Checklist pour organiser un congrès des médias

Un congrès des médias demande une coordination précise entre le programme, les intervenants, les participants et la technique. Commencez par réserver la salle et fixer la date, puis verrouillez les sessions avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les quantités, récupérer les présentations et contrôler les badges, les câbles et l’accessibilité. Cette checklist rassemble les 72 tâches et 49 éléments à prévoir pour suivre l’organisation dans le bon ordre.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Fixer la date du congrès
2 personnes
Définir le programme
2 personnes
Contacter les intervenants
2 personnes
Confirmer les intervenants
Publier les sessions et les horaires
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les confirmations d'inscription
Commander le catering
Réserver la technique
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
Rassembler les informations sur les intervenants
Recevoir les présentations
Vérifier les informations du badge
2 personnes
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
2 personnes
Rédiger l’itinéraire
Envoyer le briefing des intervenants
Exporter la liste des participants
Confirmer les quantités de traiteur
Vérifier la technique et les câbles
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes

Événement

Préparer la table d'inscription
2 personnes
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Marquer la zone du podium
2 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Installer les microphones
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Trier les badges par ordre alphabétique
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes
Briefer techniquement les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Accompagner les participants jusqu’à la salle
2 personnes
Accompagner l'ouverture
2 personnes
Annoncer les intervenants
Diffuser les présentations
Gérer les micros
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Préparer la pause café
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Animer le moment de networking
2 personnes
Encadrer la clôture
2 personnes
Accompagner les derniers invités
2 personnes

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Débarrasser les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Ranger le matériel d’inscription
Archiver les présentations
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner le matériel technique
2 personnes
Acheminer les restes
2 personnes
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de congrèsqté 12
Chaisesqté 130
Table d'inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Tables hautesqté 10
Chaises des intervenantsqté 6
Portantsqté 3
Poubellesqté 8

Équipement

Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 3
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Cliques de présentationqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 130
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 130
Assiettes de dînerqté 130
Assiettes à dessertqté 130
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 150
Plateaux de serviceqté 16

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Louchesqté 12
Planches à découperqté 4

Décoration

Banderoles de congrèsqté 4
Sets de nappesqté 12
Panneaux directionnelsqté 12
Porte-menusqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Gantsqté 12
Serviettesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour publier les sessions, recueillir les inscriptions et confirmer les intervenants.
Demandez les présentations au plus tard 7 jours avant le congrès. Testez chaque fichier sur l’ordinateur qui sera utilisé sur place, avec les câbles HDMI et les adaptateurs nécessaires.
Fermez les inscriptions et exportez la liste des participants 3 à 5 jours avant l’événement. Utilisez cette version pour vérifier les badges nominatifs et confirmer le nombre de repas.
Contrôlez la technique la veille : projecteur, écran, microphones sans fil, haut-parleurs, table de mixage, rallonges et multiprises doivent être branchés et testés ensemble.
Prévoyez un point d’accueil installé 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public. Placez les badges, les programmes et l’itinéraire au même endroit pour éviter les recherches au moment de l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès des médias ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, confirmer les intervenants, publier le programme, gérer les inscriptions et sécuriser la technique.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un congrès ?: Envoyez les invitations 4 à 6 semaines avant la date du congrès, dès que les principales sessions et les horaires sont publiés. Relancez les personnes inscrites 7 jours avant l’événement.
Quand confirmer le catering d’un congrès ?: Confirmez les quantités avec le traiteur 3 à 5 jours avant le congrès, après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires. Gardez une petite marge pour les ajouts de dernière minute.
Que faut-il vérifier la veille d’un congrès des médias ?: Testez pendant au moins 60 minutes le projecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs, les ordinateurs et tous les câbles. Vérifiez aussi les badges, les programmes, l’itinéraire et l’accessibilité de la salle.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.