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Mediakongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Mediakongress braucht früh klare Entscheidungen: Termin, Saal, Programm und Referenten bilden die Grundlage. Danach folgen Anmeldung, Catering, Technik und die Unterlagen für Teilnehmende und Vortragende. Plane feste Fristen ein, damit Präsentationen, Badge-Daten und Ernährungswünsche nicht in der letzten Woche fehlen. Am Veranstaltungstag helfen getrennte Zuständigkeiten für Registrierung, Technik, Catering und die Betreuung der Referenten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Saal reservieren

  • Kongressdatum festlegen

    2 Personen

  • Programm festlegen

    2 Personen

  • Referenten ansprechen

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

  • Sitzungen und Zeiten veröffentlichen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldebestätigungen versenden

  • Catering bestellen

  • Technik reservieren

  • Barrierefreiheit prüfen

    2 Personen

  • Sprecherinformationen sammeln

  • Präsentationen entgegennehmen

  • Badge-Daten prüfen

    2 Personen

  • Namensschilder drucken

    2 Personen

  • Programme drucken

    2 Personen

  • Wegbeschreibung erstellen

  • Sprecherbriefing versenden

  • Teilnehmerliste exportieren

  • Cateringmengen bestätigen

  • Technik und Kabel prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

Event

  • Registrierungstisch vorbereiten

    2 Personen

  • Raumaufteilung aufbauen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Bühnenbereich markieren

    2 Personen

  • Projektor und Leinwand aufstellen

    2 Personen

  • Mikrofone aufstellen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

    2 Personen

  • Anmeldematerial bereitlegen

    2 Personen

  • Badges alphabetisch sortieren

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Referenten technisch briefen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    4 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Teilnehmende zum Saal begleiten

    2 Personen

  • Eröffnungsbegleitung

    2 Personen

  • Redner ankündigen

  • Präsentationen abspielen

  • Mikrofone verwalten

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

    2 Personen

  • Kaffeepause vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Abendbuffet eröffnen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Networking begleiten

    2 Personen

  • Abschluss begleiten

    2 Personen

  • Die letzten Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Reste sicher verstauen

    2 Personen

  • Tische und Stühle abräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Registrierungsmaterialien verstauen

  • Präsentationen archivieren

  • Geliehene Materialien prüfen

    2 Personen

  • Technik zurückbringen

    2 Personen

  • Reste wegbringen

    2 Personen

  • Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KongresstischeAnz. 12
  • StühleAnz. 130
  • RegistrierungstischAnz. 2
  • BuffetischeAnz. 6
  • StehtischeAnz. 10
  • RednerstühleAnz. 6
  • GarderobenständerAnz. 3
  • AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

  • ProjektorAnz. 2
  • ProjektionsleinwandAnz. 2
  • LaptopsAnz. 3
  • HDMI-KabelAnz. 4
  • HDMI-AdapterAnz. 4
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 4
  • Mischpult
  • PräsentationsklickerAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelkanäleAnz. 12
  • PowerbanksAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 130
  • WassergläserAnz. 150
  • WeingläserAnz. 130
  • Dinner-TellerAnz. 130
  • DesserttellerAnz. 130
  • GabelnAnz. 150
  • MesserAnz. 150
  • LöffelAnz. 150
  • ServierschalenAnz. 16

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 12
  • SchneidebretterAnz. 4

Dekoration

  • KongressbannerAnz. 4
  • TischdeckensetsAnz. 12
  • WegweiserAnz. 12
  • MenükartenständerAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Reinigung

  • PutzeimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • HandschuheAnz. 12
  • HandtücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Termin, Saal und Programm zuerst fest. Bitte Referenten möglichst mehrere Monate vorher an und bestätige ihre Zusage schriftlich, bevor du Sitzungen und Zeiten veröffentlichst.
  • Schließe die Anmeldung nicht erst am Vortag. Exportiere die Teilnehmerliste einige Tage vorher, prüfe Badge-Daten und bestätige Cateringmengen spätestens 48 Stunden vor dem Kongress.
  • Fordere Präsentationen und Sprecherinformationen spätestens 3 bis 5 Tage vorher an. So kannst du Dateien auf den Laptops testen und fehlende HDMI-Adapter oder Kabel noch besorgen.
  • Plane Technik nicht nur nach dem Hauptvortrag: Prüfe Projektor, Leinwand, Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Präsentationsklicker und Verlängerungskabel gemeinsam vor dem Einlass.
  • Richte die Registrierung mindestens 60 Minuten vor Beginn ein. Lege Namensschilder, gedruckte Programme und die Wegbeschreibung bereit und prüfe Barrierefreiheit sowie die Wege zum Saal.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Mediakongress planen?
Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Termin, Saal und Programm. Referenten, Technik und Catering sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Kongress feststehen.
Wann muss die Anmeldung für einen Mediakongress geschlossen werden?
Schließe die Anmeldung je nach Teilnehmerzahl 3 bis 7 Tage vor dem Termin. So bleiben mindestens 48 Stunden, um Teilnehmerliste, Namensschilder und Cateringmengen zu prüfen.
Wie viele Getränke braucht man für einen Mediakongress?
Rechne für die erste Kongressstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane für jede weitere Stunde etwa 1 Getränk pro Person ein. Wasser sollte während des gesamten Programms verfügbar sein.
Wann sollte die Technik für den Mediakongress getestet werden?
Teste die komplette Technik mindestens 2 Stunden vor Beginn und führe zusätzlich am Vortag einen Dateitest durch. Prüfe dabei auch HDMI-Adapter, Kabel, Mikrofone und die Präsentationen der Referenten.

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