnicas.
No dejes las inscripciones para el último momento: exporta la lista de participantes, comprueba los datos de las acreditaciones e imprime credenciales y programas antes del montaje.
Confirma el catering cuando conozcas el número final de asistentes y las preferencias dietéticas. Calcula por separado el material de buffet y la vajilla necesaria para café, agua y comidas.
Haz una prueba técnica completa en la sala antes de abrir el registro: proyector, pantalla, portátiles, micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, cables HDMI, adaptadores, regletas y canaletas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso de medios?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar la sala, fijar el programa y contactar con los ponentes. Deja los últimos 7 días para confirmar asistentes, catering, acreditaciones y técnica.
¿Cuándo hay que confirmar a los ponentes de un congreso?: Contacta con ellos al cerrar la fecha y confirma su participación en un plazo de 2 semanas. Solicita sus datos y presentaciones al menos 7 días antes del congreso.
¿Cuándo se debe cerrar el número de asistentes y el catering?: Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes, según las condiciones del proveedor. Usa esa cifra para confirmar raciones y comunicar las preferencias dietéticas.
¿Qué se revisa el día antes de un congreso de medios?: Comprueba durante una prueba de al menos 60 minutos el proyector, la pantalla, los portátiles, los micrófonos, los altavoces y todas las conexiones. Revisa también la lista de participantes, las acreditaciones, los programas y las indicaciones de ruta.

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